建立新型冠状病毒肺炎疫情医疗防控物资应急供应模式的探讨

张湖 殷亮 何飞

(昆明医科大学第一附属医院，昆明 650032)

2019年12月新型冠状病毒肺炎疫情爆发以来，短时间内迅速扩散，日常和医疗防护物资用量剧增，导致应急物资供应紧缺、供应迟缓。如何针对疫情建立医疗防控物资的应急供应成为各医院面临的新挑战。我院在2003 年应对SARS 疫情时建立了一套医疗物资管理模式，但因为当时疫情与本次疫情发展存在不同，如本次爆发速度快，储备物资迅速消耗，新的物资无法生产采购，恰逢春节企业停工无法补充，故本次采用原方案表现出一些不足之处，如感控人员在原定数额基础上推测增量进行物资供应，缺少关键保障调配机制，暴露出处置疫情应急准备不足[1]。随着疫情的迅猛发展，应急物资供应陷入短缺、供应无序且不均衡的困境。为了保证医院应急物资能够有序清晰地供应，并保障应急防控工作的及时性、有效性[2]，我院在改进中制定了一套新型冠状病毒肺炎疫情医疗防控物资应急供应模式，经疫情防控期间在医院内应用，获得了较好的效果。

1 我院原有应急物资供应模式存在的问题

原有应急物资供应模式为应急事件发生时，资产管理人员启动物资供应应急预案，协调多部门制定备货清单，联系供货商备货，到货后感控人员对物资按适用科室进行分类，根据分类的情况，完成发放物资到科室。在应对此次新型冠状病毒肺炎疫情中，原有的模式在实际工作中出现以下问题：①物资明细及数量通常依据过往疫情经验参考，短期内难以制定出应对新疫情的完整的物资清单，无法满足新型冠状病毒疫情防控的急迫性与合理性的物资需求。②以某一比例同比增加各科室应急物资供应，出现科室物资供应不均衡，重点科室保障不到位的现象。③未能建立因节假日供货不足、疫情波及广泛以及物资管控等特殊情况下的应对体系，导致原有模式难以满足应急物资的紧迫性需求及重点保障供应。

2 应急供应模式应具备的条件

通过信息化手段快速实现制定计划、采购、物流管理、付款4 个环节的全程管理。在物资调配上，应根据新型冠状病毒肺炎疫情的特点及临床科室分布、风险度来评估物资的分配原则。结合医护人力资源紧张，管理部门应建立主动将应急物资迅速配送到临床一线的体系。最后在物流管理中做到精准发放，数量能实现缩小至单包装个位数的误差。

3 医疗防控物资应急供应模式的内容

紧急建立“医院抗新冠病毒疫情应急物资储备管理工作小组”，资产管理部门分为应急小组与日常工作小组。应急小组在院领导带领下，负责新型冠状病毒肺炎疫情应急物资供应保障工作的具体实施。按物资供应模式的先后顺序制定了一系列流程。

3.1 制定需求计划

根据感控人员审定的物资需求清单，分发至各个临床科室，要求各科室填报7 天的需求数量，科室根据其承担的医疗任务及面临的风险，考虑突发情况上报所需，数据汇总后上报主管部门审批，审批不通过的退回所在科室，审批通过后汇总生成采购计划。需求计划流程见图1。

3.2 物资采购管理与储备

在寻找及接收捐赠物资时，通过红十字会、社会组织、爱国同胞、境外华人、医用物资供货商、各级各类企业、单位、个人，寻找社会捐赠渠道，捐赠物资的种类及标准无需限制，物资到达医院后再行细化分类。采购管理工作流程见图2。

3.3 物流管理

在验收时核对采购或捐赠清单、生产企业、规格型号、行业标准、数量、失效期等信息，查看是否符合要求并做好记录。在原有的医院东软望海HERP 系统增加应急物资管理模块，分类维护防护物资信息，物资入库后及时联系感控人员。根据防护物资的不同国家或地区的行业标准进行分类，对标准标识不清楚的防护物资，送云南省医疗器械检验研究院进行检验检测，再根据分类结果制定适用科室清单。通过制定风险分级对应科室分级防护物资包，根据每日床位数、医护人数分级制定科室日需求数量，制定物资精准发放原则，迅速发放物资至科室。在应急物资管理模块，统计各科室领用量、实际使用量及剩余数量，及时调整物资发放原则。应急防护物资应由资产管理部派专人负责统一保管，严防物资损坏、过期，按照药监部门的相关管理规定整齐摆放。每天进行应急物资盘点并记录，查找盘点误差的原因，及时更正，做到数量单包装个位数的误差。物流管理工作流程见图3。

3.4 结算付款

根据采购渠道分为国内和国际两种方式，支付采用常规支付和特殊支付两种流程。常规支付是通过医院综合运营管理系统生成的记账单据，根据合同条款提交支付申请表，在完成审批流程后，由财务部根据支付申请表核对发票信息，完成结算支付并记账归档备案。特殊支付是根据采购结果符合应急支付申请目录范围而采用的支付方式，由财务部根据询价采购结果，核对应急支付申请表，通知供货商提供发票后提前支付货款，资产管理部根据付款申请单提交支付申请表，完成逐级审批事宜并记账归档备案。国际采购需要与第三方进出口公司签订委托代理协议，由进出口公司负责所有国际贸易采购流程，并由财务部负责支付国际贸易产生的相关货款到第三方进出口公司账户。付款工作流程见图4。

