员工背调，依法操作更合规

王天怡

《民法典》的出台对个人信息保护提出了明确的规定，定义了个人信息的范畴，对于企业在人力资源管理的过程中如何获取员工信息，如何保管和处理员工个人信息都提出了更高的要求。

背景调查的意义

●法律基础

近年来，随着企业风险防控意识的增强，在企业招聘员工入职期间对候选人进行背景调查已越来越普遍，尤其是商业信息保护需求较高的高科技类企业及互联网企业越发重视背景调查，针对全员进行背景调查的主观需求也愈发强烈。

《劳动合同法》第八条规定，用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情況，劳动者应当如实说明。该条款为企业向劳动者进行背景调查奠定了相关基础。

同时，基于《劳动合同法》第三条的规定，订立劳动合同应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则，劳动者在背景调查过程中应履行诚实守信的义务，如实告知相关基本情况。

●现实需求

实践中，重要岗位及某些特殊行业员工的背景调查具有重要的现实意义。根据某背景调查机构《2019-2020年企业招聘风险及防控分析白皮书》数据显示，超过42%的求职者简历中有不同程度的造假情况，大多会在“工作经历”和“教育经历”两方面进行“美化修饰”。

2017年，某男子伪造清华大学、西安交大等知名院校的毕业证书，冒充高材生被猎头挖脚至某公司担任高管获月薪7万，因工作能力不佳，经详细调查才发现其只具有小学文化程度。

根据《民法典》第一百四十六条，行为人与相对人以虚假的意思表示实施的民事法律行为无效。因此，若员工提供虚假信息、资料对录用、履行劳动合同产生了实质影响，劳动合同应视为无效。

另据《民法典》第一百四十八条的规定，若一方以欺诈手段，使对方在违背真实意思的情况下实施民事法律行为，受欺诈方有权请求人民法院或者仲裁机构予以撤销。因此，若候选人主观上存在故意欺诈而使得用人单位违背真实意思签订了劳动合同，用人单位可申请撤销合同。

2018年，某小额贷款有限公司在年中审计时，对重要岗位人员进行了背景信息核查，通过某互联网背景调查平台对销售部、信审部、财务部、公司部等在职的48名中、高级雇员进行了背景调查，主要核验了身份、工商注册和疑似犯罪等情况。经核查，其中还有1人竟存在犯罪前科，10人存在公司注册记录。

2019年7月，美国金融行业监管局因花旗银行未能在7年内对约10400名非注册经纪商代理人进行充分和及时的背景调查，并且其中3名因犯罪而被法定取消经纪商代理人资格的个人还与公司建立联系，对花旗银行处以125万美元的罚款。

可见，类似的案例在国内外并不少见，企业作为用人单位对候选人进行背景调查，不仅是避免新入职员工信息造假，防范劳动风险，同时也是企业自身合规体系建设的重要环节。

如何操作更合规

●内容合规

根据《民法典》与《劳动合同法》，企业有权了解员工与履行劳动合同相关的信息，包括基本信息、知识技能、学历、职业资格、工作经历等。但与劳动合同或履行劳动关系无关的事项或个人信息，建议企业避免询问或强制要求员工如实上报。

某公司在招聘信息表及员工入职登记表中，要求员工填写婚姻状况和育儿状况，员工A在入职表中填写“未婚”，不久后，该公司调查得知，员工A在入职前已结婚，公司认定员工A提供虚假信息并以欺骗公司签订劳动合同为由解除劳动合同，员工A提起劳动仲裁后，仲裁认为，员工A隐瞒的信息与履行劳动合同无关，该公司解除劳动合同的行为违法。

事件中，类似的案例并不少见。原因就在于企业有权了解的仅是与劳动合同密切相关的信息，若员工提供的信息资料对录用和履行劳动合同、工作内容不存在实质影响和不利因素，或员工隐瞒的信息可能涉及就业歧视等方面的信息，则通常不会导致劳动合同无效。而类似在招聘阶段域外多国/地区雇主在面试过程中向员工搜集的信息以及背景调查的内容则更加注重保障候选人的平等就业机会，如英国和美国的法律和司法实践都限制雇主查询候选人的年龄、宗教信仰、原国籍、婚姻状况、育儿状况、性取向、性别认同以及薪资流水等，而背景调查主要围绕犯罪记录调查、信用历史调查、简历调查以及药物酒精测试等方面开展。

《民法典》对于个人隐私有了明确的界定，企业在搜集新员工相关信息时也应当注意尊重员工的隐私权，兼顾用人单位管理与员工个人权利保护。

●程序合规

根据《民法典》第一百一十一条的规定，自然人的个人信息受法律保护。任何组织或个人需要获取他人个人信息的，应当依法取得并确保信息安全，不得非法收集、使用、加工、传输他人个人信息，不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息。该法条直接规定了员工个人信息受保护的权利，即使是用人单位在获取员工信息时也必须严格遵守该条中的两个“不得”。

