大数据理念下的采购管理创新

2020-01-18陈旭海中国对外贸易中心集团

环球市场 2020年14期

陈旭海中国对外贸易中心（集团）

在企业采购管理过程中，涉及诸多采购环节，这些环节会产生大量的数据内容。我们可以运用大数据技术的优势，高效、准确地采集和处理这些信息，结合其他相关的信息如生产过程信息、销售信息等，将这种类繁多的各类信息进行整合、分析，可有效提高企业采购管理水平，进而有效提高企业综合效益。

一、大数据理念下采购管理的相关概述

传统的人工方式下，采购管理数据的获取和综合分析都受到较大的限制，基本是表面化的静态数据，不仅会影响到采购数据的处理速度，同时也会降低采购数据的准确性、及时性和全面性。在现代企业采购管理中，为了更好地提升采购管理水平，有必要对采购数据进行深入挖掘，这就需要大数据技术进行辅助[1]。大数据技术依托于信息技术和计算机设备，能够满足大量数据的集中统一处理需要，为决策提供更有价值的参考依据。

二、大数据理念下采购管理的问题和不足

（一）大数据采购管理专业人才缺乏

在大数据背景下开展采购管理，采购工作人员不仅要具备扎实的采购管理知识和能力，也需要了解整个生产过程、销售使用情况等，同时还要掌握大数据技术的应用方式，这就对相关人员提出了更高的要求。在一般的采购管理中，采购工作人员虽然具有良好的采购管理知识，但往往没有经过专门的大数据应用培训，导致大数据技术无法有效落实于采购工作当中[2]。另外，由于很多企业不够重视专业人才的招揽，造成采购工作整体管理技术水平不高，人员培养时间长、难度大。

（二）大数据采购管理应用重视不够

传统的采购管理模式已经应用多年，大多数企业和采购工作人员在潜移默化中早形成了特有的管理习惯，对大数据这种新技术有着较大程度的忽视和排斥，认为不采用大数据的采购管理模式，也能够完成采购任务。没有意识到大数据技术的应用对企业长远发展的重要性[3]。在这种没有足够重视的情况下，采购管理工作难以发挥大数据的优势和价值[4]。在现代企业运营过程中，采购工作不仅涉及采购资金、采购人员、库存场地、运输检验、时间调配等，而且采购形式日益复杂、采购流程更加多变、采购时效要求更高，若采用大数据模式下的协调统一，可以减少各种不匹配、不协调、反应慢、效果差等问题，优化企业正常的采购、生产和销售秩序等，提升整个企业运转效率。

（三）大数据采购管理机制不健全

企业采购管理工作需要多部门协调合作才能够有效完成，如生产部门要提供生产计划数据，销售部门要提供销售情况，财务部门要提供相应的资金准备等，采购部门要根据生产计划来进行采购、根据销售情况进行前瞻性采购准备，还要监督物流，以及配合做好采购物资的检验、入库、报账等，这些环节所涉及的部门和人员较多[5]。现有的大多采购管理工作以人为运作核心，大数据管理机制不健全，在不同部门的相互协作过程中，无法将采购相关数据进行及时、有效的传递，容易造成采购管理混乱的情况，如采购资金没有及时到位、采购物质的型号、数量等与生产需求不符、采购物流时间滞后，进而导致生产停滞、库存增加、产销不匹配等问题，影响了企业正常经营。

（四）大数据采购管理制度不完善

有效执行大数据采购管理工作需要全面细致的制度作为指导，但实际的情况是大多制度还停留在传统采购管理模式上，结合大数据技术的制度不完善，很多管理细节的执行方面都存在较大的问题。制度不完善会造成一些具体的采购工作没有明确的执行规范和要求，每个采购工作人员的理解能力和管理能力都存在差异，在具体采购工作落实上，难免出现把握的角度不一致，完成的效果不一致、责任不清等问题。在当前的大数据技术应用于采购管理当中时，由于缺欠制度方面的保障，造成了大数据与采购管理工作相脱节，难以发挥大数据的优势。

