新时期高校设备档案管理存在的问题及对策

刘洪颜，王文君，付庆玖，王 耿，刘淑云

(山东大学 资产与实验室管理部，山东 济南 250100)

设备档案管理是高校提升实验室教学水平的重要方式，是高校对设备管理的重要环节之一，有助于高校对设备进行维护和管理，延长设备的使用寿命。设备档案主要包括设备的前期采购、使用管理、维修及报废过程中所形成的各种图纸、文字说明和记录等,记录着高校在教学科研和机关行政等活动的轨迹。随着“双一流”建设的深入推进，高校仪器设备无论从数量还是价值上均呈现出了明显的增长趋势，高精尖设备的不断涌现，随之产生的是立项论证、配置采购、使用管理、效益评价、维修报废等档案资料数量的不断增加和档案载体形式的多元化。在信息化快速发展的大背景下，如何提高高校设备档案管理的工作效率和效能，已成为现阶段高校设备管理部门亟需解决的重要课题。

1 高校设备档案管理的国内外发展趋势

1.1 国外高校设备档案管理分析

随着信息化和数字化的不断发展和深入，国外高校的设备档案管理工作模式逐渐转变为数字化、信息化的管理方式，倡导设备档案管理的信息化转变，并在管理工作中运用计算机及其他软件进行设备的采购、维护、使用与报废等多方面的工作，提高了高校设备档案管理工作的效率，降低了高校设备档案管理人员的工作压力，使得设备档案管理人员可以及时对设备的信息进行收集和整理，并运用信息化的平台进行设备使用情况的记录与报备，为高校教师和学生进行实验设备的使用提供了前期数据，使教师和学生可以根据设备的情况进行实验内容的安排，避免了因实验设备操作不当而出现的设备损害问题，保证了设备的正确使用率，延长了设备的使用寿命[2]。

1.2 国内高校设备档案管理分析

高校设备档案管理工作是高校对实验设备进行记录、管理、维护的重要工作。但是我国高校对设备档案管理的重视程度不一，部分高校认识到设备档案管理的重要性，会借助信息时代发展的特点，进行设备档案管理信息化程度的建立与完善，加大对设备档案管理的资金投入，使设备档案管理设备逐渐完善，有效提高了高校设备档案管理的效率，使高校设备可以更好地为广大师生服务。而部分高校并没有认识到设备档案管理的重要性，仍采用传统的方式进行设备档案管理，并没有结合信息化的发展加大对高校设备档案管理的资金投入，导致设备档案管理的效率不高，不仅增加了设备档案管理人员的工作量，还造成设备档案信息的延迟，使高校的教师和学生不能准确地根据设备档案信息，进行实验操作，容易导致教师和学生在使用实验设备时出现设备损害的现象，不利于高校设备的维护与使用[3]。因此，我国高校应加大对设备档案管理的重视度，结合信息时代发展的特点，创新设备档案管理模式，推进实现设备档案的信息化管理，以提高设备档案管理的效率和效果。

2 高校设备档案管理中存在的问题

2.1 管理部门工作不到位

高校设备档案管理部门是负责对设备进行记录和管理的主要部门。由于很多高校设备档案管理部门会出现部门分工的现象，设备采购、设备管理和设备使用是由不同的设备档案部门进行管理的，导致高校的设备管理存在很多问题。造成这种现象的出现主要是由于高校设备管理部门工作不到位，设备档案管理部门没有认识到设备档案管理的重要性，导致设备采购、管理、使用、报废档案信息分离，加之部分设备档案管理人员没有专业的档案管理知识和工作经验，对高校设备的管理工作做不到规范化管理，造成高校档案信息收集不全面，不利于高校设备档案管理工作的开展[4]。

2.2 管理制度体系不健全

高校设备档案管理制度的健全，不仅可以对档案管理人员的行为进行约束，提高档案管理人员的工作效率，还可以提高设备维护和使用的效率，使高校设备的使用寿命得到提升。由于部分高校的设备档案管理制度并不健全，没有制定完善的管理制度，导致高校设备档案管理人员不能按照制度对自己的行为进行约束，影响了高校设备档案管理工作效率。

2.3 信息化管理水平不高

教育信息化2.0时代，信息化建设快速发展，但部分高校的设备档案管理工作还采用传统的管理方式，使设备档案信息收集不及时、录入不及时、更新不及时，不仅影响高校设备的日常使用，还不利于高校大型仪器设备的升级改造和功能开发[5]。此外，由于高校设备档案信息化建设程度不高，设备使用者无法第一时间了解设备的具体状况，直接影响了高校实验室设备的操作效果和实验效果。

3 高校设备档案管理水平提升的策略

3.1 完善管理制度体系

高校设备档案管理制度应该跟随信息化的建设进行相应的调整与完善，使设备档案的工作效率得到进一步提升，为设备的高效利用和使用效益提供强力的支撑保障。这就需要高校设备管理部门根据信息化发展的需求及设备管理要求，对设备档案管理制度进行完善，对设备档案管理的工作职责进行细化，加强设备采购、设备管理、设备维护及设备报废等方面档案信息的收集、整理和归档，使高校设备档案管理更加系统化、科学化、规范化，提高设备档案管理工作的效率[6]。

3.2 提升管理人员素质

高校设备档案管理人员的素质直接影响设备档案管理的效果。因此，高校应该提高设备档案管理人员的专业知识和素养，打造高素质的档案管理人员队伍。高校可以为设备档案管理人员提供学习的机会，定期为设备档案管理人员开展培训课程，对设备档案管理人员进行专业知识和信息化操作的培训，以促进设备档案管理人员专业素质和信息化操作水平的提升。此外，高校也要对设备档案管理人员的考核制度进行完善，把设备档案信息化管理纳入到员工考核中，提升设备档案管理人员运用信息技术的意识，提高设备档案管理工作的信息化程度，从而使得设备档案信息记录、更新的效率得到提升，满足高校实验教学和科学研究的需求[7-8]。

3.3 搭建设备档案信息平台

传统高校的设备档案管理工作需要大量的工作人员对设备档案信息进行收集、整理和更新，不仅增加了传统工作人员的工作量，还降低了工作人员的工作效率。高校可以借势大数据、云计算、物联网等信息技术，通过微信、微博等交流平台搭建设备档案信息管理平台，在平台上进行设备档案信息的针对性共享，创新设备档案信息的公享与交流方式，让使用人员可以在第一时间了解实验室设备的情况，并根据设备的实际情况安排教学、科研实验，以提高设备的信息化管理水平，促进设备共享共用和使用效益的提升[9-10]。

4 结语

档案管理是一项系统工程，必须长期坚持。高水平的档案管理不仅对学校实验教学和科学研究有积极的推动作用，还能为学校学科建设与发展提供有效的数据支撑。新时期，高校应紧跟信息化发展大势，在总结工作经验的基础上不断探索设备档案管理的新思路、新路径，创新设备档案管理工作制度和工作方式，以进一步提高设备档案管理的现代化管理水平，为学校“双一流”建设保驾护航。