新时期事业单位人事档案管理创新方法

康子瑜 甘肃省地矿局第一地质矿产勘查院

新时期下，因受传统管理理念的影响，使得事业单位人事档案管理存在的问题逐渐显露出来，事业单位有必要加大对这些问题的汇总和研究力度，结合新时期发展需求，做好创新管理工作，发挥出人事档案管理在事业单位运营中的作用。

一、事业单位人事档案管理的重要意义

一是调整人力资源结构，挖掘个人潜能。人力资源是企事业单位工作开展的重要保障。在事业单位内，做好人事档案管理作业，可为人力资源管理提供更多助力，通过对档案信息的分析，对员工日常表现的研究，全面了解员工个体能力，从而挖掘其潜能，为事业单位运营和发展献计献策。同时人事档案管理也可调整人力资源结构，调动员工工作积极性。

二是科学评估个体能力。个体在工作中的表现及获得的荣誉均会记录在人事档案中，根据对人事档案资料的了解，参照事业单位现有的评价机制，可对个体员工的表现、能力有一个大致预估，再通过对人员日常工作行为的动态化监管，了解其实际能力，从而将其安排到合适的岗位中，贡献自己的力量。

三是优化档案资料管理水平，落实规范化管理要求。事业单位人事档案管理工作的开展，可完善管理体系及制度要求，保证相关信息资料的完整性，为后续人员配置及工作调整提供可靠的资料支持。

二、事业单位人事档案管理现状

（一）管理意识薄弱

在对事业单位人事档案管理分析时发现，其中存在着管理制度不合理，漏洞多，管理理念老旧，管理工作落实不到位等问题，而这些问题的产生与单位管理意识薄弱有直接关系。由于单位管理意识的薄弱，对人事档案管理工作的重视度自然降低，专业人才储备不足，工作人员压力较大，存在的失误或错漏增多。另外，由于管理意识缺失，人员对自身约束力不高，即使发现问题，也懒于解决和处理，直到问题堆积严重，才开始解决，为事业单位带来较大损失。

（二）管理制度不健全

事业单位人事档案管理制度是在传统管理理念基础上编制的，不能与时代接轨，档案管理制度中存在较多疏漏，难以满足规范化管理要求。另外，事业单位人事档案管理制度的随意性较大，资料收集不全面，流程规划不严谨，在工作开展中，经常存在越级处理或不上报等问题，档案资料利用率不高，不利于事业单位人力资源管理工作的开展。

（三）信息化水平较差

在人事档案管理中，信息化技术止步不前，虽然事业单位按照要求配备了完善的计算机等办公设备，但管理人员对信息技术掌握不够，相关软硬件操作不规范，再加上思维固化等因素的影响，使得信息设备应用率较低，最多是进行档案的录入和电子存管，起不到任何作用。而原有纸质档案数量过多，档案内容信息太多，档案电子转化速度较慢，不同区域人事档案管理系统仍未联网，这些问题都降低了人事档案资源的共享性与完整性。

三、事业单位人事档案管理的创新方法

从上可以看出，事业单位人事档案管理中仍存在诸多不足。基于此，应结合新时期发展的具体要求，对事业单位人事档案管理实行创新和变革，以期优化人事档案管理水平，增大档案资料利用率，为事业单位发展贡献力量。

（一）重视责任划分，保证材料收集完整性

完善事业单位人事档案管理的首要工作就是保证人事档案资料收集的完整性、准确性。为此，事业单位人事档案管理人员应加大对人事档案管理的重视力度，了解管理中存在的问题，有针对性的开展档案管理作业。一方面工作人员要做好档案检查工作，了解档案中丢失的信息资料，并要求相关人员尽快补齐，如果不能出具相关资料，则要与原单位取得联系，获取相关资料，补齐档案信息内容。

再者，合理划分工作职能，注重档案资料回收及后续处理的及时性、有效性。事业单位人事档案管理本就是较为复杂的工作项目，需要工作人员的通力协作方能实现，所以有必要根据岗位要求合理划分工作权限及任务，按照规定要求开展各项作业，发挥出档案管理的最大作用。另外，丰富档案信息内容。在人事档案资料中，除了记录员工基本资料外，还需将员工的培训经历、绩效考核成绩、薪酬变化情况、取得的功绩和荣誉等记录在内，丰富档案信息内容，便于事业单位更全面的了解人员能力。

（二）管理制度的创新和优化

随着事业单位深化改革的落实，人事档案管理也应该向着科学化、规范化及标准化的方向迈进。档案管理制度作为推动人事档案管理创新发展的基础，也需要进行不断地优化和完善，以更好地发挥人事档案在人资管理中的作用，为事业单位提供充足的人力供应。管理制度的创新和优化，首先需要管理人员不断展开学习和进修，掌握新的管理理念和技能，结合事业单位发展目标，对管理制度予以创新优化。如建立兼职人事档案联系员制度。在档案收集对象所属单位或部门中指定一名人员与人事档案管理人员构建联系，开展档案资料收集、汇总、移交等工作，改变传统档案资料收集模式，创新工作思路，从而加强档案数据收集的全面性、准确性。这样人事档案管理人员既能通过兼职人事档案联系员，及时将不符合归档要求的人事材料，有效地反馈出去，并要求整改，又能加强职工人事档案意识。

（三）优化管理系统，凸显其先进性

合理应用信息技术开展档案管理系统的构建，可提高信息化管理水平，加快档案资料数据的收集和处理，推动档案管理工作的有序开展。在纸质资料转换中，可利用拍照、扫描等方式，加快电子档案的生成速度，解决传统档案人工录入存在的各种问题，加强档案信息的准确性。同时还要加大安全系统研发力度，保证管理系统的稳定性，防止病毒、黑客的侵袭，避免资料外泄或损毁。

四、结语

综上所述，事业单位人事档案管理的创新需要从多方面、多角度展开细致分析和研究，从管理体系、管理制度、管理人员、材料收集入手，加强管理有效性，进而充分发挥出人事档案管理的功效，推动事业单位的可持续前行。