办公室文书档案收集与归档工作管理分析

张利君 鄂尔多斯市沿黄高等级公路王爱召收费所

从办公室文书档案管理工作实际情况来看，影响文书档案收集与归档的因素较多。在管理过程中，应当根据文书档案管理的特点和具体要求，做好档案资料收集，检查文件内容的全面性，建立规范的内部档案管理程序，加强对档案资料准确性、可靠性的审核，提高档案管理工作人员的工作意识。解决文书档案收集与归档过程中存在的问题，使整个档案管理工作在开展过程中能够达到预期目标，取得实效，为整个办公室工作提供有力支持。

一、办公室文书档案收集与归档工作存在的问题和不足

（一）归档文件的内容不全面

目前办公室文书档案在收集与归档过程中存在的主要问题在于归档文件的内容不全面。办公室经手的文书档案资料，数量多、类别多，在文书档案资料的收集与归档过程中，需要保证归档文件的内容达到全面性和准确性要求，如果收集的文书档案不全面，即使进行归档，在日后的使用中也容易出现问题，不利于整个文书档案资料的管理和使用。目前由于缺乏必要的审核，导致办公室文书档案在收集与归档过程中没有对内容进行检查，产生了内容不全面的问题[1]。有些档案资料存在部分缺页和断档，不仅影响了文书档案日后的使用，同时不利于档案管理工作的进行。因此，做好档案资料内容的审查，不仅是决定文书档案资料管理质量的关键内容，也是档案管理工作的重中之重。

（二）内部档案管理程序不规范

办公室文书档案在管理过程中，需要按照内部文件档案的管理规程和程序予以操作。既要做好存档文件资料的核查，保证其全面性达标。同时，还要对文书档案的类别以及文书档案的重要性进行标记，保证在档案的收集与归档过程中能够进行分类归档，提高归档的合理性。对于重点档案应当进行重点管理，并予以有效标记。通过对当前文书档案的管理工作的现状分析，可以看出，内部档案管理程序不规范是当前存在的主要问题。档案管理中没有对档案资料的重要等级进行区分及标记，出现了档案管理混乱的问题，导致在文书档案的管理中无法区分出档案的重要程度。既增加了档案管理难度，同时也对日后档案资料的利用产生了不利影响。

（三）档案资料本身的可靠性和准确性存在问题

办公室所接触的文书档案资料在收集与存档过程中，需要对档案资料的可靠性和准确性进行核查。档案资料的可靠性和准确性主要表现在需要保证收集和归档的文书档案资料符合档案管理的规定，能够达到档案管理要求，并且达到档案的收集和归档要求。如果档案资料本身的可靠性和准确性出现问题，或者档案资料不具备收集和归档的必要性，那么将其归入档案不但增加了文书档案管理的工作量，同时也会导致档案管理过程中出现利用率不高或没有利用价值的档案，不利于整个档案管理工作的有序进行[3]。从这一点来看，在文书档案的管理工作过程中，需要根据文书档案的特点和文书档案管理的具体要求做好归档资料的核查，对资料的可靠性和准确性进行核查。

（四）电子档案文件归档与管理规范

基于办公室文书档案管理的必然要求，电子档案文件数量的增多是必然现象。在电子档案文件的归档与管理中，需要建立管理规范，为电子档案文件的管理树立正确的管理理念，通过管理制度的夯实以及管理规范的出台，解决电子档案管理中存在的管理手段不规范的问题，避免电子档案文件归档与管理过程中因采取的方式不当造成电子档案文件管理失效。

（五）电子文件归档光盘技术要求和应用规范

电子文件在归档过程中，光盘是重要的档案资料载体。建立光盘技术要求和应用规范，是解决电子文件归档技术问题的重要措施，同时也是保证电子文件归档能够达到预期目标的关键。在其建立过程中，需要按照电子文件的归档要求和规范进行操作，确保在归档过程中，合理应用光盘技术，提高电子文件归档效果。

