信息化背景下高校档案的服务策略

(黑河学院 档案信息中心，黑龙江 黑河 164300)

在信息化发展背景下，高校一定要做好档案服务工作，不断提升服务的质量和工作效率，只有这样才能更好地提升高校发展的速度。以此为基础，相关的工作人员要在思想上对档案服务有足够关注，保证其内在价值和效用可以更好地在行业发展过程中发挥作用，为后期的发展打好基础。

一、当前高校在档案服务过程中暴露的问题

1.不具备较为有效的信息服务评价体系

鉴于在高校发展过程中档案服务的效用不断提升，这对其管理水平需求也在慢慢提升。为了更好地保障档案服务的水平，我国众多高校继续构建更加科学合理的信息服务评价体系，进而更好地提升高校档案服务质量。可是，结合当前实际发展状况来看：第一点，有一些高校并没有在思想上认清信息服务评价体系的价值意义，缺乏足够有效的信息服务评价体系，如果档案信息服务的指标不够科学合理，最终不能发挥其应有的价值意义。第二点，信息服务评价制度没有得到有效落实，导致信息服务评价体系过于形式化，而不具备实际效果。

2.档案管理相关人员的综合素质有待提升

在我国档案管理过程中，为了更好地应用信息技术，这对当前的工作人员提出更高要求，需要其具备更加深厚的专业知识。信息技术的有效使用，档案管理工作会在资料查阅和资料复印过程中耗费很多时间，而且相关的工作者要具备更加专业的信息技术知识，可以更好地使用多种信息软件。因此，这对高校档案管理工作者提出了更高要求，需要他们具备较为全面的知识和素养。结合实际状况来看，我国很多高校在档案管理过程中存在人才缺失，不能很好地满足当前高校档案服务的众多要求。

3.档案服务途径和方式比较单调

目前，高校档案管理工作具备更加强大的实效特点，可是档案服务的路径和方式都比较单调，这对档案管理工作的进一步发展造成不良影响。我国高校档案管理工作虽然发展的时间比较久远，但受多种客观因素干扰，并不能很好地将档案管理工作的实效价值彻底发挥[1]。随着网络信息技术的快速发展，我国传统档案管理模式越来越不能适应新时代的发展进步，而且也不能紧随时代的发展脚步进行在线服务等。师生对于档案服务的要求和需求也更加个性化，所以，缺失了高校服务特色的档案服务和社会需求的矛盾日益突出，这也成为信息化时代发展背景下高校档案管理比较凸显的问题。服务范围较为狭隘，我国很多档案服务工作的范围大都是校园内部，服务的对象仅仅是老师和学生，这对于档案服务的发展而言也是一个约束，不利于提升高校档案服务的整体水平[2]。

二、在信息化发展背景下构建新型高校档案服务体系

1.改变服务思想，创新升级服务形式

第一，要提升主动服务的思想水平。鉴于存在较多的影响因素，使得我国很多高校档案管理工作人员在思想上缺失足够的主动服务思想，大多数都是采取被动式的服务思想，这样不利于将档案管理的价值彻底发挥出来，而且也会降低档案信息的真实可靠性。所以，在新的信息化时代发展背景之下，高校的首要任务就是要积极转变档案管理工作者的服务思想意识，使其发挥主观能动性，更好地服务，进而才能提升高校档案管理工作的质量。第二，保证服务的双向。作为高校档案管理部门，主要的职责就是为教学、学籍管理、科研等方面进行服务。可是随着时代的不断发展和进步，这对高校的档案管理部门提出了更多的要求，还需要对自己的职能和服务等进行不断的提升，要为高校的学习、教学等提供有效的保证。除此之外，高校档案管理部门在不断服务高校的过程中，还需要积极转变目标，致力于社会发展，更好地让高校档案在社会中得到开发，为大众提供安全的信息服务。第三，对服务方式进行不断的优化升级。以网络技术和信息技术为核心的现代化的技术具备高效的信息传输特点，而且反应的速度比较快。在高校档案管理工作中一定要有效应用这些技术，这样才能更好地为需要服务的人们提供可靠的技术支持，不断提升服务的水平。以此为基础，高校内部的档案管理部门一定要采取更加先进的服务模式，更好地提升服务的整体水平[3]。

