档案管理中整理归档现实意义的若干思考

陈 钊

（黑河市体工队，黑龙江 黑河 164399）

无论是纸质文件的管理还是电子文件的管理，都是需要将其转化为档案的“归档”过程。在传统的档案管理工作中主要是对纸质文件进行管理。长期的实践中已对纸质的档案管理工作总结出一套具体的流程方法。对文件的归档立卷是保证档案管理工作正常开展的第一步，通过开展这一步工作使文书与档案工作相结合。在形成文件之后由专门的部门进行收集再交由档案管理部门进行归档，归档的周期为一年一次。信息技术大规模应用后，使纸质文件逐渐被电子文件所取代。作者在电脑磁盘上直接书写，并可通过磁盘直接修改，确认无误保存文件之后会存储在办公信息数据中，这些数据信息档案管理人员与信息技术人员都可以看到。这就造成了文件与档案之间的边界模糊。电子文件由于其对电脑的依赖性很强，且在归档时还需将磁盘一并移交。办公自动化的出现使传统的办公手段与方式都被改变，对文档管理工作而言也带来了很大的变化。

一、办公自动化的文档管理的优点

（一）提高了文档一体化的管理水平。文档一体化，是从文件与档案管理的总体而言，对文件的生成、办理以及归档的全过程的管理，保证了文件的内容正确完整，同时数据结构也要保持一致。这个过程中主要有：文档实体生成一体化、文档管理的一体化以及文档规范一体化等。通过使用办公自动化技术，为文档一体化管理提供了新的发展前景。往常的文书处理中，工作人员工作主要是通过手工进行，费时又费力。传统的档案管理工作中，工作时主要依靠人为的操作，对资料的搜集要保证完整性，尽量不出现漏写情况；还对工作人员的字迹有着要求，字迹要清晰规范；对文档归类时需要保证结果的准确性，这些繁琐的要求使工作费时又费力。由于计算机具有强大的数据信息处理能力。在自动化的办公后，使文件在收集、分类等都十分便捷有序，并使文件的起草与传递变得十分方便。所以，办公自动化对文件与档案工作能够实现有效的对接，使文书工作与档案工作全程处于管理过程中。

（二）文件与文字信息之间的交流与共享性更加方便。对档案的检索功能是档案人工化管理所不能够解决的难题，从大量的档案之中精准且快速的找到所需的信息，是以往档案管理工作面临的难题。办公自动化的使用对这一问题有效解决，将文档信息录入管理系统之中可以实现多次的调用，当相关人员完成了文件在办公自动化系统中的流转之后，这时档案管理人员只需建立一个库就能够满足文件的转化。同时将所需的文件进行归档处理，从而满足随时归档的要求。在需要调取档案的时候，按照信息搜索就可以快速准确的查询到所需信息。同时办公自动化系统还能够实现查询检索的功能，使档案的检索功能更加高效便捷。但在传统的档案管理中，由于对文件信息不能够完全的做到共享，致使大量的信息闲置下来，这不仅造成经济浪费，还造成查阅信息时变得困难。而在计算机技术支持下，档案管理工作从过去的单一途径管理变为具有一定规模的管理体系，并实现从对内部特征管理到对内外部合并管理。在网络信息技术的进一步发展之下，对档案信息实现分离，能够与另外的信息系统之间建立联系，列举查阅的信息通过其简单到复杂的浏览记录，这样能够提高档案管理工作的效率，并且及时在没有网络的情况下也能够对其进行查阅，对所查阅资料的完整性与准确性都能够进行保证，并且不受空间所限。通过网络平台还能够对其他档案管理工作的进行状态实时了解。

（三）电子文件与纸质文件相比其保存时间更久。纸质文件保存时间长短与纸张的质量，高温、高湿的保存条件等有很大关系，在保存纸质文件时，出现一点纰漏就可能会造成无法挽回的损失。但是电子文档就不会有这些状况的发生，电子信息技术的不断发展，对文件的储存与读取都变得更加容易，在不同的需求条件下可以使用不同的载体将文件进行储存。这些载体的选取通常都是以存储与读取方便，易于传递并且存储时间长为选择依据，文件信息不受外部环境的影响并且能够很好的保证完整性。

