探析电力建设项目档案管理工作路径

2020-01-18吴全蓓国网重庆市电力公司

环球市场 2020年22期

吴全蓓国网重庆市电力公司

在电力项目建设中，档案管理工作是对每一建设环节及工程项目施工进行详细的记录，具体是指电力建设项目议案、项目决策、工程施工以及工程竣工全过程中所涉及的各种信息资料进行归纳存储，比如项目建设的影像材料、数据信息、文档、文件、图纸与图表等等。对于电力项目建设来说，高效率、高质量的档案管理有利于促进相关工程的有序发展，以此优化电力工程项目的建设成果。

一、电力建设项目档案

相对于其他档案管理工作，电力建设项目档案管理具有一定的技术性，只有保证相关档案资料的完整性与准确性，才能顺利推进电力建设项目。档案管理工作贯穿于电力项目建设的始终，具体包括工程勘探、工程招标，项目设计以及施工、竣工过程中所设计的各种数据信息资料[1]。新时期，随着电力建设项目的不断完善，档案管理已经纳入电力工程项目质量管理体系中，档案管理效率直接关系到施工安全、应用保障及项目质量监督等方方面面，因此电力企业必须对加强档案管理工的重视。在电力建设项目档案管理中，档案管理人员需要掌握档案资料管理核心，依据相关要求做好档案信息资料分类、整理、归纳与存储，保证数据、信息及文件齐全。以提升电力建设项目档案管理水平。

二、电力建设项目档案管理工作过程

（一）电力建设项目施工前期的档案资料管理

在电力建设项目施工前期所涉及的档案信息资料包括，工程项目评估报告、项目审批材料、工程项目计划书、设计资料、项目建议书、招标文件以及一系列的项目管理性文件资料。这些文件大都以图文、纸质文件等形式存在，需要专门的档案管理人员负责收发与存储，以免档案信息丢失[2]。

（二）电力建设项目施工过程中的档案资料管理

电力建设项目现场施工，需要多部门通力合作以顺利推进项目，比如项目设计部门、工程监理单位及施工单位等等，因而在项目施工过程中会涉及多种多样的信息资料与工程材料。对于电力建设项目施工过程中的档案资料管理工作来说，庞大的工作量，档案管理人员可能无法有效掌控，这就需要相关档案管理人员认负责地对待档案管理工作，做好各类信息资料、文件材料的分类、归档与存储工作，以保证档案资料的完整性与可靠性。

（三）电力建设项目竣工后的档案资料管理

电力建设项目竣工后的档案资料包括到电力项目竣工图纸、工程质量审核评定材料、施工现场映像材料，以及各机构部门给出的工程竣工验收报告等，需要档案管理人员做好存储工作，以便与电力项目建设实际作对照，及时发现问题，做出优化调整[3]。

三、优化电力建设项目档案管理工作的有效路径

（一）关注档案质量

在电力项目建设中，提升档案管理工作水准，相关负责人与档案管理人员必须重视档案管理质量。一方面，提升档案管理工作的科学性，规范档案管流程，建立一整套档案质量管理体系，档案管理人员需严格按照档案资料管理要求及步骤，做好信息资料、文件材料收集、整理与归纳工作在，以保证档案资料管理的质量。另一方面，加强档案管理检验，定期下发检验通知书，推进档案资料管理检验工作，并根据检验结果编写书面报告。与此同时，对于违规操作、不按照档案管理要求执行档案管理工作的人员，或是因人为失误造成相关文件资料丢失的行为，予以一定的惩处，在优化电力建设项目档案管理质量的基础上，有效强化档案管理人员的质量管理意识。

（二）建立完善的档案管理制度

在电力建设项目档案管理中，优化档案管理工作，规范档案管理过程，需要建立完善的档案管理制度，以保证相关档案信息与文件材料的完整性与准确性。比如在电力项目现场开工与竣工阶段，召开项目协调会，让相关档案管理人员参与其中，以便其深入了解项目施工进度，并做好档案管理工作。制定设备开箱制度，并要求档案管理人员严格执行，一旦发现设备材料丢失的情况，应立即联系设备供应商或是厂家补充相应的设备出厂信息资料，以保证档案信息的湾站可靠。此外，需要制定施工现场档案规范管理制度，对于项目施工环节及电力设备设施安全中的记录、数据信息及报告等进行想尽记录，并通过相关工程监理、工程施工及项目建设单位的审核检查，在此基础上，进行归档存储，以保证电力建设档案信息资料的完整性与准确性。

（三）加强相关档案资料收集与归纳

在电力工程项目建设中，保证档案管理工作效率与质量，需要档案管理人员做好基础性工作，比如档案信息资料以及文件材料的分类、收集与整理归纳等。从店里建设项目设立到施工及工程项目完工的整个过程中，相关档案管理人员需要对所涉及的每一类工程图纸、项目文件、影像材料、图表数据进行收集与归纳。相关档案管理人员可运用信息技术，监理档案信息资料管理数据库，将纸质文档及相关项目资料扫描传输至数据库，以便更好地管理。与此同时，做好纸质资料及项目文件收集与存储管理，以保证档案信息的完整度。除此之外，还需做好档案资料验收核查工作，对于电力建设项目的一些审核文件、重要合同协议及检测报告等，做好社审核查验工作。对于现场施工录音、录像等比较难以收集的档案资料，相关档案管理人员需要提前做好应对处理，以保证档案管理工作效率。