2.保证信息服务评价体系的完善

进一步健全和完善高校档案信息评价体系，可以更好地保证档案服务的整体质量和水平。在新的发展环境之下，外国的很多学校都对其管理体系进行了完善。所以，我国高校也要积极借鉴外国的成功经验，更好地构建起较为健全和完善的服务体系。落实到具体来看：第一，要在思想上进一步深化认知，更好地理解和掌握服务评价体系的价值，更好地对信息服务体系和评价机制等进行完善。第二，更加全面地选择信息服务评价的多项指标，可以从服务程序、标准、制度、措施等方面入手。第三，要对信息服务评价制度进行有效的构建，相关的单位要加大考察力度，保证制度的有效落实。

3.不断提升档案管理工作人员的整体素养

为了更好地提升档案管理工作人员的综合素质，可以从以下几方面入手：第一，做好高校档案管理者的工作培训，随着时代的不断进步和发展，知识转变的速度也在进一步加快，有很多新型技术涌现。为了进一步提升档案管理的水平，相关管理者要不断提升自我综合素质。要求高校相关部门做好相关的从业人员的后续教育培训，借助定期的活动开展，进一步提升档案管理工作者的管理技术，确保其具备更加专业的技能之外，还需要熟练操作多项信息技术等[4]。第二，要对档案管理内部人员结构体系进行优化。确保从业人员对档案管理工作有足够的兴趣，而且也要将其年龄控制在一个合理的范围之内，进而不断的优化人才内部体系结构，更好地为师生提供高水平的档案服务，为档案信息服务的发展保驾护航。

三、针对学生需要，提供新型的高校档案服务

1.提高档案服务的主动性，提供便捷服务

在目前高校档案服务过程中，主动性相对来说依旧是较为缺乏的。虽然将主动进行服务的口号挂在嘴边，但在实际工作中，缺乏应有的主动性和系统性。这样一来，高校只能进行被动型的服务，将会导致学生档案信息准备得不够充分、不够系统，使得档案管理的效率大大降低。提高档案服务的主动性，能够有效提高档案服务工作的效率，为高校、为学生提供更加便捷的服务。高校档案部门在档案服务流程、档案服务管理等方面需要进行合时宜的设计，提高档案服务的效率及质量。高校档案服务部门应提高工作人员的各项素质，改变工作人员的工作心理，积极利用各项资源、各项技术为高校、为师生提供合理积极的服务。这样，高校档案服务部门的档案工作能够高效有序地进行，档案服务的质量也能得到有效提升，档案工作人员也能拥有更加广阔的发展空间。

2.提高服务手段现代化程度，加快服务工作效率

在信息化时代，利用现代技术进行档案管理及服务工作，顺应时代发展潮流的同时也顺应人们对于便捷办公的需求。在网络化成为时代潮流时，如果仍旧一味地全部选择古板的纸质材料存档，那么工作量将会大大增加，工作效率相应会降低许多。网络化代表档案信息服务的与时俱进，不仅能提高档案工作人员的工作效率，还能够提高档案服务部门的社会声誉，能够大大提升档案部门在人们心中的印象分。就目前来说，档案部门工作思维的闭塞性压制了档案信息部门网络化发展的速度。想要提高网络化发展速度，档案信息部门需要与相关部门进行合作，逐步完成工作方式方法的变革，转变档案服务工作人员的思维方式，提高工作人员利用各项现代技术的能力。顺应时代发展的潮流，促进档案服务工作网络化发展，能有效针对学生的需求进行档案服务管理工作，工作效率能够得到大幅度提升。

3.根据学生需要，明确服务重点

在档案服务工作中，需要明确服务的重点，针对学生的需要，进行有针对性的高效的服务。近几年来，个性化的服务模式得到档案服务部门的关注，针对不同需求的学生开展不同的服务，能够有效提高档案服务工作的效率及质量。高校档案的个性化服务，重点在于高校的人才培养及科学研究。针对学生需要，提供有效的高校档案服务，为学生提供便捷的信息查询，方便学生的同时也方便高校及档案服务部门的工作人员。高校的信息档案服务部门应做好学生档案的检索服务工作，为学生建立毕业生就业信息档案，为用人单位提供学生的学历证明等信息，为学校不同工作人员建立分类数据库，方便数据、资料、信息的各项检索，提高档案服务工作的效率。明确档案服务工作的重点，有助于档案服务工作者向学生提供有针对性的服务。明确工作重点之后，以工作重点为基础，可以构建合理的档案信息服务体系，因此，明确档案服务工作重点，是档案信息服务部门开展个性化服务的基石。

随着社会的不断进步和发展，过去较为传统的档案管理模式已经很难再适应新时代的发展需求，为了更好地保障高校的科学发展，相关工作单位一定要转变服务思想，采取更加科学有效的管理方式，不断提升高校档案服务水平，进而更好地保证高校档案管理工作的可持续发展。