事业单位档案管理信息化建设的途径

古利莹 梅州市区公有房屋和保障性住房服务中心

事业单位作为我国社会经济发展中的重要支柱，随着经济体系的不断变化，自身的经营范围也在不断扩大，也加大了档案信息化建设的难度，而信息化建设又是提升综合实力的重要途径，应当予以重视并加强建设。倘若信息化建设不能够顺利进行，只会拉低档案管理工作质量，也不能够满足自身可持续发展需求。因此，要想在激烈的市场竞争中占据一席之地，必须要采取措施来推动信息化建设，进而大幅度提升档案管理信息化建设水平。

一、事业单位档案管理信息化建设存在问题

（一）档案管理人员缺失

档案管理信息化建设是一个十分复杂的过程，需要大量的人员参与其中，而管理人员综合素质水平的高与低，直接影响着信息化建设质量，所以必须要采用高技能人员来加强档案管理，但现实状况是，事业单位内部现有的档案管理人员综合技能有待提高，他们的综合素质普遍偏低，甚至有一些人员对工作缺少热情，只是机械式的完成相应的档案管理工作，对于存在与工作中的问题不能够妥善解决，这无异于阻碍档案管理工作信息化建设。再加上，管理人员计算机水平没有达到要求，也会拉低档案管理的质量[1]。

（二）信息化建设意识不强

如今，信息化建设已经成为行业发展的必然趋势，对提高综合实力及市场竞争力具有重要意义，但目前，事业单位档案管理信息化建设质量并不高，很多管理人员对信息化建设认识并不够充分，对其认识依旧停留在表面层次，甚至有一些高层人员自身信息化建设意识也比较低下，阻碍着档案管理信息化建设工作的进度[2]。同时部分人员的工作模式仍旧停留在传统管理模式上，思想意识也受到传统观念的束缚，他们并不愿意主动接受新事物，这不仅不能够紧跟时代发展的步伐，也难以提高档案管理信息化建设的质量。

（三）信息化建设存在安全隐患

由于信息化建设是一个涉及范围较广的过程，事业单位在进行档案管理信息化建设过程中，往往面临着安全隐患问题，这样就会致使相关档案数据信息丢失，或者是损坏。而致使安全隐患问题出现的原因有以下几点。第一，管理人员对档案安全管理并不够重视，总是将纸质的档案随意的摆放，致使档案信息化建设过程中的纸质档案被泄露，严重者还会对经济活动带来较大的影响。第二，信息化建设本身就具备着一定的安全隐患，应配备安全软件，倘若软件存在漏洞，容易让系统被黑客入侵，造成相关重要资料被泄漏。

（四）档案管理基础设施不足

档案信息化建设水平之所以不高，一部分原因是事业单位基础设施不足所致，本身信息化建设就是一个漫长且曲折的道路，不仅需要大量的管理人员参与，更加需要充足的硬件设备来辅助，这样才能够推动档案管理信息化建设顺利进行。但现实状况是，很多事业单位并没有认识到基础设施充足的重要性，并不愿意花过多的资金去购买设备，造成信息化设备和技术无法得到完善，最终，将直接影响事业单位后续发展。

二、事业单位档案管理信息化建设的途径

（一）加强档案管理人员培训

针对上述档案管理人员缺失问题，事业单位还应当加强管理人员培训，不断提高管理人员的专业素质和技能水平，这是推动档案管理信息化建设顺利展开的重要前提。首先，要对现有的档案管理人员加强培训，不断提高他们的专业能力和管理水平，对于信息化建设中存在的问题也能够及时妥善的解决。比如，可以定期对其进行专业知识培训，不断丰富其理论知识。而对于不合要求的人员应不予采用，尽可能的选择高素质、高技能人员参与到信息化档案管理中，只有这样才能够提高档案管理信息化建设水平[3]。其次，还应当端正档案管理人员的工作态度，使他们对工作充满热情，恪尽职守做好每一项工作，也只有使使其从心理认可这份工作，才能够提高信息化建设实效性，以及促进事业单位健康稳固发展。

（二）提高信息化建设意识

以往档案管理信息化建设质量之所以不高，很大一部分原因是管理人员信息化建设意识不强所致，所以，为了促进我国事业单位健康稳固发展，我们还应当提高各级领导人员的信息化认识，使他们认识到信息化建设工作的重要性，这就需要加大信息化建设宣传力度，让每一个人员了解到信息化建设的重要性，可以主动参与到档案管理信息化建设中来，并确保档案数据信息的科学性与安全性，进一步为后续管理工作的有效展开奠定夯实基础。同时还应当摒弃传统落后档案管理模式，树立一个全新的思想价值观念，让各级人家可以主动去接受新的事物，这样才能够紧跟时代发展的步伐，为档案管理工作信息化建设提供有力的数据支持，不至于阻碍信息化建设的进度，从而提高事业单位综合管理水平。

（三）加强档案信息数据安全管理

通过上述介绍，我们可以了解到信息化建设中仍旧面临安全隐患问题，所以事业单位要想提高的管理工作质量，还应当加强档案信息数据安全管理，这就需要提高各级人员对档案安全管理的重视程度，使他们认识到安全隐患对档案管理信息化建设的阻碍性，对于相关纸质档案必须要进行妥善管理，降低重要资源被泄露或者是窃取等问题的发生，确保数据信息的安全性与稳定性。同时我们也要引进一些安全硬件设施，这样做的目的也是为了防止黑客入侵，窃取重要的资料，进一步发挥安全硬件的作用和价值。除此之外，事业单位管理人员还应当建立一个档案信息管理保密制度，要求各级人员严格遵循制度中的内容，确保保密制度能够贯穿于每一个档案管理工作环节中，只有这样才能够推动档案管理信息化建设有效展开，如此一来，得以实现提高信息化建设水平的目标。

（四）加强档案管理基础设施建设

为进一步推动档案管理信息化建设工作展开，事业单位还应当加强档案管理基础设施建设，要加大信息化建设中软硬件的投入力度，只有资金投入充足，才能够确保信息化设备和技术得到完善，这也是实现档案管理信息化建设目标的关键[4]。为此应将传统档案管理方式进行优化和调整，善于运用现代化高新科技代替传统人工档案管理模式。比如，可以运用电子设备来代替人工管理方式，这不仅可以提高整体档案管理工作的质量，还可以提高数据信息的安全性，可以说，这对档案管理信息化建设非常重要。其次，事业单位还应当加大平台推广模式的建设，让更多的信息需求者受益，这也是一种提高知名度的一种方式，最终，促进我国事业单位在可持续发展道路上走得更远且更好。

三、结语

综上所述，现如今是信息化飞速发展的时代，只有认识到信息化建设的重要性，才能够健康、稳固发展，所以，事业单位要想提高档案管理信息化建设水平，必须要加强档案管理人员培训并提高信息化建设意识，同时也要加强数据安全管理和基础设施建设，这样才能够让信息化融入整个档案管理工作中来，确保档案管理工作得以朝着多元化方向快速发展，以及提高事业单位综合市场竞争力和经济利润。