浅谈信息化助力内控执行力的提升

陈丽芸 中海油研究总院有限责任公司

一、目前国企内控存在的主要问题

随着国家《企业内部控制基本规范》《内部控制应用指引》等制度的颁布，大部分国企，尤其是央企，逐步建立健全了企业内控制度，内控监督和评价也日益严格。但是面对现代化企业管理精细化要求不断深入，国家监管力度不断加强的形势，国企内控管理仍然存在不足之处：

（一）制度贯彻不完全到位，集团操作不统一

由于央企规模较大，各分子公司由于地域管理方式和理解能力、工作习惯等诸多原因，导致内控制度细化和操作实施的宽严程度不完全相同，集团操作不统一。

（二）内控管理实时监控手段缺乏

日常业务管理存在制度执行力弱、回避责任、审核签字人与责任人不匹配或越权签字等现象，集团管控力越到底层越弱化，导致集团过程监控滞后，审计监察成本较高。

（三）预算管理精细化程度不够，控制环节相对滞后

预算支出明细内容划分比较粗犷，预算实时控制缺乏有效的统计手段，存在超预算支付的风险。预算执行分析滞后，执行过程超预算预警提示作用不能即时发挥。

二、信息化手段助力内控执行力提升

把管理要求和内控制度植入信息化系统当中，固化到信息化系统各环节，以便实现能按制度处理业务，帮助公司在制度执行过程中预防问题、发现问题、解决问题，实现制度执行的有效监控和刚性执行，解决上述内控管理中的问题。

（一）规范付款支持单据，提高内控执行力

按照付款业务性质分类，根据内控制度确定相应的付款支持单据，并以列表的形式在信息化系统中予以固化，实现付款所需支持资料统一规范，完全体现内控管理制度的要求和精华。经办人在申请付款时，比对系统提示要求，检查支持单据的齐全性、有效性、一致性。这不仅为集团对同一费用的管理要求达到一致，同时也为财务共享奠定基础。

（二）审批流程自动流转，审批权限刚性执行

将资金支付的权限管理分为资金审批和业务审批，根据业务性质将岗位职责与内控审核相匹配，形成不同的审批流程。只要选择正确的预算科目，信息化系统自动匹配相应的审批流程，利用内设在信息化系统中的公司组织机构设置，自动寻找下一步批准人（直接上级管理者），实现审批流程自动流转，无人工干预，未经审批不能进入下个环节，避免了不知找谁签字和随便找人签字的现象，从而实现内控审批流程的刚性执行。

（三）实时自动报备管理，强化集团管控

在流程设计中加入报备节点，使得所属公司按照规定的业务事项和限制额度通过系统实时自动报备集团。集团本部可以随时查看管理要求是否实现，若发现所属公司报备事项不符合内控管理要求，及时通知整改。集团内控管理得到有效管控和强化执行。

（四）过程提示快捷配置，满足动态管理需求

如何将不断完善的制度快速推广并固化到系统中？智能过程提示配置便捷，随时根据财经法规、内控制度、审批权限等的新要求更新修改，保证公司执行的管理制度和内控审批权限的要求完全一致和有效执行。更新的制度也可有效贯彻到每个岗位，使系统成为员工迅速熟悉制度的引导工具。

（五）预算科目树状分级，精细化与灵活性结合

首先明确预算的层级，信息化系统可以实现预算科目按照树状分级设计，可实现十级预算管理。前三级可以按照集团要求统一设置，后七级根据各公司精细管理要求，分解至管理末级。也可以根据每年预算管理的重点和角度不同分别分解控制预算，实现预算管理的精细化与灵活性相结合。

（六）预算执行数据自动更新，过程自动控制

信息化系统强制实现费用的刚性控制。信息化系统通过付款申请时的预算科目选择实现自动更新预算使用数据，当刚性控制预算完成至一定比例时（如80%），信息化系统设置自动预警，提醒责任人是否需要增加预算；如果预算余额不足则不能通过审批。

（七）标准化报表与定制报表结合，满足不同需求

根据管理需要，信息化系统实时生成不同维度的执行情况报表，可编制集团口径的经费执行情况统计表，管理费用、销售费用执行情况统计表及投资计划完成情况统计表，随时掌握各公司预算执行情况，比对预算完成情况，提高管理效率。同时根据各公司不同需要，提供预算执行情况基础总表，量身打造不同预算层级的实时数据要求。

（八）引入在途预算的概念，降低预算超支风险

付款申请自发起至审批结束期间使用的预算列为在途预算，在此期间该部分预算冻结。在途预算的实时统计和提醒为预算的刚性控制提供有力的手段，避免出现对于某一个预算科目同时申请多笔付款时预算超支的情况。

三、结语

在财务管理系统信息化的同时，要考虑到内控管理的种种需求，将内控要求固化到系统中，以信息化系统助力内控管理要求的刚性执行，避免人为规避内控流程的风险。