（六）档案管理人员的工作意识不足

由于办公室文书档案收集与归档工作的重要性及其特点，在文书档案管理工作中，档案管理人员的工作意识和工作技能对整个文书档案的收集归档效果起着关键性作用。档案管理人员工作意识不足，并且在工作过程中不注重工作技能的提升，将会制约档案管理工作的开展，使整个档案管理工作在工作的有效性和工作的全面性方面出现问题。目前档案管理人员恰恰在工作意识方面出现问题，主要表现在对档案管理工作缺乏正确的认识，不能掌握正确的档案管理工作的方式方法，并且不注重个人知识的储备和能力的提升，导致在日常工作中无法应对工作难题，客观上加大了档案管理工作的难度，使整个办公室文书档案在收集与归档过程中不能够按照规范操作。

二、办公室文书档案收集与归档工作的优化措施分析

（一）在档案资料收集时检查文件内容的全面性

考虑到文书档案的重要性以及文书档案管理的特殊性，在档案资料的收集与归档过程中，需要检查文件内容的全面性，保证文件内容达到全面性要求之后才能进行归档。办公室文书档案的收集与归档目的在于必要时对文书档案进行调用，并查阅文书档案中的内容。如果收集和归档的文书档案在内容方面出现缺失，将会对整个文书档案的利用产生不利影响，使整个文书档案在利用过程中无法根据档案资料的要求做好归档工作[3]。因此，做好文件内容的检查，确保文件内容能够达到全面性要求，对整个办公室文书档案的收集与归档具有重要意义，是决定其工作质量的关键。

（二）建立规范的内部档案管理程序

基于办公室文书档案管理的要求，在档案的收集与归档工作中建立规范的内部档案管理程序，对整个文书档案的收集与归档细节进行规定，可以有效提高档案的管理效果以及档案管理的规范性。在档案的收集与归档过程中，应当明确哪些档案需要进行收集与归档，并且对收集与归档的流程细节管理责任、管理要求以及具体的工作程序进行规定，使整个办公室文书档案在收集与归档工作中能够达到预期目标。能够根据文书档案的类型和特点进行重要程度标记，并采取分类管理的方式，对重要程度高的档案进行特殊管理，使整个文书档案在收集与归档过程中能够达到重要等级要求。

（三）加强对档案资料准确性和可靠性的审核

为了提高办公室文书档案收集归档的有效性，确保档案资料在归档之后能够在收集与归档过程中取得积极效果，应当对档案资料的准确性和可靠性进行检查，确保归档的资料在内容的准确性方面达到归档要求，避免因采取的管理方式不当或准确性和可靠性审核出现问题，导致整个办公室文书档案在收集与归档过程中出现问题[4]。因此，在档案资料的审核过程中，对其内容的准确度和可靠性以及档案资料的应用范围和利用情况进行检查，能够确保文书档案资料在收集与归档之后能够实现有效的调用，发挥文书档案的功能和作用，使整个文书档案在利用过程中能够取得积极效果。

（四）提高档案管理人员的工作意识

基于对办公室文书档案管理工作的了解，在收集归档过程中应当提高档案管理人员的工作意识，使其对档案管理工作有全面的了解，能够根据答案管理的特点和要求不断学习和掌握专业的档案管理知识，并在档案管理中扮演重要角色，使整个档案管理工作在开展中，档案管理人员在专业性方面达标。并根据文书档案的收集与归档的要求，强化档案管理人员的专业技能，解决档案在收集与归档过程中存在的专业度问题。因此，提高档案管理人员的工作意识，并根据档案管理人员的特点和要求采取有效的管理措施，对整个档案管理人员的工作推进以及办公室文书档案的收集与归档管理具有重要影响，同时也能保证办公室文书档案的收集与归档，满足管理要求，对提高档案管理人员的综合素质和工作意识至关重要。

三、结论

通过对办公室文书档案收集与归档工作的了解，目前影响文书档案收集归档的因素较多。在文书档案的管理过程中，只有结合文书档案的特点和实际情况做好文件内容全面性的检查，建立规范的内部档案管理程序，加强对档案资料准确性和可靠性的检查，提高档案管理人员的工作意识，才能使整个办公室文书档案在收集与归档过程中取得积极效果，为整个办公室的文书档案管理提供有力支持。