浅谈ERP系统

梁 欢

(龙建路桥股份有限公司第七分公司，黑龙江 哈尔滨 150090)

1 什么是ERP系统

ERP系统就是企业资源计划(Enterprise Resource Planning)的简称，指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP II(物料需求计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP II的功能，其核心思想是供应链管理。它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源、最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。其主要宗旨是对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，提高企业的核心竞争力，从而取得最好的经济效益。所以，ERP首先是一个软件，同时是一个管理工具。它是IT技术与管理思想的融合体，也就是现金的管理思想借助电脑，来达成企业的管理目标。ERP的核心目的就是实现对整个供应链的有效管理。

2 ERP系统的特点

(1)ERP软件更多地强调的是财务问题，ERP软件具有较完善的企业财务管理系统，这使价值管理概念得以实施，资金流与物流、信息流更加有机地结合。

(2)ERP软件是较多地考虑人的因素作为企业资源在生产经营规划中的作用，也考虑了人的培训成本等。

(3)支持多种生产方式的管理模式。

(4)ERP采用了最新的计算机技术。

3 ERP系统的功能模块

ERP系统的主要功能模块有三部分：物流、资金流、信息流，与之相对应分别是：物流系统、财务系统、生产系统。而我公司主要涉及的就是生产系统。

4 业务人员职能

收入管理业务流程以项目立项为起始(立项部分由股份公司及权属子单位负责)，主工区负责引入项目核算清单，各工区分别录入自己工区的合同造价(即将中标清单根据各工区施工工程量拆分后的施工清单)，通过合同造价分解，将拆分后的施工清单转换为股份核算清单。每日根据实际施工进度，进行内部产值报量；在甲方计量批复后，对应维护对甲计量报量，若项目期间发生甲方奖罚，需维护甲方奖罚单并参与结算，对甲收款结算单审批通过后生成财务凭证。收到甲方资金时，需维护收款单，收款单审批通过后生成财务凭证(此部分由财务负责录入，包含计量、预付款等)。

项目核算清单：若为分工区项目，需要在立项主组织工区进行录入，不存在工区项目直接操作即可。工程细目编码以A开头的必须勾选，其余工程细目按照实际项目施工需求进行勾选。后续要补充核算清单，通过修订进行修改即可。

合同造价：对中标清单进行录入。若导入中标清单时，需要注意业主清单单位与系统中单位的转换，同时还要检查表格中上级清单工程量汇总是否正确。

合同造价分解：将业主清单转换为公司统一核算清单，需要具有丰富施工经验的项目经理、总工、副经理进行操作，用于指导项目成本科目核算。

内部产值报量与对甲计量报量为项目日常录入模块。

内部产值报量：每日根据实际施工进度，进行内部产值报量。

对甲计量报量：在业主计量批复后，对应本期计量进行对甲计量报量维护。

5 甲方奖罚单、对甲收款结算单、收款单

甲方奖罚单：甲方奖罚需要注意奖罚是否计入计量并开具对应增值税发票，不开发票则ERP不需要录入。

对甲收款结算单：将录入的对甲计量报量进行推送，审批通过后生成财务凭证，根据结算日期进行维护。

收款单：对甲方拨付的资金进行维护，审批通过后生成财务凭证(此部分由财务负责录入，包含计量、预付款等)，注意此模块不是对计量批复金额进行录入，与对甲收款结算单有区别。

劳务管理业务流程以合同为起始，劳务合同经审批流程审批通过并生效后，进行分包人员进场，人员进场后根据工长报告单进行每日劳务报量，项目期间发生劳务分包奖罚，可通过奖罚单录入系统参与结算，劳务结算时生成财务凭证，后续收到供应商开具的发票时，可根据实际发票录入收票，收票金额受结算金额控制，由于业务需要，系统增加了100元的浮动金额，发票与结算出现成本差值时，需补录人工成本调差单，付款计划的本次申请金额受收票金额控制，审批通过后，系统自动生成付款单，由财务人员审批通过生成凭证并进行付款。

