以某地方民族高校为例谈财务信息化建设探究

高泽斌 刘鹏程 王琳霞 陈克丽 四川民族学院

随着互联网的发展、大数据的诞生，财务信息化的建设也愈发深入和全面，从最基本的网络账务处理到零星办公用品采购一站式监督；从提高便利性到提升内部控制力度，财务信息化的发展硕果已经不断给企事业单位带来了红利，正因如此，实行财务信息化是未来甚至是现在的大势所趋，当然，高校也概莫能外。笔者在此选取中央民族大学、西南民族大学、西昌学院等众多高校使用的神州浩天公司所开发的财务软件平台，以某地方民族院校为探讨对象，探究财务信息化建设的相关问题。

一、该民族院校信息化建设现状及存在问题

（一）财务信息化现状

被调查学院现采用的是神州浩天公司所开发的财务软件平台，主要包括财务管理系统及网上查询系统，工资管理系统，学生收费系统，网上缴费平台，尚未引入预算管理系统、网络报销、银校互联等信息化模块。现在校师生约11000人，近三年财务收支近15亿元，近三年凭证数约23000份，月均639份。综合以上数据比较，该所院校财务规模与同省其他高校相比体量不大，但也显而易见，其财务信息化的建设也只是凤毛麟角，仅仅建设了信息化的基础部分，财务信息化整体建设相对落后。

（二）存在的问题

1.财务信息化方面的人才缺乏。财务信息化管理岗位要求既要懂财务管理，又要熟悉计算机操作和网络技术，而在这方面的人才按目前市场情况引进很难，只能从现有财务人员进行重点培养，这就造成学校的财务信息化建设推进速度慢，财务处的软件和硬件缺少专门人员进行维护和保养，存在安全隐患。

2.预算编制和管理还很粗放，没有预算管理委员会，没有专门的预算管理系统，预算编制主要还是由计划财务处预算科根据四川省财政厅下达的控制数，组织归口管理部门，编制年初预算，最终由预算科根据各部门上报的部门预算，汇总后报送校长办公会议讨论通过，缺少对需求计划进行专家论证和预算审批制度，例如政府采购预算如果没有进行认真审核，可能会影响到第二年政府采购项目的备案和实施，以及项目的预算执行进度，造成资金浪费。

3.年底集中报销经济业务情况较为突出：近三年来上下半年凭证量平均环比增加89%，在不包含假期的会计月度中，凭证数的最大差值达到了1225份，占当年凭证最多月份数的71.2%。其形成原因主要为内控措施不严厉、审批签字流程繁杂、教职工自身较为拖沓等因素。

4.账务处理繁杂：在2019年政府会计引入权责发生制后，财务分录实行双轨制，这一制度的引入需要明确自身款项的性质，进而判断是否制作预算分录；而本校因结算方式效率较低而导致存在较多往来款项，在制作诸如工资等涉及往来款项较多的凭证时难度陡增，在引入权责发生制前本就需要大量时间处理，现在更是需要花费数倍时间。

5.报销进度不透明：该所院校采用预收单制度进行报销审核，工作日一位前台工作人员进行单据预审，而后其余工作人员进行二审和账务处理。在未使用短信、app平台推送消息的情况下该报销模式不仅会导致报账人在递交手续后无法得知报账进度，而且在无法做到无现金报账的情况下还大大增加了出纳人员的工作。

6.报销人员财务学习强度不足：在日益严格的财务制度下，所需材料相较以前更加规范和健全，而在这一过程中财务人员和报销人员存在脱节，而脱节所造成的直接冲突就直接汇聚到了财务前台人员面前，解释政策，寻求理解成了财务人员工作常态，报账难这一思想则在报销人员中难以根除。

二、该民族院校财务信息化前期建设方案

该院校信息化建设尚处于初步阶段，而财务信息化技术已是包罗万象，所以在财务信息化建设方面不能盲目追求最新、最好、最全，不论是财务工作人员还是教职工都需要在推进阶段逐步适应，所以在此以前后两个建设阶段提出方案。

（一）引入网络报销平台，报销人仅需在网络上进行一系列预约申请，在办理完审批手续后直接装入凭证投递箱进行投递即可完成初步报销

减轻财务工作人员劳动强度：以神州浩天公司的网络报销模块为对象，该模块的引入将使办公用品采购、差旅费报销、教职工借款这三类业务实现网络报销，据统计，近三年该学院办公用品采购、差旅费报销、教职工借款三类业务占总体业务比例为15%、65%、7%。由此可见，引入该模块可使近九成业务实现线上报销，而财务人员仅在收单这一环节即可节省出大量的时间，在制单方面也可节省大量时间。对前台财务工作人员劳动强度有所减轻。

网络报销的引入可倒逼报销人员对财务规范的学习：网络报销可减少财务人员面对面告知所缺手续这一环节，通过流程设计使报账人员对自身材料规范性有初步的了解，该过程可有效减少报账过程中的退单率，且对报账人员对财务规范的学习起到了促进作用。

提高报销透明化：相较于预收单制的报销方式，网络报销的优势还在于可以在网络上查询自己的报账业务进度，该功能可让经办人随时掌控自己的报销情况，在提高透明化的同时还能形成监督机制。

（二）引入电子审批系统

电子审批系统可利用网络及手机实现无纸化审批流程处理，审批人根据系统提示可不受时间及地点的限制，通过平台审签电子单据和网报申请单进行电子签名，该模式的引进将审批模式由线下转为线上，更高效便捷[1]。