三、大数据理念下采购管理创新的策略

（一）完善专业人才培养，提升采购人员素质

在采购管理中运用大数据技术，企业要重视专业化人才的培养。采购管理人员需要全面掌握大数据的应用技术，要了解企业中与采购相关的各个环节，还要将大数据与采购管理工作进行有效结合，这都与采购管理人员的专业素质密切相关。企业要认识到专业人才的重要性，从吸收和培养人才方面增加力度。在专业人才的引进方面，可以与大专院校建立长期的合作关系[6]，可以在社会上吸收更多的有一定应用经验的优秀人才。除此之外，企业还可以在内部选拔专业化的、能够胜任大数据模式下采购管理的人员，从而提高采购管理的整体水平。随着科学技术的进步，采用大数据技术的采购管理系统也在不断地完善，企业要为采购管理人员提供有效的岗位知识和技能培训。企业可以聘请专家到企业内进行培训、座谈等，将最新的大数据采购管理技术传递给相关工作人员，提升采购人员的技术素质；也可以与大数据采购管理做得比较好的企业进行交流，互相介绍经验，取长补短，提升采购管理水平。

（二）充分利用好大数据，加强采购管理应用

将大数据技术应用在采购管理过程中，需要注重发挥大数据的优势。大数据具有较强的数据整理分析处理特点，可以被采购管理流程实施所使用。在采购管理的每个环节，都可以利用大数据技术进行关联，使整个采购管理过程成为一个有机整体，实现目标统一、标准统一、数据统一的形态。企业为了更好地应用大数据技术，可以建立起以大数据技术为依托的采购管理平台。在平台上利用大数据系统，将企业内部所有部门进行衔接，如企业生产部门将详细的采购申请信息录入到大数据系统上，明确采购数量、采购型号、采购期限等内容，这些数据信息会通过大数据系统进行传递和共享[7]。采购管理部门，可以通过大数据平台的协助对生产部门提出的采购申请数据进行分解，将其转化为其他相关部门的工作数据。如将采购数量和型号等数据内容，与过往采购单价或采购部门从市场调研获取的单价进行结合，形成总的采购资金需求数据，系统平台将这一数据以及付款期限信息传递给财务部门，财务部门可以提前做好支付款项准备，采购部门也可以在大数据系统上追踪相应款项信息。采购部门可以及时地将采购物流信息录入到大数据系统内，帮助生产部门更好地规划生产计划。更进一步的，通过跟踪销售数据，通过充分利用大数据技术，可以预判生产需要，从而提前做好采购准备工作，可以有效地强化企业采购管理成效。

（三）建立健全管理机构，提升工作效率质量

企业采购工作的执行，只有在各部门充分配合的情况下，才能够更好地提高效率。企业在健全管理机构时，需要全面考虑到采购管理的实际情况和需求，在管理机构设置时，需要确定采购管理部门的总领性地位，其他部门应当给予有效配合。采购管理工作中，还要进行整个采购环节的监督控制，避免环节衔接不畅或者成本支付超额等。这种监督管理的落实，也可以依靠大数据技术实现。大数据技术在采集数据的过程当中，可以运用技术分析和对比等，得到相关的数据结论，采购管理人员可以通过大数据分析结论，快速找到采购过程中存在的问题，及时有效地进行解决，从而为采购管理工作提供全面保障。

（四）完善采购管理制度，创新采购管理手段

企业完善采购管理制度时，可在传统采购工作内容和流程的基础上，结合大数据技术在采购管理工作的运用，详细制定有关制度内容。可以从多个方面兼顾完善，比如数据采集方面，规定哪些数据是要哪个部门或岗位录入；比如数据时效方面，在各个环节中的要求是怎样的；比如数据分析结果的使用方面，数据可以用运在哪些方面，条件是什么等。再比如，结合大数据技术应用后各个部门或岗位的权限、职责范围等。越明细、越清晰、越全面的采购管理制度，结合大数据应用场景开展的采购管理制度，越能体现采购制度的有效执行、高效执行。