事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

2020-01-17

环渤海经济瞭望 2020年1期

一、前言

现代化的发展逐步加快，档案管理也随着时代的改变而变化，只有不断改进的管理方式，才能够防止管理上出现越来越多的问题。我国的事业单位档案管理工作能否顺利进行，需要管理人员在工作中运用信息化技术去操作，提高工作效率，同时也可以确保档案资料准确。将信息化技术手段运用到档案资料的管理中，主要是运用计算机、网络技术等手段进行操作，从整体上提高事业单位档案管理工作的工作效率。

二、信息化建设的重要性

（一）提高工作效率。加强信息化建设能够加快档案资料的整理，从而提高档案管理工作的效率。众所周知，我国进入了互联网时代，对于网络的要求越来越大。在工作中，网络技术也必不可少，它能使我国的档案管理更加规范、迅速，与传统档案整理方式相比，大大的提升了工作效率，也减轻了工作人员的工作量，让管理人员能够从繁重的工作中释放出来。

（二）提升档案整理的准确性。在进行档案管理工作中，档案整理的准确是最基本的工作要求，对档案管理工作进行信息化建设，可以保障资料信息的准确，有利于档案管理工作的开展。尤其是事业单位的方案管理，它必须具备客观、准确的记录，具有严肃性，这样才能够保证整理后的档案资料万无一失。

（三）档案资料保存的多元化。传统的档案保存模式均是采用纸质档保存，如果材料不甚丢失，会给整个事业单位带来影响。随着科技的发展，现在的档案保存模式不再单一化，它能够通过大量现代化的管理手段进行存储，从而推动事业单位档案管理的发展。

三、档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理信息化建设的关注度不够。在部分事业单位中，工作人员对档案信息化建设的认识深度较浅。通俗的讲，档案的信息化建设主要是进行计算机的操作，这是档案信息化建设的首要工作。对于档案工作的管理，领导者也缺乏信息化建设的了解，他们认为只要相关人员能够完成工作即可，没有站在工作人员的角度去考虑问题。

（二）档案管理人员的信息化水平不佳。由于事业单位的档案管理人员将大部分时间都花费在档案管理工作上，对于信息化技术没有过多的了解、接触，这使他们掌握信息技术知识过于欠缺。就目前而言，大部分档案管理工作者对信息化技术的认识还只停留在表面，更达不到熟练的程度，这使档案管理人员的操作水平更加达不到工作要求。

（三）网络安全面临挑战。各事业单位档案资料通常具有一定的机密性，在开展信息化建设期间，如果将互联网接通，很可能出现泄密行为，而且还会存在病毒和黑客的攻击，这些都是档案管理信息化建设的主要影响因素。

四、对档案信息化建设问题的解决措施

（一）培养信息化技术人才。对于档案管理人员来说，仅具备高尚的道德和优秀的职业准则是远远不够的，还需要有较好的专业技能。不同的事业单位，其管理模式也不相同，要求管理人员的专业技能水平也不相同。因此，各事业单位在培养管理人员时，需要根据自身单位的需求培养信息化技术的管理人才，从而促进事业单位档案管理水平的进步，对于整个事业单位具有积极影响。

（二）构建档案管理网络安全屏障。各事业单位的档案管理工作都需要有自己独特的网络安全屏障，确保档案管理的机密性，防止因网络安全问题而将档案信息泄露出去。事业单位的高层人员应当对档案管理的网络安全屏障建设引起高度重视，确保档案内容的安全，使工作人员更好的管理档案资料。

（三）加强档案信息化建设的推进力度。加强档案信息化技术的建设可以提升资料整理人员的整理效率，在高效率的情况下还能够确保档案信息的准确。由此可见，档案信息化建设是非常重要的，档案管理人员必须加强信息化建设的推进，提升档案管理人员的信息化操作水平。