浅析提升人力资源档案管理工作的策略

王鹏 秦皇岛市专业技术资格考试处

一、人力资源档案管理的人才挖掘工作

（一）人才挖掘工作的内容

人力资源档案管理工作可对各类信息资源进行统一管理，要在日常管理工作中善于发现人才、利用人才，充分激发出人才的潜力，在对企事业单位的发展做出重大贡献的同时，还可以实现自我价值的最大化。人力资源档案管理的工作重点在于大范围的挖掘人才，并采取合理的策略，使其能够在自己擅长的领域体现出独特优势，从而做出一番事业。当前的人力资源管理工作，应将工作重心转移到如何有效激发人才的自身优势之中，将此优势的价值发挥到最大。上述因素可称为人力资源中的隐形优势，只有切实利用好此类因素，才能使人力资源管理工作上升到新的水平，档案管理更加科学化。

（二）人力挖掘工作的分类管理

人力资源管理的对象为企事业单位的各类人才，管理人员应认清各人才的特长所在，要对显现出的人才优势进行深入挖掘，还应广泛开展人才筛选，使企事业及个人均能实现各自的目标。在人力资源档案管理中，人力挖掘已成为管理中极为重要的一环。要依据人才的特点，使其自身优势得以发挥。人力资源管理部门还要依据人才的特征及能力等因素，按照分类管理的方法，促进人力资源档案管理更为科学有效。这主要包括了学术研究能力、职称、学历等相关因素，只有实行分类化的管理，才能切实提升人才管理的效率。

二、人力资源档案的信息化管理

（一）人力资源档案的载体管理

随着信息化时代的到来，大数据技术已广泛应用于社会生产生活中，为各领域带来了全新的发展动力。在人力资源档案工作中，应积极引入大数据技术，能够在众多的信息中遴选出最具应用价值的资料，从而有效提升人力资源档案管理的效率。大数据技术还能够保障数据的安全性，加快数据处理的速度，提高数据处理的准确度，将档案管理服务提升到新的高度。在开展人力资源档案管理时，应将档案的载体类型多元化，避免选择传统的纸质形式。当前较为常用的载体类型主要有多媒体档案、录像档案、档案数据库、三维虚拟账号等。还要选择最为先进的管理理念，将信息技术充分融入档案管理的过程中。

（二）人力资源档案的数字化管理

在传统的人力资源档案管理工作中，往往采用了大量的办公纸张，使得管理人员的工作效率明显下降，并且在后续资料查阅方面产生了一定的困扰。另外，由于办公纸张数量巨大，会严重侵占档案存储空间，不利于整体维护及调档。随着人力资源档案数字化管理技术的日益成熟，使相关的资金及人员投入大幅降低，节省了管理成本。还可以依据人力资源档案工作实际，采用复制的方式满足调档人员的需求。要建立起档案数据的检索功能，增加利用效率。当前在人力资源档案的数字化管理工作中，应加大对数字化技术的应用力度，将传统的纸质档案，采取电子扫描的方式将其转换为文档形式，摒弃传统的管理模式。

（三）人力资源档案信息化管理的安全保密工作

在人力资源档案管理工作中，已普遍引进了信息技术作为管理及服务的快捷手段。此种模式在带来便利性的同时，同样为档案管理工作造成了一定的安全隐患。管理人员要在日常工作中重视对计算机的加密处理，提升关键数据资料的权限。对电子档案进行线下备份，在确定用户数据的完整性及正确性后方可进入到后续工作。在此项工作中，要避免出现用户资料被窃取，从源头做好信息的保密工作。要保障信息系统的安全性，提升保密级别。还应认识到纸质档案的作用，使其能够成为一项有益的补充。

三、人力资源档案的服务管理

（一）档案资料的共享与传输

在人力资源档案管理工作中，档案资料的查阅是一项日常工作。要按照用户实际需要采取最为便捷有效的传输形式。随着信息技术的快速发展，档案管理工作发生了极为显著的改变。现今可通过同步网盘传输、聊天软件、邮箱、在线文档等等形式进行资料的传输，这些网络时代所特有的技术深刻影响了人力资源档案管理工作的开展形式。人力资源档案管理部门应积极采用多种形式，提升档案数据的利用率。要充分利用信息技术所带来的便利性，将档案数据采取线上管理的模式，实现更为高效的服务。为进一步提升档案管理的效率，为用户提供全方位的档案管理服务，人力资源档案管理部门要加大互联网技术的应用力度，促进档案管理的多元化发展，使用户能够通过线上检索、查询、复制等功能，即可达到相应的目的。要使档案信息实现全方位的共享，如半开放共享、全开放共享等。

（二）提供全天候的人力资源档案管理服务

随着社会经济的发展，人们对档案服务的需求越来越多，要求相关部门及人员做好日常管理工作，通过采取互联网的方式，充分满足用户的各项档案需求，加大管理服务的范畴，提升用户的使用体验，使用户能够在互联网的支持下，实现随时随地的档案共享服务，从细节入手，将此项工作进行深入优化。

四、结语

人力资源档案管理工作关系到劳动者的切身利益，应严格落实此项工作，使其能够充分满足人们的需求。要加大人才的挖掘力度，通过明确人才挖掘的重要性，做好后续的相关工作。人力资源档案要进行信息化管理，要广泛提升档案管理服务质量，使其能够切实满足人们的需求。本文对人力资源档案管理工作的三个重要方面出发，对此制定出了相应的解决措施，要对传统模式下的档案管理进行深入改革，制定出合理化的策略，使其能够为推动人力资源档案管理工作提供一定的参考。