图1 需求计划流程

图2 采购管理工作流程

图3 物流管理工作流程

4 获得的成效及经验总结

4.1 获得的成效

4.1.1 明显缩短配发时间

在12h 内完成了新型冠状病毒肺炎疫情的独立应急物资库的建立，新库房占地面积101m2，划分为捐赠物资及采购物资两个区域，接通信息化投影模块及医院HERP 系统，制定了5 人固定工作小组，3 人替补小组的工作机制；严格实行配置洗手液、医用外科口罩、工作服、保持库房清洁卫生等防护措施。新模式运行后，应急物资从成立的2019 年2月3 日至2019 年2 月7 日到货物资批次61 次，单包装数量达82 105。缩短发货环节中物资分类、上架、科室领用的时间，经统计学分析，实现每批物资平均发货时间(6±1.66) h，经对比前5 批与后5批的发货时间，均缩短2h 以上。见图5。

4.1.2 按风险配发物资，高效、节约、重点突出

按照国务院、国家卫生健康委员会关于预防应对新型冠状病毒肺炎疫情防护物资选择的指导性文件中对防护物资分为高风险、较高风险、中等风险、较低风险及低风险5 个等级[3]，对全院65 个科室分类出14 个一级（高风险）科室，10 个二级（较高风险）科室，41 个三级（中等风险）科室。医院三级科室分类情况见表1。根据不同分级科室对应的应急物资包，截止至2020 年2 月7 日，已发放三级防护包211 个，保障了重点科室应急物资供应。

图4 付款工作流程

图5 不同批次货物发放时间统计

表1 医院三级科室分类

4.1.3 信息化管理提高配发效率

在医院东软望海HERP 系统，6h 内建立了新的应急物资管理模块，涵盖应急物资信息维护、应急物资出入库、库存盘点等模块，在信息系统生成每日应急物资质控表，如物流与采购对接表、应急物资科室领用及剩余表、全院剩余物资统计表。库房实行每日盘点，盘点数量误差始终保持在单包装数量0～10 之间，通过掌握剩余应急物资的可发放天数，在保留我院需要的7 天物资需求数量后，其余物资，如外科口罩、医用防护口罩等捐赠给疫情最需要的其他医院。

4.2 经验与不足

4.2.1 资源集中调配

紧急情况下，院内物资集中调配是物资匮乏时必备的方法。我院常年为科室配备了职业暴露防护应急箱，其内配置了包括医用N95 口罩、防护服、面罩等，在库房物资消耗将尽的时候征用了全院职业暴露防护应急箱的防护物资，在最困难的时候，集中600 余个N95 医用防护口罩，解决了隔离病房的燃眉之急。同时应急物资库建立时，也是通过征用的方法，解决了房间、网络设备、货架等库房设施设备的需求，12h 内建立了完整的应急物资库。

4.2.2 充分发挥区域优势

我院作为省级龙头医院，从省内、国内、海外找寻采购渠道，改变原有的先采购后付款的模式，在确定了物资可靠性的前提下，可先付款后供货，多种方式采购医疗防控物资。对社会爱心捐赠采取积极引导，医院层面给予一定的认可及鼓励的措施，如发放感谢信、爱心证书等，拓宽物资来源。

4.2.3 物资分级配置

应急物资管理中主要特点就是时效性及动态性[4]，建立基于床位数量的科室分级的物资配额计算模式。传统防护物资发放根据科室人数和使用时长推测数量，但因为疫情期间人员变动大，物资不足，工作场景暴露级别不同，故这种模式易造成高级别暴露科室供应量不足，而低级别暴露科室供应量过多，同时在疫情期间人员变动大的情况下，统计值班人员难以准确实时。我们建立的新模式是通过对每日住院患者数、不同科室风险暴露分级与防护物资分级配置包三者建立计算关系，通过每日三者关系的实际数据计算出配置数量，如一级风险科室每床每日配置2 套一级防护物资包，二级风险科室每床每日配置3 套二级防护物资包及6 套一级防护物资包，三级风险科室每床每日配置4 套三级防护物资包及10套一级防护物资包，每日主动配送至科室，同时建立物资临时增补模式，解决突发应急队物资需求变化的临时供应。这种新模式实现了及时准确分配的目的。

4.2.4 主动服务一线

根据风险暴露分级与床位数建立新的物资发放规则，建立主动配置，及时送货上门，服务临床一线的模式。本次疫情发展迅速，大量医护人员支援武汉，同时作为定点收治医院本身承担超量的确诊、疑似患者救治工作，人力资源严重不足。针对这一情况，库房改变原有的让科室派人领用模式，制定主动配置清单、数量，每日上午配送物资到科室的主动服务模式，节约了科室医护人员的人力，同时替代了科室管理的交接流程。

4.2.5 不足之处

由于新型冠状病毒肺炎疫情医疗保障物资应急供应模式应用时间短，还需要更长时间的应用来不断完善。新模式是否适用于所有医院，还需要其他医院及机构的实践检验。