PDCA循环在某三甲医院人事档案管理中的应用思考

易兰

[摘 要] 人事档案管理在医院当中具有明显的职能性工作特质，具有较高的管理责任性，将PDCA循环模式应用在某三甲医院人事档案管理中，通过对人事档案管理部门各职能人员工作加以有效关联和协调，能够有效提高人事档案管理效率，保障档案内容的准确性及真实性，因此，文章就PDCA循环在某三甲医院人事档案管理中的应用加以研究、思考，致力于提升医院人事档案管理效率，有效发挥PDCA循环对档案管理的促进作用。

[关键词] PDCA循环；某三甲医院；人事档案管理；应用思考

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着当前信息化时代的到来，信息传播速度的不断加快，医院的发展进程也在不断提升。人事档案作为医院管理层级中的重要部门，对医院工作人员晋升考核、职称评定、薪资组成等方面均起到一定的决定性作用，具有显著的参考价值及管理性作用[1]。提高醫院人事档案的管理效率，能够使医院人事档案内容更具完整性及可查询性，是医院组成中不可或缺的一部分，对医院人事档案管理开展PDCA循环模式，通过对医院人事档案管理工作流程及工作内容的有效规范，能够使医院人事档案管理更具先进性和科学性，全面促进医院人事档案的有效管理实效，对医院各级职能的管理及医院未来的发展具有一定的导向性作用[2]。

一、当前医院人事档案管理现状

（一）硬件条件问题

医院人事档案需进行多次整理备份，因此以往医院人事档案普遍是以多份形式呈现。并存放于医院档案室当中，但随着时间的推移，医院工作人员会发生职能、就职、离职、死亡等诸多人员变动，由此造成了医院人事档案数量众多，整理及更新上存在一定的滞后性。医院档案室的使用面积处于固定状态，室内环境较为封闭，没有良好的通风设施，过多的纸质档案，会因管理时效性的差异，出现遗漏、霉变、内容丢失等情况，从而使医院人事档案的使用效率降低，一旦需进行查找，会出现严重的寻找困难，同时产生一定的疾病传播效率。

（二）科技性问题

医院人事档案用纸普遍选用较为轻薄的纸张，对档案人信息资料加以手工记录，以便缩减储存占用空间，但在以往的取放查阅过程中，多见档案因管理、使用不当，出现严重污损、资料信息损坏现象，同时还可见信息资料错误、信息资料录入不全等情况，对医院人事档案建立意义及档案使用效率产生严重影响。此外，医院人事档案管理人员，在对所需档案进行查阅中，因延续传统调阅方式，从而使医院人事档案管理时效性始终处于落后状态[3]。

（三）人员问题

医院人事档案工作人员普遍是其他岗位转岗而来，缺乏档案管理专业知识，对医院人事档案管理意义及管理内容、工作责任等方面存在一定的认知不足，因此无法对医院人事档案做到有效管理。因医院人事档案人员专业能力不足，在日常工作中，有一定的随意性和个人行为习惯，由此影响医院人事档案管理效率及工作质量[4]。此外，医院对人事档案工作的管理较为松散，缺乏有针对性的档案专业技能培训和提升的学习安排，从而使医院人事档案管理工作效率及职能作用得不到有效提升，降低医院档案工作的开展效率。

二、PDCA的意义

PDCA循环是一种较为高效的部门职能关联体系，系统性地将管理划分为计划、执行、检查、处理四个阶段，以此为管理工作的开展中心，依据工种特质，对工作内容进行细致划分和区别，使工作流程及工作内容更为清晰明了，作为质量管理当中的基础管理实施方法，对工作的有效开展具有显著的促进意义，从而使工作效率及工作时效性得到有效提高，因此具有较强的先进性及科学性[5]。

PDCA循环起始为发现问题，开展问题形成原因及导致问题因素等方面信息的整理，由此对问题解决方式加以针对性的规划和分析，同时预设解决结果和成效，明确可执行性后，对问题解决方法加以实践，如问题顺利解决，便可对其成功经验进行总结，以此制定相应实施标准制度，如问题并未解决，即可带回到PDCA循环起始，重新开始新一轮的规划和分析。

