档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

2020-01-13吴金凤中石化齐鲁石化信息中心山东淄博255400

化工管理 2020年8期

吴金凤（中石化齐鲁石化信息中心，山东淄博 255400）

对于档案信息化建设而言，其是一个较为抽象的概念，其主要是把传统的档案管理方式变为信息化管理模式，从而实现数字化档案管理以及网络化档案管理，并将档案工作的信息传递、接收、存储等过程与信息达到共享。换一句话来说，档案信息化建设主要就是适用信息技术提高档案现代化水平，对档案管理的新情况，新原则进行相关思考，从而确立网络环境中档案管理和档案服务的基本方法，实现档案信息的社会化服务。

1 档案信息化建设的重要意义

近年来，随着我国社会的快速发展，信息化建设程度越来越高，档案管理融入信息化也是必然的趋势。首先，对于档案管理而言，其不同于一般的资料，在信息化发展下，纸质原件档案也是必不可少的，比如说土地证原件、财务凭证原件等。虽然信息化档案管理不需要原件，也可以进行查阅、浏览等，但还是不能够替代原件的重要性，因此两者同要重要；其次，在进行信息化查询时，查阅的速度也会更快，更加准确，不仅仅可以节约大量的时间，同时也会提高相关人员的工作效率。最后，其可以方便快捷的查询到相应的档案资料，例如有的人想查询多年前的设计图纸，可以在档案管理软件上进行搜索，浏览到相关内容，有相应权限的领导可以看到相应的财务、人事等等方面的档案内容等。根据以上分析，信息化就是希望越来越多的人可以快速、有效的利用档案，让档案的存在发挥其应有的最大化价值。

2 档案管理在信息化建设存在的问题分析

（1）档案管理信息化资源整合不够。目前。对于我国档案管理信息化档案建设而言。可以说是初步实现了档案信息化建设，但是信息资源还没有得到相应的整合。也缺乏长远的规划，出现的这些问题就导致了信息资源不能够进行充分利用。在大数据时代，相关人员需要对档案管理工作进行进一步的规划，并利用互联网以及高新技术实现信息资源的高效整合。

（2）数据的异构性。从目前情况来看，我国已经进入到了信息化的时代，更多的企业和机关单位也开始使用计算机技术，因此，越来越多的资料在以各种形式出现在网络数据库中。这样的龚总模式以及储存方式对相关工作人员带来了极大的帮助，但是对于档案管理人员而言，却带来了极大的挑战。比如说，在办公室中，大量的文件以及资料存储在数据库中，这样就方便了办公室人员对所需资料的提取和储存；但是管理人员却遇到了阻碍，因为在这些数据存储的时候，档案管理人员要将文件按照不同的属性以及来源进行分类储存。数据异构性就会影响到档案管理人员的工作效率，对我国档案信息化建设就会造成阻碍。

3 档案管理信息化建设的解决措施

（1）相关部门要加强对档案管理人员的深入教育。随着我国经济的快速发展，档案的种类和数量都大大增加，这就对档案工作等提出了新的挑战，传统的档案管理模式已经不能跟上时代的发展。所以说，档案信息化建设已经是重中之重，这个问题要得到相关负责人的重视，并加大对信息化建设的投入。然后进行规划，并制定出档案信息化进程的长期目标，从而推动档案管理工作的健康发展。

（2）完善档案信息化管理制度。不论是哪一种管理，都要有完善的管理制度作为支撑。然而，在档案管理信息化建设中，也是必不可少的。只有健全相关的管理制度，明确相关人员的主要职责，并将工作落实到责任人，才能提高工作效率，才能增加档案管理的信息化水平。具体而言，首先领导要对档案管理工作重视，这是档案管理制度落实的基础条件。另外，还要制定一些监督制度，这样才能将制度落实到位，从而提高档案信息化管理。

（3）充分的利用数字化技术手段。从目前情况来看，我国档案管理信息化还缺少长远的规划。对于这个问题，我们要对档案管理理念进行革新，同时也可以借鉴或者是引入先进的技术，这些技术可以包括互联网技术、大数据技术等，用这些先进的技术对信息资源进行整合，从而进一步的对资源的管理以及利用，实现资源的共享。

（4）对档案管理信息化服务进行创新。在社会的发展中，要不断的对档案信息化服务进行创新，这样才能使其符合时代的发展。比如说，可以开通网上检索功能，这样就可以实现资源的共享，同时也可以提高资源的利用率。另外，还可以构建相关的电子文档信息中心，这样用户不仅可以将自己的电子文档进行上传，还可以对自己所需要的文档进行下载。在实际的发展中，要对档案信息化服务内容不断的进行更新，这就要求对其工作职能进行创新，主要是从传统的档案保管转变成现在的档案利用，从封闭的档案管理转为开放的档案共享。

（5）对档案管理信息化机制进行创新。对于目前的市场经济而言，企业档案管理制度要做到与时俱进，根据实际情况进行积极的改变和创新，这样才能使企业得到更好的发展。具体而言，企业可以建立奖惩机制以及责任制，将工作细化到每一个部门或者是每一个员工的身上，这样就能保证员工的责任感。通过奖惩制度的制定可以，可以营造出良好的企业氛围，同时也可以激发员工的使命感和责任感。另外，企业还要加强档案管理信息工作的安全，强化计算机网络的管理工作，将重点内容进行优先管理，以免出现信息的泄露，损害企业的根本利益。

（6）可以实现文件的信息共享。目前，我们已经进入到了大数据的时代，为了方便相关人员的工作，我们需要加大对档案信息的共享。在对文件信息共享的时候，我们可以利用先进单独档案管理软件对其进行管理，这样也是保证信息资源共享的基础性条件。然而，在档案信息共享的时候，我们要以档案信息安全为前提。大数据的到来，不仅给我们的工作以及生活带来了更多的便利，同时也带来了一定的威胁，网络安全就是最为常见的一种。所以说，相关部门要确保档案信息不被犯罪分子窃取，就要进一步加强对安全方面的建设。