关于如何推进企业文档管理工作的思考

王桂新

摘要：随着现代社会经济以及科学技术的快速发展，国内企业只有加强对自身的管理和创新，才能保证能够跟随时代发展的脚步，从而提升企业的综合实力和经济效益，实现企业在社会市场经济中的持续稳定发展。 在现代企业中，企业文档是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，其管理工作是企业的重要组成部分，工作的内容包括对企业核心资料的管理和利用，如果出现问题会对企业的正常运行产生的一定影响，因此需要加强完善和创新企业的管理工作。 本文主要針对如何推进企业文档管理工作这方面进行系统的分析，研究结果仅供相关人士参考。

关键词：企业;文档;管理工作

文档管理主要指的是文件档案的归档管理系列工作。文档管理工作是企业发展的重要组成部分， 主要针对保证企业文档的安全性和稳定性，避免出现泄漏信息的情况，甚至有威胁企业正常运营的情况， 因此企业需要加强对文档的管理工作，增加对科学技术的利用，能够有效提升企业的管理水平， 加强完善和创新企业运行机制的监督管理，有助于提高企业的综合竞争力，占据社会市场的一席之地，促进企业文档管理工作的业务水平得到有效的提升。 根据社会发展情况的调查了解，企业从生产到管理方面加强对先进信息技术的应用，促进国内企业经济的稳定发展。

一、国内企业文档管理工作性质和内容的变化

（一）国内企业文档的载体发生变化

随着社会不断发展，国内大部分企业已经加强对信息化技术的应用，实行计算机管理模式， 现代企业管理的主要表现形式为电子文件，不仅能够保证文档的完整性，同时便于企业进行查找和利用， 能够有效减少管理人员的工作量，因此企业文档管理工作已经跟随时代发展发生变化， 从传统的纸质文件到现代的电子文档。同时文档的管理和安全性程度需要加强，采用电子文档加密、防火墙等技术，维护文档的安全性和稳定性，维护国内企业经济的稳定发展。

（二）国内企业文档的分类发生变化

国内企业文档管理工作中文档的分类工作随着载体的进化而产生新的分类标准，便于企业文档管理人员进行管理和分类，从而提高企业文档管理工作的质量和效率，实现企业管理工作的创新发展。 根据社会发展情况的调查了解，以前采用部门标准进行划分，便于查阅和明确责任，而现代企业采用信息技术，按照文档的类别进行分类，能够有效提高文档整理的质量和效率，能够有效缩短管理工作的整理时间和任务量，体现出现代社会发展的信息化特点。

（三）国内企业文档的保存方式发生变化

关于国内企业文档管理工作的变化，还体现在文档的保存方式上，传统的文档管理方式， 企业内部人员需要将文档进行分类整理，进行专业的装订，然后保存在企业专门的档案管理部门， 从而保证文档的安全性和完整性，而现代化企业的文档管理部门在对企业进行保存只需要进行网上的操作就可以， 不需要在进行规定专门的地方进行管理，能够有效减少企业的劳动力、场地以及成本，促进企业的经济效益得到有效的提升。

二、企业文档管理工作的重要性

在现在社会经济和科学信息技术不断发展的影响下，国内企业正在逐步加强对企业管理模式的完善和创新，增加对信息化技术的利用，同时加强企业内部管理的科学化和合理化，保证企业在社会中的稳定发展。 企业文档管理是企业的重要核心部门，因为文档包含了企业的核心资料和综合实力，需要进行安全保护，一旦泄露会给企业本身的运营和发展带来巨大的挑战，因此加强对企业文档的管理和保护，同时需要让企业管理部门意识到文档管理的重要性，促进企业在社会中的健康发展具有重要意义。

三、关于企业文档管理工作中存在的问题

（一）企业的文档管理意识不强

根据社会企业发展情况的调查了解，大部分企业在发展的过程中，片面的重视企业生产和营销环节， 以提高企业利润为发展目标，从而忽略了对文档的管理工作，导致在公司业务推进的过程中， 公司的核心资料和业务相关资料不能及时进行检查和运用，长期发展下去，会影响企业发展的运行情况，其中企业的综合竞争力无法得到有效的提高。

（二）企业的文档管理分工需要加强

根据社会企业发展情况的调查了解，企业的文档管理分工需要加强完善，现代社会中一部分企业没有对企业文件进行科学专业的整理，导致在业务推进或企业管理的时候，资金和项目处于混乱状态，不利于企业在社会中的稳定发展。

（三）企业文档管理人员的专业能力不足

根据社会企业发展情况的调查了解，中小企业的文档管理工作人员的专业能力不合格， 没有认识到文档管理的重要性，同时管理人员不具备专业的技能和管理人员，无法对文档进行有效的管理和维护，容易出现失误或错误的情况，并且给企业带来一部分的经济损失。

四、针对企业文档管理工作中问题制定有效处理措施

（一）需要加强提高企业的文档意识

随着社会经济的快速发展，需要加强提高企业的文档管理意识，加强对企业文档的管理和保护， 以此来保证企业文档的安全性和完整性，同时增加先进信息化技术的利用，加强完善和创新企业文档管理工作体系，完善企业的管理理念，促使企业在社会中的稳定发展。

（二）需要明确管理工作的责任和义务

随着社会经济的快速发展，需要明确管理工作的责任和义务，能够有效保证企业文档的安全性和稳定性， 关于文档的管理工作进行明确标注，一旦出现问题，明确责任人进行及时的解决，从而保证企业综合竞争力的有效提升，实现企业的顺利发展。

（三）需要加强提高文档管理人员的综合素质

关于企业文档的管理工作，企业人力资源部门在招聘环节上要加强对应聘人员专业能力和综合素质的考核， 保证能够跟随时代的发展，完善和创新管理体系和理念，能够有效提高档案管理工作的质量和效率，同时企业需要对文档管理人员进行定期考核，做的奖罚分明，从而保证企业综合实力的逐步稳定发展。

结语：综上所述，在社会经济快速发展以及时代发展的影响下，企业加强完善和创新文档管理工作，能够有效保证企业文档管理工作的安全性和真实性，能够有效避免企业关键信息的泄露，从而促进企业在社会市场经济中的稳定发展，提高企业的综合竞争力，能够有效促进企业文档管理工作的安全性和稳定性。 关于企业文档管理工作的发展，可以通过加强提高企业的文档意识，明确管理工作的责任和义务，还需要加强提高管理人员的综合素质，能够有效提升企业文档管理的效率和质量。

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