新形势下医院档案管理现代化的问题及相应对策分析

2020-01-13黄凯

中国医药指南 2020年9期

黄凯

（湖北省孝感市中心医院，湖北孝感 432000）

随着我国经济社会的飞速发展，医院管理越来越受到社会重视，特别是伴随现代化技术的普及，医院档案管理面临着更多机遇和挑战。随着我国新式医疗卫生体制改革的逐步落实，政府对新医改的实施效果日益关注，也对医院的管理工作提出了更高的要求，特别是医院的档案管理工作。作为一种特殊的信息资源，档案管理在医院整体运营体系中占据较大比重。顾名词义，医院档案管理指的是对医院各项活动行程的历史记录进行搜集、分类、汇总，形式丰富多样，包括文件、图表、音像、磁盘等不同种类，一方面可以为临床医学提供参考依据，另一方面可以作为史料来源，见证医院的建设经过。因此，加强医院档案管理，结合现代化手段，使其日常运营更具科学化和合理性，是必要之举。

1 档案管理工作对医院发展建设的重要意义概述

1.1 医疗卫生档案能够对医院管理和发展起到推动作用：档案管理属于对无形资产的管理，医疗档案是医院资产中的一部分，对医院建设发展和管理工作具有精神推动作用。因为医疗档案涉及医院建设的各个环节，包括管理、临床、经营和科研等，要对每个环节的数据进行精准记录，供内部需要和外部服务。这就说明，医院档案资料内涵丰富，且医用价值高，是智力资源和科研潜力的综合，只有档案管理工作不断完善，档案储存不断丰富，才能激发医院职工的集体荣誉感和工作积极性，共同为医学知识的创新和医院管理的科学化做出贡献[1]。

1.2 医院档案是管理工作的主要信息支撑和来源：医疗卫生档案存在的必要性在于能够真实记录医院各部门、岗位的信息往复和过程，将医院的各项工作记录进行永恒保存，为医院工作者研究疾病本质、探求医学内在规律提供科学依据，从而对医院过去、现在和未来的医药发展现状有所掌握，能够采取有效措施切实提升当前医院内部的医疗技术水平和服务质量，对医院制定长期发展规划战略和工作部署大有帮助[2]。

2 当前医院档案管理现代化存在的问题及应对策略

2.1 存在问题概述：首先，医院的档案管理机制不健全，各项参考标准不统一。当前，档案管理操作不规范是档案管理机制不健全的主要表现。例如，档案管理工作在实际中主要涉及三个科室——职能科室、使用科室和档案室，但是这三者之间存在责任落实不到位，分工不明确的现象，且由于各部门档案被分离管理，致使信息的完整性和连续性无法保障，出现重复搜集资料、浪费资源的现象。其次，医院缺少专业的管理人员。调查显示，大部分医院的档案管理人员均不是专业人员，而是由行政部门或护理专业转行而来，对该项工作缺少专业精神，工作缓慢，且档案管理这一岗位的人员流动性大，员工法制意识淡薄[3]。第三，医院档案管理的现代化水准不高。传统档案管理工作提倡手工提取数据，出错率高，准确性低。但尽管使用现代化手段，如引入先进的医疗设备和档案管理技术，但医院对此并不重视，未及时安排专业人员对医疗设备存储的档案进行监控管理，丢失现象极为严重。第四，当前医院档案管理工作存在重管轻用现象。医院在对档案进行搜集整理归类后，很少再重复利用，信息资源得不到及时开发，一些极为宝贵、对医疗事业大有帮助的病例或临床试验存档被浪费，影响医院整体医疗水平的提升[4]。第五，医院领导层对档案管理工作不重视，档案归档内容模糊无界限。影响档案管理工作稳步提升的主要因素之一就是院内领导层对此的不重视，且管理理念落后，甚至给人一种档案管理“形同虚设”之感。另外，医院为档案管理工作指定的标准过于陈旧，管理工作者在整理资料时存在盲目性和随意性，一些具有重大医疗价值的档案反被湮灭。且档案归档不及时，部分纸质卷宗破损严重，无法进行正常电子收录等。

2.2 相应对策分析：首先，医院内部要健全档案管理制度体系，规范现有管理模式[5]。可以从以下几个方面入手：其一，为档案管理制定保管期限和对员工的考核奖惩机制，如果逾期不对档案进行重新分类保管或者工作中存在懈怠行为，均要被处罚。其二，医院在选择档案管理专业人员时要综合考量，尽量聘用从事该岗位工作时间长且经验丰富的人员组成档案管理小组，并且每个小组要增加一名技术人员，用于对参与档案管理工作的技术设备进行及时维修保养。定期为这些小组组织专业培训活动，邀请其他科室积极对档案管理工作建言献策，实现对档案管理规章制度的规范化、有序化处理。其次，提高档案管理专业人员的业务水准，强化其管理意识，同时积极引进现代化档案管理技术。档案管理，并非将各科室的所有日常记录搜集罗列然后进行保存如此简单，而是要力求让这些档案资料更加科学、规范，还要经过一系列的分类整理和重要性分析，使得这项工作更具制度化。这对档案管理人员的专业水准有较高要求[6]。要想提升医院档案管理工作的整体水平，医院就要不断组织业务培训，并且对档案管理人员进行阶段性考核。另外，档案管理的现代化指的是利用计算机等网络信息科学技术为管理工作提供方便，为医院节省大量的人力、物力和财力。但是电子档案不能完全代替传统纸质档案，要将二者加以巧妙结合，如人事档案、病历档案、科研成果等可以在电子备份之后，预留好纸质部分，便于及时查验。