事业单位档案管理的现代化和电子化研究

2020-01-18徐庆辉山东省枣庄市职工服务中心

环球市场 2020年36期

徐庆辉山东省枣庄市职工服务中心

一、事业单位实现档案现代化和电子化管理的必要性

信息时代的出现，给很多方面的工作带来巨大的变化。对于档案管理来说，出现的变化主要是档案资料收集途径增加、档案载体增多，档案保存手段丰富，档案利用途径增加等。据此，事业单位作为档案资料十分丰富复杂的单位，实现档案的现代化和电子化管理十分必要。这有助于提升管理效率，推动档案资料的利用和开发。在新的时代背景下，档案管理实现数字化转变，对事业单位也是如此，新时代的到来，给档案工作提出数字化要求，需要实现现代化和电子化发展才能适应这种要求，满足新时期的要求。利用信息技术进行事业单位的档案管理，进行数据资料的收集、传输、整理和分析都十分便利，不仅可以提升信息的保存效率，还可以降低丢失可能，对档案资料的利用和挖掘也比较有利。另外，档案资源是事业单位运营活动开展的重要参考资料，也是衡量单位运营情况的主要指标之一。对于事业单位来说，开展的业务工作十分关键，而且需要各个部门之间的通力协作，各司其职，有秩序地进行工作。而科学的档案管理工作是实现这个目标的关键和基础。所以需要实现现代化和电子化管理。

二、当前事业单位档案管理中存在的弊端

（一）档案管理改革机制存在问题

目前，许多事业单位都在就现存的档案管理信息化管理中存在的不足进行改革，通过对问题进行分析，摸索出一套改革的档案。但是就档案管理机制来讲，目前的档案管理机制还存在一定的弊端。比如，没有对档案管理人员进行全面培训，这导致工作效率迟迟得不到提高。

（二）管理效率不高

事业单位不断发展，业务内容越来越广泛，业务事项出现很大的变革，再加上简政放权等政策的提出和落实，使得整体的机构组织和业务内容出现很大变化，这意味着单位发展需要纳入档案管理的内容也越来越多，需要进行创新和改变。档案分类、档案载体都出现很大变化，这些都给档案管理增加了难度。工作缺乏严格的制度进行约束，导致档案资料的保密性受到一定影响，同时电子档案的信息安全性也受到很大的威胁，很容易造成信息的泄露问题。同时也不注意对电子档案资料的存储，导致一旦计算机出现故障问题，档案资料没有及时保存，就带来档案信息丢失的问题，严重影响档案管理工作的开展。

（三）缺乏专业的管理人才

专业化人才是提升档案管理能力，实现事业单位档案管理信息化建设的关键。但是从当前事业单位的档案管理现状分析来看，信息化人才整体处于匮乏状态。究其主要原因，有如下几点：首先，事业单位自身的人才招聘过程受到限制，在现有编制名额与内部人员的基础上，难以增加事业编制，无法培养各类信息化建设人才；其次，当前大部分事业单位以纸质档案管理工作为主，档案管理人员的信息化能力和整体水平偏低，虽然事业单位自身能够相应提出改革和创新的观点，但是工作人员的能力不高，阻碍了事业单位档案管理工作的开展。

三、事业单位实现档案管理的现代化和电子化的有效途径

（一）完善档案管理信息化建设的规划

为了使信息化档案管理在实施过程中有明确的方向和依据，就要在事业单位档案管理过程中明确档案信息化建设的规划。首先要对事业单位发展的特点和实际情况进行仔细的研究和分析，然后规划信息化发展的基本需求，之后再对档案管理的工作进行完善。同时，档案管理部门之间也要进行及时沟通以及相互配合，使档案管理的工作更加灵活，并扩大档案管理工作的范围，进一步推动档案管理的信息化建设。

（二）加强信息化基础设施建设

事业单位进行档案现代化和电子化管理，还要有基础设施建设的支持，需要有较高的建设水平，提供设备支撑。一方面，要加强信息化基础设施建设，事业单位要配备计算机、网络，控制好储存环境，做好温度、湿度、通风的控制。借助大数据技术等建立档案信息化平台，配备数据库，收集全面的档案信息，保证档案管理的独立性。引进专业软件和设施，进行档案资料的电子化转变、录入、保存，提高检索效率。借助先进软件落实档案资料的动态更新，随时可以查阅到最新的资料，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，事业单位要完善数据库建设，科学进行档案资料的录入、分类、目录建设、整理，建立科学的查询系统。借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分进行利用。

（三）拓展档案管理服务能力

服务是档案管理工作的本质，所以在信息化建设过程中提高档案管理服务能力是比较重要的工作内容。在引入信息化系统之前，档案管理主要的服务功能是对信息进行查阅、检索等，而在信息化系统引入之后档案管理的服务功能变得更加多元化，不仅能快速地查阅、检索相关数据或者是信息，还能对数据或者是信息进行有针对性地筛选、总结以及对比，这会让使用者获得更好的使用感受。以往的档案管理服务内容大多单一与被动，而信息化档案管理系统能够改善这一局面，从被动变为主动，还可以对服务内容进行拓展，这也为使用者节省了大量的时间和精力。