集中采购模式下的财务管理方式分析

2020-01-19邹娟中国电信股份有限公司安徽分公司

环球市场 2020年26期

邹娟中国电信股份有限公司安徽分公司

集中采购制度是指，完全根据企业当前的工作规范、工作方法和工作标准，实现对各类物资的集中采买，同时向相关的部门调拨专项资金，该过程中，财务管理工作的问题主要为，当前已经建立的管理制度只是向相关部门提供资金，同时在工作中，根据不同的生产工作工作应用资金，确定资金的投入模式，从而让各部门可以获得足量的资金，要用于高质量设备和资源的采购。

一、集中采购模式下的财务管理工作现状

（一）预算建立问题

目前的集中采购模式下，企业通常是在每年年初进行综合性的预算，当然这一方法本身并不存在问题，尤其是在财务部门的所有工作人员具备极高从业作用的情况下[1]。但是当前的市场发展波谲云诡，如果只是根据每年初制定的限制性条款完成所有的预算调配工作，那么年中或者其他时间开发出的业务项目，实际上无法适用于企业已经构造的预算体系，这就导致财务系统要么投入更多的工作精力，顺应对新型业务的开发过程，要么企业不得不放弃这一新型业务，可以说，如果只单纯采用年初制定的标准，在一些情况下会难以承担企业的后续发展标准。

（二）合同分析问题

在企业的集中采购过程中，实际上企业方和供货方之间会签订专业合同，而该合同中包括各类尾款的总结以及预付款项的交接等说明，另外对于各类资源的本身质量也会提出具体要求。目前的管理过程中，发现企业中的财务部门参与工作过程，主要由企业的业务部门参与，实现对各类项目和资源采购标准的论证与谈判，由于缺乏了专业财务人员的指导，这就导致双方签订的合同中可能存在一些对企业不利的条款。此外由于财务管理部门的参与度较低，即使发现了这类不利于企业管理的款项，实际上该问题最终会由企业的管理层分析，如果决策层该过程中未能发现该问题的严重程度，或者对财务管理部门所提交的反馈建议不重视，企业可能面临重大损失。

（三）价格监督问题

价格的监督过程，日常工作中虽然会由财务部门参与，但是财务部门对相关典型资源的标准了解程度相对较浅，因此无法实现所有价格情况的有效监督，这就导致财务部门只可以分析在较短时间段内相关资源的价格波动情况，或者只是在签合同之前货比三家，从而了解当前所获得的所有资源和相关数据是否符合企业的切身利益。这都导致样本总量较少，导致财务部门无法获得更为专业精准的数据，同时对相关价格的看法和说明，并不一定能够被业务部门和管理层所重视。

（四）付款管理问题

付款管理工作涉及预付款的提供、尾款的结算以及中间各类款项的分析和交接等，在目前的工作过程，财务管理工作部门实际的合同签订过程，工作内容只是向对应的部门提供资金，至于其他的信息分析不到位。比如对于该资源的本身质量信息、对于相关条款的分析等，如果对于某类资源，双方签订合同中对质量作出了具体说明，而业务部门为了追求工作进度或者其他的资源，导致对当前该资源中所存在的问题无法发明，则企业实际上依然要按照合同中的条款支付各类费用，由于这类资源本身就存在问题，可能会对企业造成较为严重的损失。

（五）存货管理问题

在企业的集中采购过程中，实际上并不是完全根据预设的管理标准和工作项目，完成所有的资源采购工作，而是要能够控制成本，或者根据当前的生产规模和生产需要采购[2]。因此该过程，财务部门必须要了解当前所有物资的库存情况，而库存情况日常工作中通常是由业务部门记录，财务部门不够了解，但对于物资的本身情况，是否可以支持后续的生产，实际上企业的财务部门通常并不主动调取，导致仓管系统中的各类物资数据参数了解不足，所以实际上，财务管理部门只是一种被动接受申请和提议的部门。

二、集中采购模式下的财务管理工作方法

（一）预算建立方法

在预算建立方法的选择过程，本文的工作方法是，建立从整体到细部的协同工作体系，对于整体性的分析，需要在企业运行的每年年初开始，根据前一年度或者过去较长时间之内，企业每年的销售额、对于资源的使用量、消耗量以及产生的其他附加费用进行综合核算，并全面依靠该结果，分析在当前所需要投入的集中采购成本总量，并且该数据要作为一个集中性的数据报表提交。

对于细节性的预算分析项目，企业中的财务部门可以建立累加会计财务工作制度，该体系的运行方法是，通过对于每一个月份或者每个季度中，企业发展规模、发展需求以及对于相关产品的生产总量需求综合配置，以了解对于各地资源的采购参数和采购数量，当发现各类参数中存在较为严重和突出的需求时，需要立即投入专项资源，并投入到对相关预算的分析过程。