另据《民法典》第一千零三十五条的规定，处理个人信息的，应当遵循合法、正当、必要原则，不得过度处理，并符合下列条件：

（一）征得该自然人或者监护人同意，但是法律、行政法规另有规定的除外；

（二）公开处理信息的规则；

（三）明示处理信息的目的、方式和范围；

（四）不违反法律、行政法规的规定和双方的约定。

因此，企业应当严格遵照上述规定，在进行背景调查时，应首先获得员工的书面同意和授权，另外应结合企业数据保护的相关办法，通知员工企业计划如何使用以及如何保存其个人信息，员工有哪些途径和方式修改、撤回个人信息。同时，公司应对员工个人信息妥善保存并在规定时间内进行删除清理。

基于上述要求，企业若委托第三方背景调查机构对员工进行背景调查和信息搜集时更需要严格选择专业机构，明确获得员工同意授权公司及公司选择的第三方机构进行背景调查，明确公司和第三方机构在背景调查和信息处理及保管时的严格责任，并且双方应在合作协议中约定若不当获取员工信息出现争议时法律责任的归属。

另外，企业在招聘过程中就某些高级岗位或关键性岗位往往通过人力资源猎头服务进行候选人推荐，在猎头提供候选人的同时用人单位与人力资源猎头如何有效地对候选人进行背景调查亦是防范风险的重要环节。

北京某生物科技有限公司委托猎头招聘人力资源总监，并向猎头支付了共计10万元服务费，不久，该公司认为员工不胜任并经调查了解到其工作经历虚假，公司以该名员工入职过程中存在欺诈为由，解除了劳动关系，引发劳动争议。同时，该公司对人力资源猎头服务机构提起了诉讼，法院支持该公司要求返还已支付的猎头服务费及部分诉讼律师费的请求，但对该公司主张已支付相关员工的工资为损失的请求未予支持。

可见，使用相关人力资源机构时，公司和人力资源机构都负有对候选人进行合规的背景调查的责任，同时更需遵守在《民法典》下双方背景调查的合规要求，在获得员工同意后在合规的范围内以合法的方式对员工进行调查。

背景调查的实操建议

第一，对新入职员工，尤其是关键性岗位进行背景调查。如前所述，对于高管和关键性岗位企业应当严格把控候选人的信息真实，避免因招聘阶段对信息真实性核查的疏忽而造成后期员工不胜任或其他限制其工作展开的相关问题。对于技术型人才尤其要关注候选人是否具有竞业限制等限制性义务，建议企业提前要求员工披露其竞业限制义务，审查员工入职公司担任意向岗位工作的合法性，避免被动卷入招聘负有竞业限制义务员工的法律风险。

第二，获得员工明确书面同意后，由公司或被授权的专业第三方机构进行背景调查，公司与第三方调查机构在书面合作协议中明确责任。公司应当向员工书面说明公司将对其进行背景调查，背景调查的结果将作为offer发放的条件，同时明确说明公司将调查的范围和主要内容，并向员工说明公司将对其个人信息予以严格保密。

公司通过第三方機构进行背景调查或由猎头提供候选人简历时，亦需要考虑是否需要自行核实主要信息，明确背景调查报告并不完全等于客观事实的可能性，建议与相关第三方机构明确责任，既合理约定背景调查程序合规、手段合法、内容保密的法律责任，同时约定若第三方背景调查的结果存在错误和虚假信息，第三方机构应当承担公司哪些损失及相关法律责任。

第三，严格限制背景调查的相关范围，仅限于与劳动合同相关的信息，避免未经同意违法搜集员工的个人隐私信息。在背景调查的过程中，公司及第三方机构应当以合理手段调查与员工履行劳动关系相关的法律信息，避免以非法手段搜集获取员工隐私信息或强制要求员工披露与工作无关的隐私信息，保护员工个人隐私且防范公司涉及就业歧视的法律风险。

第四，公司应当在规章制度中配合相应条款，明确员工背景调查被发现信息虚假时的公司处理规定。公司应当在offer、劳动合同以及规章制度中关联简历造假或入职信息虚假等不诚信行为属于严重违纪的规定，同时明确该情况下公司单方解除劳动合同且不支付任何补偿金的权利，并且确认相关制度经过民主流程获得员工签收。

在入职过程中，公司亦需要对员工的相关信息、简历、教育证明等进行核查备份，明确由员工自行提交，相关学历证书公司可直接在学信网等公开网站上核实真实性等。在合同签订时应当获得员工承诺，明确所提供信息的真实、准确、完整。

而在职期间发现背景调查信息错误时，公司需要严格审查该错误信息是否可作为公司单方解除的合理依据。

第五，从人才管理与长远发展的角度建立合规的人才引入流程。公司应当建立全流程的合规管理体系，规范招聘环节乃至入职阶段的合规义务，严格审核其中涉及的所有文件和表单，包括但不限于应聘信息登记表、录用通知书、个人信息查询及披露授权确认书、取消录用通知书、入职信息表、劳动合同、员工手册、个人隐私声明等相关用工文件。

对候选人进行背景调查是企业目前人力资源合规管理的必然要求，同时企业更应当注重背景调查过程中的合规，严格遵守《民法典》《劳动合同法》乃至《就业服务就业规定》中对用人单位实行雇主权力获取候选人信息的相关规定，在企业人才建设方面打下坚实基础。

作者单位 上海江三角律师事务所