档案的信息化管理探析

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摘要：在当今信息化环境下，促进了很多领域的发展和革新，对于档案管理工作来说，也已经不再局限在档案资料的收集和保管工作上，赋予了更多方面的功能和需要，面对新的机遇和挑战，必须要重视开展档案信息管理，在先进信息技术的作用下，促进档案管理工作朝着信息化、网络化、数据化方向发展。对于档案信息化管理方面的建设，要完善相关基础设施建设，构建档案信息化管理标准，完善网络一体化平台建设，还要注重打造档案信息化专业人才培养体系，从而改变传统落后的档案管理局面，更好地发挥档案管理的重要作用。

关键词：档案;信息化管理;意义;措施

引言

信息技术的不断发展，对社会各行各业都产生了较大的影响，大数据时代的来临加速了信息技术在各行各业的应用发展。档案管理工作作为传播信息和承载信息的重要载體，其信息化管理的广泛发展和应用也受到档案管理单位或部门的广泛关注。传统上的档案管理模式存在很多问题，比如电子档案与纸质档案不一致，档案处理技术缺乏专业性等，档案管理人员综合素质有待提高等，如何依托信息化技术打造档案管理的信息化管理模式，这已经成为当下档案管理工作人员的重点关注问题，这也是推进档案管理工作创新转型发展的必然选择。

1 档案信息化管理的重要意义

首先，降低档案管理工作的强度和难度。传统的档案管理工作主要以纸质档案为管理对象，档案存储量十分巨大，但档案信息化管理建设能够将传统的纸质档案转化成为电子档案，档案的管理工作是以数据化管理为依托，极大的降低了档案存储和保管难度，在保障档案完整性的前提下，最大限度的释放人力资源，大幅削减了工作强度。

其次，提升档案关键信息检索的效率。随着档案管理工作的不断推进，档案库中会存储越来越多的资料，档案管理单位要想查询检索目标档案，需要通过复杂的筛选和程序来进行借阅或者查阅。随着档案信息化管理体系的构建，传统纸质档案会转化成为数字化信息数据库，通过信息爬虫技术的关键检索功能应用，能够实现对目标档案和信息数据的快速检索，不仅准确而且高效，极大的提升了档案资源管理的工作效率^[1]。

最后，档案管理方式发生根本性转变。档案信息化管理与传统档案管理在管理方式上具有极大的不同，档案信息化管理是借助信息技术打造的网络一体化工作平台，进行档案数据信息的收录、转移、存储、管理以及检索等工作，相关信息资源不再是以纸质形式保存，而是以数据信息的方式在网络平台中执行各种动作，这极大地提升了档案管理资源的优化利用，这种档案管理方式也是档案管理工作未来的主流发展趋势。

2 加强档案的信息化管理的措施

2.1提高思想重视，完善相关基础设施建设

在档案信息管理工作的过程中，最核心的内容就是对单位内部信息资料的管理，这对经营发展有着重要的影响。因此，单位管理者要改变落后的思想认识，将其放在与企业生产经营业务同等重要的位置上，在人、财、物等资源方面要加大投入力度，提供坚实保障。档案管理人员的工作思想也要与时俱进，重视对档案信息管理的研究，在实际工作中积极探索，做好对各种档案信息资源的收集、整合与管理，要充分运用大数据、物联网等信息技术，不断提高档案信息管理的质量和水平^[2]。对于企业档案信息管理工作的开展，离不开完善的基础设施的支持，因此管理者应该将这项工作作为一个重点来抓，要加大投入力度，结合单位自身的实际情况和发展需要，引入先进的信息化硬件设备和软件系统，改善档案管理人员的工作环境和工资待遇，调动他们的工作热情和主动性，从而确保数字化档案馆建设取得良好的成果。

2.2构建档案信息化管理标准，确保规范化管理水平

档案管理单位或部门要针对自身档案信息化管理建设特点，制定规范化的执行标准，将档案信息化管理工作的一切工作环节都纳入到标准化的管理体系当中，以便提升执行效果和质量。首先，统一档案收集内容、范围及格式，保障档案数字信息的完整性和规范性，便于统一录入、收存;其次，严格执行收录档案规则和格式，实现数据库信息格式统一，便于多元化的档案检索途径应用;最后，强化档案数字信息的安全保密工作，严格管理计算机、数据磁盘、网络云端等信息载体，构建质量控制体系，实现物理隔绝^[3]。

2.3完善档案管理网络一体化平台建设，实现数字化管理

档案信息化管理一体化工作平台，要在精细化集成化的建设理念下，构建科学、完善的一体化管理体系，实现档案管理工作的全面数字化管理。首先，完善档案管理各个服务模块之间的职能连接，确保档案管理各个工作环节的信息化无缝衔接;其次，推进档案信息化管理一体化平台的服务功能建设，强化档案咨询、共享、下载、移动客户端服务的优化措施，并提供多元化的档案存储和检索服务，充分展现一体化工作平台的强大优势;最后，构建网络一体化平台的监管机制，确保档案信息化管理工作在全程监管中实现高质量发展^[4]。

2.4打造档案信息化专业人才培养体系

专业化信息技术人才是档案信息化管理建设工作的重要前提保障，因此档案管理单位或部门必须从自身实际情况出发，注重档案信息化人才方面的培养建设。首先，构建内部人才信息化专业培训体系，做好传统档案管理人员的信息化专业培训工作，提升固有人员的信息化专业水平;其次，构建科学、完善的信息化专业人才引进机制，以优质的工作文化和匹配专业能力的福利待遇来吸引高质量的信息化专业人才。

结语

总之，当前我国档案信息化管理建设发展尚存在诸多问题，整体信息化建设程度不高，档案管理单位或部门要对档案信息化管理建设引起足够的重视，从基础设施建设、管理标准制定、一体化平台建设、人才培养等方面入手，不断提升档案管理的信息化建设水平，进而帮助档案管理单位或部门快速实现信息化管理转型，全面推进档案管理事业发展。

参考文献

[1]李璐璐.信息化条件下城建档案管理问题分析[J].城建档案，2017（8）：120.

[2]刘睿.档案信息化建设与档案管理探讨[J].卷宗，2018（6）：52-53.

[3]李沁玲.基于大数据的企业档案管理信息化建设探究[J].中国管理信息化，2018，20（10）：192-193.

[4]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].图书情报导刊，2019（10）：75.