文书档案管理信息化探析

2020-01-18陶立河北省水利水电勘测设计研究院

环球市场 2020年21期

陶立河北省水利水电勘测设计研究院

在文书档案的管理工作中，因众多的文档类型，使得管理工作更加复杂，甚至稍有疏忽，文档混淆的现象就会出现。文书档案具有较强的机密性，在保存的过程中一定要采取科学的管理手段。随着信息技术的高速发展，传统档案管理过程中的问题得到了有效的完善，既使得管理效率得到了提升，还减轻了档案管理人员的工作总量。因此，深化文书档案管理的信息化建设工作，努力地革新管理模式，有助于单位档案管理质量的提升。

一、传统文书档案管理的诸多问题

（一）时效性

纸质档案是传统文书档案的重要组成，档案查询需要花费大量的时间，尤其针对外地工作的人员而言，一旦发生紧急情况，传统档案管理的弊端被充分地显现出来，降低了整体的工作效率。此外，纸质档案通常只有一份，给借阅带来了一定的阻力，降低了档案的时效性[1]。

（二）安全性

保管问题始终是纸质档案所面临的重要问题，资料在长期保存，或者搬运过程中都可能出现这样那样的问题，也经常出现档案原件受损的现象，一旦珍贵的原件资料受损，会影响到工作的正常运转。

（三）复杂性

在传统的文书借阅管理中，首先要对借阅人的信息进行登记，然后再去寻找所需要借阅的文件资料，整个过程较为复杂。同时，在借阅的过程中，也给文档的安全带来了威胁。当借阅人在归还文档时，审核部门还要加强对文档的查阅，在核实无误后完成归档。整个借阅过程不仅增加了文档管理人员的工作量，同时也给借阅人带来了诸多不便。

（四）存储问题

在纸质文档的保存过程中，必然要面临存储空间与时间问题，随着文档数量的不断增加，所需要的空间也越来越大。同时，纸质文档储存条件较为苛刻，对外界环境有着较高的要求。因此，在纸质档案的存储过程中，既消耗了物力，又增加了人力，还会导致单位档案管理成本增加。

二、文档管理进行信息化建设的重要性

（一）提高档案的管理效率

在文书档案管理活动中，信息化的渗透极大程度地提高了档案管理效率。当借阅人员查阅档案时，可以充分发挥档案管理平台的作用，进而实现了档案的自行查阅。相比传统的查阅方式，不仅降低了档案管理人员的工作压力，还能实现档案资料的轻松备份，无形中提高了档案管理的工作效率。

（二）缩短档案的查阅时间

文书档案的信息化管理，可以缩短档案的查阅时间，提高借阅速率。借阅者可以直接检索资料名字，实现了对非机密性文件的查阅，实现了对传统档案管理活动的优化，提高了搜寻效率。同时，模糊检索是文书档案信息化建设的一大特色功能，一旦借阅人忘记了要查阅文件的名称，可以利用该模板进行关键词查找，使得文档的查阅更具智能化。

（三）保证档案的安全性

在企业单位的众多档案中，会有很多机密性文档，而借阅者通常只用到了文档的某一指定部分。而整体档案借阅可能会带来机密泄露的安全隐患，而档案管理信息化后，借阅人员可以对文档内容进行针对性查阅，间接的提高了文书档案的安全性[2]。

三、提高文书档案管理的信息化建设的有效措施

（一）加大资金投入

文书档案管理部门要提高对信息化建设的认知，将信息化技术充分地融入档案管理工作中，加强对文书档案信息资源的整合力度，不仅便于借阅者的查询，还实现了领导对单位发展趋势的深度了解。例如，深入了解单位多个单位年度的收支情况，可以对单位未来的发展趋势进行合理的预测，提高了对单位发展形势的评估准确度，为发展战略的制定提供理论保障。而加大资金投入会使档案管理的信息化程度得到完善，更是档案管理改革的内容选项。

（二）完善权限管理

在文书档案管理的信息化建设活动中，完善权限管理是建设的重点内容，数据库查询以及系统管理权限只能掌握在管理人员手中，而借阅人只具备简单的阅读权限，具有系统管理和查询数据库的权力，不能对数据库进行访问。如此一来，不仅能降低档案管理人员的工作量，还能便于借阅，同时还强化了文书档案的机密性。

（三）增加检索模块

检索模块的增加，极大程度地提高了借阅者的查阅效率，检索模块可以简单的分为两个方面，分别是模糊查找与精确检索。在借阅人清楚文档名称时，可以利用精确检索的方式快速地发现档案资料，提高了借阅效率；当借阅人忘记文档名称时，还可以利用模糊查找的方式，快速的锁定需要查找文档的范围，有效地革新了传统的查找模式。

（四）提高管理人员综合素养

在提高管理人员综合素养方面可以从两个方面入手，分别是专业能力素养与基本道德素养。工作人员的工作人力与文书档案管理的整体质量有着密切的关系，尤其在文章内容较多、范围较广、知识结构较复杂的时候，管理人员的专业能力与工作经验就显得格外重要，也只能提高管理人员的专业能力素养，才能提高文书档案管理的有效性；完备的专业能力素养有助于工作效率的提升，而管理人员的基本道德素养则文书档案管理工作的健康发展起到了决定性的作用。机密文件不向外泄露是档案管理人员的基本素养，一旦发生机密文献外泄事件，会对单位的发展产生了消极的影响。所以，要加强对工作人员思想道德的教育与培训工作，使档案管理工作为单位的发展提供帮助[3]。