大数据背景下档案管理工作的变革与创新

郑军

摘要：随着大数据时代的发展，为我国当前的档案管理工作带来了翻天覆地的变革，使得档案管理的服务对象、内容、方式和目标都发生了巨大的变化。虽然大数据技术增强了档案的调配能力，为档案信息的存储提供了便捷，但却无法充分的保障档案信息的安全性，从而为当前的档案管理加大了难度。

关键词：大数据：档案;管理;创新策略

大数据作为当代先进的信息技术，为人们的生产、生活及思维方式带来了巨大的影响。在大数据背景下，档案管理工作同样迎来了管理模式的变革与创新，在拥有更多发展机遇的同时，更面临着诸多严峻的考验。为了顺应当代的发展趋势，需要将管理理念、数据资源建设、服务以及保障体系与时俱进，从而为用户提供更便捷的服务。

一、大数据背景下档案管理工作面临的机遇和挑战

（一）档案管理工作面临的机遇

在大数据背景下，档案管理工作由纸质档案管理转向为电子文件管理，不仅增强了便捷性，而且大大的降低了档案管理成本。在当前的档案管理中，利用先进的云计算技术实施档案的管理工作，可以针对档案处理的需求快速的匹配相关的资源，全面的增强档案的调配能力，使档案管理工作的效率得以整体的提升。在传统的档案管理模式中，由于受外界因素的干扰，档案管理工作存在着诸多的安全隐患，导致档案管理质量大打折扣，但是在大数据时代的推动下，能够将这类问题加以完善，从而实现档案管理质量大幅度的提升，同时在大数据背景下的档案实际管理工作中，只需要占有少量的储存空间就能够实现高效的档案管理，全面的提高了档案管理人员的工作效率[1]。

（二）档案管理工作面临的挑战

在档案管理的工作中，保障档案的安全是工作中的重点内容，在大数据背景下，虽然档案的调配能力以及存储的便捷性得以显著的提升，但是缺乏对档案安全管理的有效保障，网络黑客偷盗、摄取一些高机密性档案事件时有发生，给相关企业直接造成严重的经济损失。并且在大数据背景下，针对于档案安全管理工作，缺乏安全、可靠的管理软件，导致系统出错概率显著上升，当时只是将其控制在一个可以接受的范围内，为档案安全的有效管理带来了严峻的考验。此外，大数据技术对人才的专业能力及综合素养有着较高的要求，当前的档案管理人员的素质普遍偏低，同时专业性不强，接受新事物的能力较薄弱，对当前档案管理工作的效率及质量的提升形成巨大的阻碍[2]。

二、大数据背景下档案管理工作的创新策略

（一）创新档案管理思维方式

在大数据背景下，面对网络中纷繁复杂的档案信息，传统的档案管理理念已经无法迎合当前时代对档案安全管理的要求，要想提高对档案信息的分析能力和处理能力，档案管理人员需要不断地提升与创新自身的管理理念，拓展自身的思维意识，从而建立一个更加科学、全面的档案管理理念，以便顺应当前时代的变革。随着档案信息量的急剧增长，需要档案管理人员对大数据技术进行全面准确的认知，从而了解其在档案管理工作中存在的价值，通过对大数据技术深入的研究及掌握，而后以大数据为技术支撑，从而实现对档案各项职能的管理。其次，档案管理人员要树立全面、开放的档案管理观念，开拓自身的眼界，扩大档案管理的范围，从以往对档案的资源管理扩充为对所有具备保存和利用价值的信息源的管理。此外，档案管理人员还需要树立为民服务的工作理念，通过不断地提升自身的档案管理技术，进而增强档案服务的能力及水平。

（二）档案管理服务体系的变革

在大数据背景下，创新档案服务体系是顺应时代发展的必然要求，只有加强调整档案管理的服务对象、内容、方式和目标，才能有效的提升档案管理工作的服务效率和质量。现如今的档案管理工作的服务对象不再仅限于本系统、本单位或者党政机关，在相关法律条文的规范下，人人都可行使自身获取档案信息的权利，档案信息更具开放性与共享性。并且随着档案服务内容的拓宽，档案部门的职能范围从以往的信息提供服务转化成為用户提供个性化及多样化的服务，通过自身的资源和技术不断地增强档案管理的服务功能。服务方式更是由以往的单一模式转向为多样化，从而实现线上、线下的实时互动[3]。

（三）提升大数据档案智能检索能力

在大数据背景下，只有不断地加强大数据档案的智能检索能力，才能使档案管理的整体服务水平得以快速的提高。在实际档案管理的过程中，需要对不同的档案信息进行分类及整理，不仅可以增强用户检索的效率，节省用户的搜索时间，而且还可以促进档案检索服务能力的增强。同时技术人员要确保可视化分析工作的效率，为用户展现直观的档案数据信息，从而让用户更加快速、准确的找到自己想要获取的档案信息。除此以外，还可以在实际档案管理的过程中，建立相应的模型，并在模型中录入相关的数据信息，可以对用户未来的检索数据进行概括性的预测，同时技术人员需要更加深入的挖掘更多的算法，以便全面的增强档案信息检索的准确性，从而确保档案信息满足智能化检索的标准。

（四）实现档案大数据的云存储

云储存技术可以有效的确保电子档案信息的完整性，然而要想实现档案大数据的云存储技术，必须要确保档案信息化建设的科学性及完善性，这样才能有效的增强档案信息数据的处理能力，以便达到用户对档案服务的不同要求。不仅如此，在实际档案大数据云存储建立的过程中，还需要国家联合地方政府共同建立统一的云系统，将各档案管理部门的数据信息和国家统一的元档案管理系统通过网络进行连接，实现档案数据的存储和备份等功能，从而确保档案信息的完整性[4]。

三、结束语

总之，在大数据背景下，可以充分的利用大数据技术实现档案的高效管理。档案管理人员需要针对大数据对当前档案管理工作造成的影响进行深入的研究与分析，然后结合档案管理工作的实际情况，借助大数据技术的优势，为用户提供更好的档案管理服务。

参考文献

[1]王玮，杨伟浩.浅析大数据背景下科技档案管理的改革与创新[J].今日财富.2019.（16）：139-140.

[2]续天宝.大数据背景下事业单位档案管理工作的创新[J].建筑工程技术与设计.2018.（34）：2934-2934.

[3]倪瑾瑾.大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨[J].企业改革与管理. 2019.（22）：68+71.

[4]罗沚忆含.大数据背景下档案管理模式变革的必要性及对策研究[J].办公室业务.2018.（15）：60-61.