图书馆论文检索收录引证委托单填写研讨

侯小红

(太原理工大学 图书馆，山西 太原 030024)

1 论文检索

论文检索，也称查收查引，是根据用户需求，依据用户所提供的文献篇名、作者姓名、作者单位、期刊名称、发表时间、卷期页码(或会议名称、会议时间、会议地点)等相关信息，检索其学术论文被SCIE、CPCI-S、CPCI-SSH、EI、CSSCI等数据库收录和引用的情况；并根据检索的结果，出具盖公章的检索证明，以证明作者科研能力和水平，为高校和企事业单位科研评估、基金申报、职称评定、成果鉴定、学位点申报等学术活动等工作提供客观、准确的依据。

论文检索是当今高校图书馆业务工作中的一项重要内容。国家对科研工作十分重视，近几年论文检索服务量很大，论文检索人数和检索篇数也在逐年递增。笔者在论文检索服务岗位工作十多年，为尽快、尽好、尽责地做好论文检索服务工作，对近几年开展论文检索服务过程中，针对委托人提供收录引证委托单存在的问题进行总结，旨在通过分享、交流与探讨，进一步提高论文检索服务工作的质量与规范化程度，更好地为高校与科研单位的教学和科研提供服务。

2 论文检索服务存在的问题

检索人员在检索过程中，经常遇到一些问题，如委托人提供的收录引证委托单上题名、卷期页码、作者名字，尤其是英文名字等错误信息；提供的地址和发文地址不相符；漏填很多信息，如合作者的名字、需检索的数据库等；委托单中出现文章重复的情况。这些情况需要检索人员和委托人反复进行确认，不仅浪费 检索人员的时间和精力，也延长了其他委托人的等待时间。

还有一种情况是在检索过程中，经常出现一些委托人不规范的委托方式。有的教师由于和检索人员较熟悉，直接打电话提出检索要求，或委派学生进行检索，有的凭借手机中的图片要求检索，说不清楚检索目的、检索依据和检索内容。这些委托方式给检索过程带来不少困难，耽误了双方的时间。检索人员在遇到这些问题时，会耐心地和委托人说明情况，说服他们根据委托单要求认真填写委托单，方便自己和检索人员工作，不影响其他委托人。

3 委托人提交委托单时填写内容和注意事项

为了能够准确地进行检索，检索机构会要求用户认真填写论文收录引证委托单(委托书)的各项内容，并以附件的形式发给检索机构或携带委托单的纸质版和电子版到检索机构进行检索。以图1太原理工大学图书馆论文检索收录引证委托单(正面)、图2太原理工大学图书馆论文检索收录引证委托单(反面)为例，介绍委托人填写论文收录引证委托单(委托书)时应填写的内容和注意事项。

图1 太原理工大学图书馆论文检索收录引证委托单(正面)Fig.1 Retrieval papers in the library of Taiyuan University of Technology include citation commission form (front)

图2 太原理工大学图书馆论文检索收录引证委托单(反面)Fig.2 Retrieval papers in the library of Taiyuan University of Technology include citation commission form (back)

第一，委托人姓名和单位。委托人的中文姓名一定要填写正确、清楚。如果检索外文数据库，委托人的姓名拼音、英文姓名和发文时所使用的外文姓名都应填写上。委托人的所在单位、发文所署单位、包括要求检索论文的时间范围内委托人服务过的所有单位和地址(城市名，邮编)，包括所有单位和地址的英文名称都要填写清楚。若只检索中文数据库，英文可略。

第二，委托目的。委托目的包括职称评定、项目申报/评估、申报奖励、课题验收、百人计划、千人计划、人才引进、申请学位等，填写委托单时应标定清楚。因为不同的委托目的要求检索的内容不同，如职称评定、项目申报/评估、申请学位等委托目的，只要检索收录就够了，若申报奖励、百人计划、千人计划，不仅要检索收录、JCR(期刊引证报告)期刊分区和影响因子，还需要检索论文被引情况。

第三，委托要求。委托人勾选需检索的数据库，外文数据库主要有SCI-E、CPCI-S、CPCI-SSH、EI、SSCI等。中文数据库有CSSCI、CNKI、万方数据知识服务系统等。针对SCI-E论文的JCR(期刊引证报告)期刊分区、影响因子等，勾选需检索的数据库并填写需检索论文的收录时间范围。

开具期刊证明报告只开具中文核心期刊证明、SCI-E来源期刊证明和CSSCI来源期刊证明，其他的期刊证明报告图书馆不开具。

开具引用情况报告证明只开具SCI-E、CSSCI、CNKI这3个数据库的被引情况。说明是否排除自引，排除自引时排除哪些人，有排除第一作者的，也有排除第一作者和通讯作者的，还有排除论文全部合作者的，这些一定要勾选并标定清楚。

第四，需检索论文。委托人需提供检索论文的篇数，完整填写每篇需检索论文的详细情况，包括作者姓名及合作者姓名、文献篇名、期刊名称及年卷期页等信息。针对每篇检索论文，需要写出检索的数据库。要求将需检索的论文按发表时间降序或升序排列，或按被引次数升序或降序排列。若检索外文数据库，还需详细提供每篇检索论文的英文标题及其他英文信息。

委托人需到检索机构现场实地检索，并提交收录引证委托单打印件。论文检索委托量大时，须提供电子版文件。委托量少的，可当场出具检索报告；如果委托量很大，尤其引用类证明，检索人员会视检索内容多少来确定检索完成的时间，在完成检索后，检索人员会电话通知委托人领取检索报告。

第五，委托依据。委托依据要求委托人在委托单上必须如实填写要求出具论文收录或引用证明的机构，如科技厅、教育厅、学校科技处、人事处等，提供检索的依据。并填写需提供检索报告的依据来源：相关文件、通知公告的出处、网址等。检索人员在检索时将阅读相关文件，核实确实需要检索的内容。因为有些委托人不清楚需要检索的内容，检索人员根据委托依据，可按照相关文件的检索要求内容来完成委托人的检索报告。

第六，签字盖章情况。对于太原理工大学图书馆检索机构来说，因为校内用户是免费检索，为防止委托人恶意乱开不必要的检索报告，增加检索人员的负担，影响其他委托人的检索效率，校内用户在收录引证委托单填写好之后，需经其所在部门领导(包括处级、副处级)签字，并加盖部门公章后，方可持委托单到图书馆开具论文收录或引用证明。未携带委托单就要求检索的委托人，图书馆将不予受理。校外用户包括校外高校、企业、科研机构等单位，无须所在部门领导签字和加盖公章，可直接携带填写好的委托单打印件和电子版文件进行检索。

第七，特殊情况。填写完整清楚的委托单，将大大节省委托机构检索人员的时间，也可保证检索结果的全面性和准确性。若有时委托人有重要的事或获取需检索报告的信息较晚，时间紧迫无法整理出完整的需检索材料，检索人员也可特殊处理。一般会采取快捷有效的办法，通过各种检索途径帮助委托人查询检索所需的论文，并出具相应的检索报告。

4 结语

论文检索是对科研人员撰写的论文被国内外数据库收录和被他人引证情况的检索，以真实客观地反映其科研能力、科研水平而开展的一项信息服务。正规规范的委托方式、完整规范的论文收录引证委托单是委托人必须提供的。只有合理规范的工作流程，才能高效开展图书馆论文检索服务工作。论文检索服务实际工作中，应不断发现问题，总结经验，这是提升图书馆论文检索服务水平的必然之路。