电子审批的引入可有效缓解集中报销的情况，在高校教师工作繁杂、领导出差、校区分隔等情况下都能线上完成审批程序，该系统不仅有利于报账的及时性，还提高了经办人报账的及时性，该系统与网络报销系统相辅相成能极大提高报账效率。

（三）引入银校互联系统

引入银校互联系统有益于加强内控，提高资金支付安全性，在保证财务使用网络的安全性的前提下，“银校互联”系统采用专线搭建，有效预防网络攻击。

实现财务无现金办公，减少现金管理风险 采用“银校互联”系统支付，借助网络技术和银行服务器的支持，报销款可以通过系统直接转入收款方，实现了网银对公付款、个人公务卡报销、校外劳务费转账等。其一，财务部门无须留存备用金，实现无现金库存，减少因保管大量现金而引起的资金安全风险。其二，减少现金在高校财务、报销人、银行之间的流动，出纳和复核人员无须每天盘点现金、报销人无须到现场领取现金，提高办事效率，最大限度地降低因现金流转而造成地风险。其三，可有效减少往来账款，让账务处理更加简洁，减少不必要的暂存款项，在对于制作工资一类的凭证时会有极大的效率提升[2]。

三、该民族院校财务信息化前期建设方案

1.预算管理系统。可以定制各项收入和支出项目，全面跟踪预算执行，在深入分析高校“预算管理”实际情况和普遍要求的基础上，建立包括预算申报、预算编制、拨款下达、预算执行、执行分析、预算考核在内的完整有效的全过程的预算管理系统。可制定各预算申报项目及申报模板等，按照业务性质和预算内容的不同，实现预算申报模板的细化管理，支持人员经费、公用经费、专项预算等明细申报，可以通过预算管理系统确定归口部门权限，如让资产管理处审核各部门项目中需要采购的货物、工程、服务是否需要政府采购，由科研部门审核确定老师的科研项目，编好预算，使学校的预算管理及预算执行能够满足主管部门和学校管理的需要[3]。

2.学生酬金管理系统。目前对学生的发放种类多样，主要包括一卡通退费，助学贷款退费，各类奖助学金，勤工助学，就业补贴等。而经调查，学校学生各类款项发放的实际流程，依然使用的是通过辅导员收集银行卡号、线下汇总、线上制作excle发送至相关财务工作者这种近乎原始的方式和方法，这种方式不仅效率低，而且反复率极高。使用这种方法工作量非常大，卡号收集错误的，还要重汇，还可能存在舞弊风险。而引进学生酬金管理系统，由学生处提供资助学生名单，学号，补助金的标准，然后导入酬金系统，生成发放明细，并且系统可以连接学生收费系统，学生可以通过微信维护自己的银行卡号，而且发放的数据可以随时进行审核，可以防止出现舞弊现象。

四、推进财务信息化建设全过程的优化建议

引入会计信息化系统在一定程度上可以缓解当前使用传统方式遇上的相关困难，但若要想完全解决问题，仅仅依赖系统，停止自己的思考必定会适得其反。所以在推进会计信息化时应有所准备。

（一）加强财务信息化应用的宣传与培训

对于财务人员应该学习如何使用及控制这些系统，虽然会计信息化减少了会计工作人员台前的工作任务，但是其后台的工作量及知识储备是有所增加的，系统处理是否正确应有自己的判断，不能一劳永逸式的依赖于系统。

为了更好地推广会计信息化如网络报销，需要对教职员工进行宣传培训，因此，学校可以编写系统各项功能的操作说明与指南，组织对相关系统使用的培训，加强与各个部门交流新系统的功能与注意事项，一方面是宣传如何使用网络报销，另一方面是宣传报账所需材料，因为采用投单方式，需要各部门经办人对手续材料有初步判断。

（二）内部制度的建立和健全

首先，在推进会计信息化的同时，学校应加快推进内部控制建设信息化，制定内部控制信息化建设方案，通过引入预算管理系统、合同管理系统等，针对自身存在问题从制度上进行完善，使预算编制有评估，预算执行有监管，预算完成有考评，对预算完成得好部门建立奖惩制度[4]。

其次，在会计信息化的推进中也应适应新变化，出台新规定，如电子审批系统地运用，如果完全依照老规矩、老办法一定无法适应新现象，在审核权限收紧还是放开，在审核额度上增加还是减少都需要更多地考量。

再次，应建立财务信息化管理制度，财务信息化建设涉及学生和教职员工的信息资料，应建立保密制度，由专人负责，防止涉密；财务人员应该有信息安全防范意识，应加强信息安全培训。

（三）数据互通

当下高校财务信息化建设的目标最重要的就是实现财务系统的互联互通、数据共享，实现与教务、人事、学生、科研等业务系统的互联互通，打通、运转全校庞大的资金流和信息流。而为了实现这一点更需要高校多个部门的合作和数据共享[5]。

其次，对接资产管理系统、教材库等，财务会计不是一家之言，数据互通才能为学校发展提供及时准确的财务分析资料，提高整体工作效率、提高各项工作质量和服务水平，实现真正意义上的管理提升。

五、结语

在“互联网+”的时代，有的高校实现了人工智能化，商品采购与商城直接对接，差旅服务平台，可以和交通、酒店进行对接。地方高校财务信息化建设任重而道远，困难重重。学校财务应乘着信息化这一巨大浪潮向前推进，在前进路上需要统筹兼顾，财务人员需要自我革新，财务管理制度需要不断完善，相信在众志成城的努力下，会计信息化的建设必定会一步一个脚印将蓝图变为现实。