三、PDCA循环在甲医院人事档案管理中的应用

（一）开展计划

PDCA循环的应用，首先应从医院实际角度出发，对医院工作人员职能、个人信息、所属编制等方面入手，以此构建档案信息整理模式，对不完整、存在缺失的档案，应提高对医院工作人员信息资料的采集效率，借助档案的补充性特质，完善和制定医院人事档案管理规章制度，并对当前医院人事档案管理所存在的问题及成因加以研究和探索，以此从根源上针对医院人事档案管理职能效用、工作内容、工作流程等方面实施系统化计划，并对医院人事档案的主、次影响作用进行明确区分[6]。

因此，在对实施措施及计划进行制定时，管理者应从多方面、多角度对医院人事档案管理职能作用加以考量，同时对医院人事档案管理所需物资及人员进行细致罗列，以此观察医院人事档案管理中计划开展的可行性及执行效率，从而使计划对医院人事档案管理职能的调整作用发挥到最大，增强计划开展的时效性。

（二）计划执行

计划执行要选定准确的执行时长，以此观察计划对医院人事档案管理工作的影响效用。就某三甲医院人事档案管理中PDCA循环的执行，时间选定为2年，对人员配备上以一名医院人事档案管理人员负责千人档案为工作内容，根据医院人事档案数量，配备相应数量的管理人员，并对医院人事档案管理人员开展专业技能培训，通过医院人事档案管理人员对医院人事档案管理知识、管理方式、管理作用及工作开展意义等方面内容的讲解，使医院人事档案管理人员对工作职责及医院人事档案管理重要性形成明确认知，从而使医院人事档案管理工作人员的职能意识及管理能力得到有效提升[7]。

就医院人事档案分类上，可参照医院工作人员就职方式的不同，对医院人事档案进行分类管理，编制类职工档案由医院自主保存，而编制外职工档案可交于档案管理中心或其他社会服务性质管理单位保存，以此分化医院人事档案管理部门工作人员工作内容，提升管理工作开展效率。此外，就档案管理，还可借助当前先进的信息科技技术，录入电子档案，以此增强档案保存效率，方便医院人事档案查阅使用。

（三）实践查验

计划实施一段时间后，参照医院人事档案管理工作开展情况，对此前所制作的医院人事档案管理工作计划进行细致查验。首先，应对计划落实程度及执行情况进行信息采集及整理，与计划所预设的结果进行对比，对落实效率较好，应用成效较高的计划内容和落实存在偏差性等问题成因开展进一步研究、分析，由此复议医院人事档案管理计划所制定形式、内容等方面的可行性，将上述情况进行统一汇总及整理，以此带回到PDCA循环当中，就问题点进行更为深化的研究和剖析，并对医院人事档案管理计划进行更为细致的制定，以此突破医院人事档案管理工作开展中所存在的执行问题及执行困难度，有效提高计划的实施效率，促进医院人事档案管理工作的有效开展[8]。

（四）总结处理

通过上述检验，应用PDCA循环对医院人事档案管理工作有明显改进推动作用，由此可见，医院人事档案管理工作的开展中，工作人员对医院人事档案管理的认知及管理技能的有效提升，是完善并促进医院人事档案管理工作良性开展的必然因素，同时，建立良好、完善的医院人事档案管理制度，也是规范医院人事档案工作开展的有效促进因素。因此，加强对医院人事档案管理部门工作人员的素质培养，改良医院人事档案管理部门工作制度，具有较高的影响作用。

四、结语

综上所述，将PDCA循环应用于醫院人事档案管理当中，能够使医院人事档案管理部门的工作职能效用得到显著提升，促进医院人事档案管理的时效性，从而有效保障医院职工和医院整体的多方面利益。

参考文献：

[1]邵丽.医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].中国卫生产业，2020，17（01）：81-83.

[2]郑超.浅析医院人事档案管理过程中的问题与对策[J].中国卫生产业，2019，16（28）：121-122.

[3]张晓楠.大数据时代医院人事档案工作研究[J].办公室业务，2019（18）：173.

[4]张鑫，高凯.智慧医院时代医院人事档案管理的探讨[J].延安大学学报（医学科学版），2019，17（03）：110-112.

[5]于彦莹.医院人事档案信息化管理策略研究[J].办公室业务，2019（17）：77.

[6]孙燕.加强医院人事档案管理促进医院经济发展[J].财经界（学术版），2019（15）：240.

[7]徐铭伟.浅析人事档案管理在医院工作中的重要性[J].办公室业务，2019（15）：140.

[8]张佳佳.新形势下医院人事档案管理工作探讨[J].现代交际，2019（14）：96-97.