另外由于在前一个季度或者月份中，已经给出了当前预算的总消耗额度，所以要将新加入的业务体系纳入另一个档案之内，并了解新业务开发过程所需要消耗的预算总量，或者原有预算增加时所需要消耗的各位成本，形成了一种预算分析和分支业务预算分析的协同档案管理和存储系统，让财务管理部门可以通过对所有信息和资源的收集，实现对各类资源的科学调配。

（二）合同分析方法

在企业的集中采购期限内，会在较短的时间内采购大量的资源，同时投入大量的资金，并且由于采购资源的数量和类型都会得到提升，因此，该过程必须要能够实现对于资金的科学精确管理，唯有如此才可以防止该过程中出现过高的资金损失。

对合同管理的分析工作有两项，一项是在合同的草拟以及双方谈判过程中，财务人员也必须要能够参与，从而了解在当前的实际物资采购过程中，所获取的资源总量，同时必要时可以携带年初已经设定了的预算分析报表，从而研究在某项资源的采购过程中，是否会对相关的工作体系和原有的资金体验造成严重的冲击，从而可以让最终双方的谈判结果，在符合双方共同利益需求的情况下，为企业带来更低的成本。

另一方面是在后期的合同管理过程中，财务部门必须要能够全面、细致、深入参与对于各类合同条款的遵守情况调查，并根据管理分析成果确定工作方法，在调查过程，通过该方法的使用，可以让财务管理系统的人员继续了解当前针对某项合同以及某批次的合同信息，通过合同运行状况的检查过程，当发现企业存在缔约违规现象，或者供应商存在缔约违规现象时，要完全跟着合同中的相关条款办事，将该信息提交给企业管理层，让企业的管理层做出处理。

（三）价格监督方法

在价格监督方法中，该项工作要实现长期性的监督和短期性的监督两个方案，对于长期性的监督，要针对企业的业务构成和业务模式，实现对生产资源、办公资源以及其他资源价格的长期收集，从而将其生产专业报表，并且在后续的工作过程，将所有生成的信息报表和专业化的信息体系构造，为预算的管理过程以及双方合同的谈判过程、参与过程提供帮助[3]。

比如对于某生产资源，发现在过去5年内价格基本不发生变化，同时根据对市场条件和市场需求的分析，发现在未来1年内基本也不会发生较大的波动，然后发现双方谈判过程中，该年度给出的预测结果明显高于旧有信息，通过原因的分析，发现该物资的价格提高了十个百分点，当此时，财务会计人员要直接将该信息提交给管理层，或者和相关预算申请部门交流，以了解该现象的发生原因。

而对于短期的信息收集，主要是研究物资采购之前的一年或者一个季度之内，相关资源的价格波动情况，当发现价格基本未波动，或者市场的反馈信息表明该产品在今后的价格也不会发生波动时，就可以将该信息直接提交给相关的管理部门，让其根据该结果进行核算，同时将该价格提供给供应商，从而让双方共同讨论该价格是否可以接受。

（四）付款管理方法

在付款管理过程中，主要是规范付款办法和付款流程，实际的工作中，首先是要根据不同资源的类型与供应商进行交流，双方共同探寻尾款的结算日期、预付款的比例以及相关产品的数量，从而参与共同探讨和分析过程，研究是否可以完全根据已经草拟的合同签字，如果双方对于某一条款有异议，则要做出进一步的协调和分析。如果某产品的采购过程中，涉及预付款的交接，则需要了解该预付款交接过程是否超出了预付款的常规比例，如果超出，则需要对该项目做出进一步的分析，如果符合比例则可以支付，不过要考虑预付款交接之后，是否会对企业的财务结构造成深远性影响。

其次需要了解物资采购过程，可能产生的其他成本项，通过对该成本的分析，需要将该信息及时提交给相关的业务部门和采购部门，让其落实成本的有效控制工作。最后是对于合同信息的有效处理，要能够在规定的时间内支付尾款，以防止出现管理失效问题。

（五）存货管理方法

在存货管理方法的升级过程，本文认为可以将库存的各类信息资源，作为财务信息化系统的一个分支系统，该分支的作用是，可以向已经建立的财务管理部门系统中提交各类专业的意见和建议，同时让最终取得的所有分析结果可以得到更好的说明，唯有如此，才可以根据当前已经制定的预算标准和预算项目，分析各类物资的集中采购工作是否有必要，如果无必要，可以减缓或者取消相关的采购项目[4]。