数字化档案建设与管理探索

韩 丽

（河南省陆浑水库管理局馆员）

0 引言

随着新时代中国特色社会主义现代化事业走向深入和信息科技的迅猛发展，大数据覆盖面不断扩大，档案管理软件系统的不断开发、电子文档大量生成，档案的数字化建设和管理，成了档案工作中的一个新课题，已成为档案开发、利用和管理的发展趋势。与此相适应，档案已不再局限于传统意义上的纸质文本，正在经历一场由纸质向数字化转变的变革，数字化档案应运而生，数字化档案的建设和管理随之提上议事日程。

1 数字化是档案自身建设和时代发展必然要求

1.1 数字化档案建设趋势与可能性

档案是特定主体在社会活动中形成的、有意识地借助多种形式和载体保存下来的以备查考的数据、文字、音像等信息痕迹的历史记录。历史性、保全性、便捷性和服务性是档案的价值所在。传统的纸质文本的档案是将“有形的信息资源”汇集在特定的场所供需求者查阅使用，因为受时间和空间限制，利用起来有诸多不便。数字化档案则是由电子计算机处理的档案，打破了纸质档案“有形”的藩篱，可以使一份文件在同一个时间和不同的地点被不同的需要者利用，从而提高了档案的利用效率和查阅者工作效率。

随着办公自动化进程的不断深入和大数据时代的来临，运用有形的纸质的载体记录历史痕迹的机会越来越少。电脑越来越普及，电子文件大量产生，数字化档案应运而生，成为档案家族的新成员和主力军。数字化档案与生俱来的操作简便、使用成本低、工作效率高等优势必将受到管理者和使用者的青睐，其先进的管理应用系统必将成为各行各业信息化建设的重要组成部分。因此，加强数字化档案研究，开发数字化档案管理技术，发挥数字化档案应有的作用已成为必然趋势，不但必要而且可行。

1.2 服务国家治理体系和治理能力现代化的需要

法治和效率是国家治理体系和治理能力现代化的核心内容。法治，要求信守契约，而档案的历史性、保全性和服务性功能满足了契约型社会所要求的法律效力凭证的需要，在制度的继承与创新之间发挥着纽带作用；效率，要求节约时间，而数字化档案的快捷性则满足效率型社会高效优质的需要。国家治理体系和治理能力现代化必须了解历史、继承传统，在此基础上借鉴经验、吸取教训，才能把握制度沿革的规律，加快治理的进程。所以要贯彻落实党的十九届四中全会精神，优质高效地服务国家治理体系和治理能力现代化，势必建立健全数字化档案以及与之相应的管理和制度体系。

1.3 是信息化和办公自动化的需要

随着大数据时代的到来，数字化遍及到社会生活的方方面面，数据应用产生大量的不见“纸”的文本和图片等电子文件，形成铺天盖地的“数字化档案”。这些信息化和办公自动化的产物，显然不能运用传统的方法和手段处理和管理。

如何适应信息化和办公自动化的需要，将这些应用成果进行有效地归档、管理和利用，是摆在档案管理者面前的一项紧迫的任务。要破解这个课题，必须紧跟信息时代的步伐，转换传统档案管理观念和载体，将档案数字化，将管理自动化。引进与之相适应的现代档案管理设备和技术，培育高端人才，使档案管理从设施、到职能、到管理者素质同步适应这一变革。只有如此，档案工作才能融入时代潮流，与时俱进，实现档案资源的有效共享，更好地发挥档案的职能和作用，守着档案的做为社会信息中心重要方面的地位。

2 数字化档案建立与管理的框架体系

2.1 建立全程控制系统

要实现数字化档案的规范化管理，应该建立管理流程的全程控制系统。在管理过程中要像纸质文件的管理那样从文件产生到保存直至销毁的整个生命周期进行全程控制，就是通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，从数字化文件形成就开始进行控制，将形成、流转、收集、整理、保管和利用等每一项具体管理内容采取全过程监控。管理的切入点提前至数字化文件的前期形成阶段，按照统一的规范和标准进行业务和流程重组，从而使文件流程与业务流程有机地融合在一起。

在对文件进行数字化全程管理的过程中应对机构内部各个部门产生的文件数字化进行统一的归口登记，并对文件进行分类；还要注意，数字化文件管理系统应支持本机构的文件管理和业务流程，在确保数字化文件完整、安全、准确、系统的同时，保证文件运转和业务流程的安全、畅通和高效。

2.2 加强软件和硬件的设施建设

2.2.1 要建设数字化档案管理软件系统，数字化文件实行集中统一管理

“工欲善其事，必先利其器”。实现档案的数字化管理，基础设施建设必须跟上。档案馆（室）要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的数字化文件能有效机读。数字化档案管理系统软件是系统的核心，主要包含数据录入系统、权限管理系统、系统设置系统、查询系统等基本模块，要能通过局域网处理档案部门所有的档案管理业务，完成对数字化档案的采集、处理、存储、归档、组织、发布和利用等档案的数字化加工的全过程。一个正常运转的数字化档案管理系统，上述软件不可或缺。只有这样才能体现数字化档案的优势，给组织和社会提供高效、安全、系统的信息服务。

2.2.2 要配置完善输入、输出设备，为载体转换和备份创造条件

一是将馆藏档案转换为数字化的设备，即输入设备，包括工程图纸扫描仪、文档高速扫描仪和普通平板扫描仪等，分别完成图纸、文件和照片等档案的数字化处理工作；二是将电子档案转化为纸质文本的设备，即输出设备，包括绘图仪、激光打印机等等。只有双向转换的硬件都具备了，提高档案管理水平、确保档案安全才有了物质基础，提高服务质量、充分发挥档案职能才有效率上的保障。

3 加强数字化档案管理的制度化建设

为了适应数字资源多样性、满足数字资源长期保存、安全共享的需要，必须建立健全数字化档案管理制度，从制度层面加强管理，保证数字化文件的真实性、完整性、有效性、有序性、安全性。根据新设备、新技术、新任务的要求，从制度上规范档案人员的职业道德、职业技能也尤为必要。有了机制约束，管理人员才可能以积极的态度面对挑战，努力熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档数字化文件的各种检索工具，保障转化过程中的管理和服务的衔接工作。

4 加强档案系统两种资源的管理

档案系统资源的建设是指现行应用系统归档文件的收集和馆藏档案的数字化两部分内容。既成数字化文档管理比较简便，现行应用系统产生的归档文件一般是通过数据的接口实现归档文件的自动流转，即文档一体化和归档一体化。接口程序一般是一次性开发完成，可以保证档案数据与应用系统最终版本的数据同步。归档后的数字化文件存放于文件服务器中，也可以存入数据库中。

针对馆藏的档案数字化之后如何管理的问题，尚需研究。不能因为实现了纸质档案向数字化档案的传化，就将馆藏档案轻率处理甚至销毁，必须依法依规妥善处理。要按照不同的管理规范加强档案系统两种资源的管理，不断探索档案管理数字化趋势下馆藏纸质档案管理和运用的新课题和新挑战，力求使两种档案资源相辅相成、互相补充，更好地服务于新时代中国特色社会主义建设的各项事业。