（四）文件的传输速度与安全性得到保证。传统的文件管理工作中，由于工作人员对文件的私存以及文件传递中的丢失情况是造成文件安全性低的主要原因。在传递文件的时候主要依靠邮政体系进行，其传送的时间与传输距离都受到影响。此外，还有其他的情况会出现文件丢失情况，因此给档案管理工作人员带来严重影响。计算机技术支持办公，文件以电子文件形式通过网络进行传递，对文件的安全性得到有效保证的同时，传递时间也极大的缩短了。

二、电子文档在档案管理中存在的问题

首先，电子文件的保密性得不到保证。电子文件可以在修改过后不留任何的痕迹，虽然现在已经出现了防止在原文件中进行修改的技术，但是其安全隐患不能够完全控制，因此对电子文件的真实性不能有效保证。不同于纸质文件修改后能够根据字体辨别，电子文档没有这样特定字体的特征性，统一规定字号与字体的输出使文件不能够进行辨别。电子文件同样不可以盖章或者签名，这也是不能对文件进行判别的一项重要因素。其次，档案管理工作人员的高要求。当下档案管理人员不仅要会传统的纸质档案管理理论，同时还要对计算机操作有一定的掌握，这对工作人员的综合素质提出更高要求。

三、应用的措施

首先，在自动化办公的过程中，对办公网络进行内、外网的隔离，通过这样的方式能够有效的保证自动化办公的网络安全性，并且是经济有效的。先对IP 地址屏蔽，接着允许一些网络进入开展办公。也可使用防火墙对网络数据进行隔离。网络信息的发展使文件与档案的安全性不得不被人们所重视，比如电子文件运行过程中，数据时常会出现丢失的情况，使文档的完整性造成了破坏。而从安全性的角度来看，确保档案免遭黑客以及病毒的攻击。文档在使用的过程中通过设置权限的方式确保文件不会被人为的进行修改或破坏。基于此，实现文档一体化的管理的基础主要考虑到文件信息的安全问题。为了确保电子文档的安全，需要依靠办公自动化系统的功能完善为保证的前提，使用软件加密技术等，确保系统的安全性得到保障。

其次，提高管理档案人员的整体素质。在硬件设备完善的基础上，相关工作人员对这些设备进行学习运用，提高业务技能。在办公自动化的环境之下，要对文档管理工作的有效完成不仅要相关的管理人员与技术人员之间密切的配合，同时还要提高管理人员以及技术人员的综合素质。要想实现这一目标，需要档案管理人员在收放公文的流程中按照规范的标准进行操作，保证档案信息的完整和正确。并且，档案管理人员在对自身工作的专业技能的掌握中，还需要学习信息技术的相关知识，只有对办公自动化系统的熟练掌握与实践，才能够提出具有建设性的意见；同时，信息技术人员也要掌握档案管理工作流程，更好的实施网络信息技术一体化管理。对人员培训是提高工作人员素质的关键。

最后，对归档的电子文件的技术处理工作要充分的完成。传统的档案管理工作的归档是将纸质文件进行归档，而档案管理人员是通过自己的理解与经验对文档进行管理，没有统一的规范和标准，从而使档案归档的质量参差不齐。在办公自动化的背景下，档案的归档管理除了对纸质文件的归档，同时对电子文件也要进行归档，其中，电子文件的归档操作是十分重要的。需要在档案管理的过程中加强文件的登记、编号、扫描、上网等环节，且这些步骤必须规范化操作，保证文件流转过程中的准确与信息完整。

在经济社会不断发展的过程中，档案管理工作的新理念与新技术要得到充分的运用，将传统的管理模式转变为现代化的归档模式，在提高管理工作效率的同时，也使档案管理工作更具科学性。