跨部门沟通协作

2020-01-19王金荣天津振华国际物流运输有限公司

环球市场 2020年26期

王金荣天津振华国际物流运输有限公司

职场中有效的沟通方式，可以保障用最小的成本精准完成意图。我们将从沟通不畅的影响因素，沟通项目特点和个人社交沟通技巧三个方面进行探索提高沟通效率的工具方法。

一、造成跨部门沟通不畅的影响因素及解决方案

各个组织中，都存在或发生过跨部门沟通不畅的情形，尽管现实场面不尽相同，细分析有其共性因素，针对这些共性因素的缓解方案如下：（1）部门间立场不一致导致的沟通不畅。在组织结构设计将各部门责权进行了分工，每个部门基于专业分工后，各部门业绩评价指标和维度也不一样，这样会导致在跨部门沟通中会产生相互推诿扯皮、规避风险等情况。针对这种情况，需要公司层面协调，统一共同目标，平衡部门间的利益，必要时将跨部门沟通协作作为部门考核指标之一。（2）部门间信息不对称导致的沟通不畅。由于不同部门掌握的信息源和信息量不一致，往往导致对同一件事件的认知和判断产生差异。基于信息不对称情况，建议搭建信息共享平台，或者在沟通前先进行信息共享。（3）部门间文化不同导致的沟通效果不一样。每个部门、团队有着自己特殊的沟通方式和文化氛围，比如在一个开放、活跃的部门中，部门成员乐于表达、真诚沟通，那么与这样的部门沟通起来会很顺畅，相反则沟通失败的概率比较高。那么在与这类组织进行沟通时，要比其他沟通做更多的准备工作，列明需要配合的内容及期望达成的标准。

二、不同沟通项目的沟通程序

在跨部门共同协作中，基于任务的复杂性、耗用时间不同，所采取的沟通程序也会有差异。

（一）复杂、多部门协作、耗时长的项目性工作任务的沟通

这一类的工作任务一般都需要多部门投入精力，要想高效完成工作任务需要各部门的通力协作，因此要调动各部门的参与积极度是基础条件。一般的步骤如下：

1.团队组建前的准备工作：对工作任务进行整体盘点，确认收益；工作任务完成后预计产生的奖金，并对奖金分配原则进行规划；排定推进计划表。

2.组建项目团队。明确上述目标后，明确团队成员、确定分工和推进计划。其中确定分工时，要从流程上入手，穿行测试流程上是否有疏忽的环节，以防出现“三不管”地带。团队成员要有明确的工作职责，做到权责分明；考虑各成员的工作量，在分工上要适度，避免集中在某几个成员身上，是任务重心失衡。

3.实施工作任务，追踪计划推进情况，跟进实施中的实际情况及时协调资源、或调整计划。在开展过程中要注意以下两点：

一是一定要做跟踪，当推进过程中出现异常或障碍时，要主动协调资源，保障任务的正常推进。需要特别提醒的是，在推进过程中，如果任务环境发生变化或者任务目标优先级有调整，需要及时与团队成员更新信息，让对方也能及时做对应的调整。

二是跨部门沟通会。跨部门沟通会对目标的明确，沟通效率，执行效果，都很重要。沟通会前，要做好充分准备。因为，每次的跨部门会议，要呈现的内容和要解决的问题都不一样。因此，会前要准备好资料，将明确或讨论的问题全部列好，分享给团队成员，让大家提前思考带着方案或疑问参会，这样会上讨论就会比较有效。会议结束前几分钟，要再对会议进行简单复盘，重申讨论达成的一下和会后推进计划。会议结束后，做一个会议简报，用邮件发给参会人员，确保会议确认事项的执行。

4.工作任务完成后，做好闭环收官，兑现前期承诺。任务完成后，需要对任务完成结果有评估，对公布给团队成员，兑现奖励机制。不要虎头蛇尾，否则，下次再想做跨部门协作就会很困难。另外，虽然我们把工作任务进行了分工，但我们仍然需要对整个工作任务负责，千万不要当甩锅侠。