劳务分包合同：按照公司要求填写合同名称及合同主要内容。表头、表体录入完成后，上传附件层级进行审批。

劳务进场：合同审批通过后，对劳务人员进行进场。注意劳务人员进场校验为软件后台整体校验，若劳务人员同时在二个项目同时施工，需要在第一个施工项目做退场。

工长报告单：每日按照纸质工长报告单进行录入。注意填写工程量为实际施工WBS拆分工程量，不是业主清单工程量，注意工程量单位。

劳务报量：每日按照纸质工长报告单进行录入。

劳务结算单：每个结算周期对劳务报量进行汇总结算，审批通过后推送至财务生成凭证。

人工成本调差单：收到发票时，若发票无税成本与结算不一致时可在此模块进行调差。注意调差不可以调整含税金额。

收票：对供应商开具的发票进行录入，并上传发票附件层级进行审批。注意核销组织和财务认证组织必须要填写，否则会导致审批失败。审批通过后，财务生成相应凭证。

人工、设备、材料收票流程共用同一个模块。

付款计划：收票完成后，针对收票金额进行付款。

若要预付，需要在录入合同时填写预付金额，否则无法进行预付款。

付款单：付款计划审批通过后自动生成，不可以自制单据。

专业分包及清包管理业务流程以合同为起始，专业分包及清包合同可引入收入管理中的合同造价(即中标清单)，将中标清单的部分清单项进行分包，合同经审批流程审批通过并生效后，可选择是否需要分包人员进场，人员进场同劳务管理业务流程，专业分包及清包需将分包的清单项拆分到具体工序再进行报量，项目期间发生分包奖罚，可通过奖罚单录入系统参与结算，专业分包及清包进度结算时生成财务凭证，后续收到供应商开具的发票时，可根据实际发票录入收票，收票金额受结算金额控制，由于业务需要，系统增加了100元的浮动金额，发票与结算出现成本差值时，需补录专业分包成本调差单，付款计划的本次申请金额受收票金额控制，审批通过后，系统自动生成付款单，由财务人员审批通过生成凭证并进行付款。

材料管理业务流程以合同为起始，合同经审批流程审批通过并生效后，需参照填制采购订单，材料入库时需参照采购订单，进行暂估处理；材料出库时需选择当天的工长报告单，出库金额无需手工填写，系统会根据成本计算后的材料成本通过移动平均的方式自动计算材料的出库成本，材料出库成本计算后，需维护消耗材料成本分摊，系统根据出库的物料、工序等条件进行自动汇总，审批通过后生成财务凭证。

材料采购合同：按照公司要求填写合同名称及合同主要内容。表头、表体录入完成后，上传附件层级进行审批。

材料运输合同：若材料销售方与运输方不一致时，使用材料运输合同模块进行运费合同的录入，操作要求与材料采购合同相同。

采购入库：根据运发料单进行材料入库录入。若入库数据较多，可以通过EXCEL导入进行录入，注意导入过程中只能导入一种物料，导入前采购入库表体也只能有一行。

暂估处理：若材料销售方与运输方不一致时，可通过暂估处理，费用分摊进行材料运费的录入。销售方与运输方一致时，直接暂估即可。

采购发票：材料供应商开具发票后，对应发票进行录入。注意此部不是收票，是冲销暂估材料入库的过程。

费用结算：若材料销售方与运输方不一致时，通过费用结算完成进行材料料底与运费暂估的冲销。

材料出库：根据纸质工长报告单每日进行材料出库。注意此处只出材料数量。

成本计算：采用移动加权平均法，先计算材料入库，然后对应计算材料出库单价。

材料成本分摊：每个结算周期，针对材料出库进行汇总分摊，审批通过后推送至财务。

周转材业务流程分为两部分，一部分为租赁周转材，另一部分为自有周转材。

租赁周转材管理业务流程以合同为起始，周转材租赁合同经审批流程审批通过并生效后，需先进行周转材进场，材料进场后系统自动根据进场的材料数量、租入天数、材料租赁单价计算租金，周转材租赁结算时生成财务凭证，后续收到供应商开具的发票时，可根据实际发票录入收票，收票金额受结算金额控制，由于业务需要，系统增加了100元的浮动金额，付款计划的本次申请金额受收票金额控制，审批通过后，系统自动生成付款单，由财务人员审批通过生成凭证并进行付款。

自有周转材管理业务流程同材料管理业务流程，唯一不同的是由于周转材需要进行摊销，材料出库后需手工维护周转材及低值成本分摊，审批通过后生成财务凭证。

设备管理业务流程分为租赁设备、自有设备、临租设备三部分。

租赁设备管理业务流程以合同为起始，合同审批通过并生效后，需进行设备进场，进场设备的编码要唯一，如果设备进场时发生费用(如上下场费)，则需维护费用单，设备进场后可通过工长报告单进行设备报量，结算日时需先进行租金计算再结算，结算单审批通过后生成财务凭证，后续收到供应商开具的发票时，可根据实际发票录入收票，收票金额受结算金额控制，由于业务需要，系统增加了100元的浮动金额，发票与结算出现成本差值时，需补录机械成本调差单，付款计划的本次申请金额受收票金额控制，审批通过后，系统自动生成付款单，由财务人员审批通过生成凭证并进行付款。

设备租赁合同：按照公司要求填写合同名称及合同主要内容。表头、表体录入完成后，上传附件层级进行审批。

注意设备合同租赁方式分为内租、外租，内租选择内部租赁-单方，需要注意选择内部租赁只能在供应商-内部客商类别里选择出租方，外租规则与此类似

进场单：对设备自行编码后，对设备进行进场，用于后续报量。

设备报量：每日按照纸质工长报告单进行录入。

注意报量部门要与后续加油部门统一。

费用单：用于结算设备调迁费、操作手工资，根据实际情况进行录入。

租金计算：每个结算周期对设备报量进行汇总计算。

结算单：对设备租金计算生成结算单，并审批推送至财务生成凭证。

注意生成结算单后，需要与租金计算核对金额是否一致。

此部分操作与材料出库相同，加油成本分摊时需要注意注意油料出库部门要与设备报量部门一致，且该设备必须在加油日有设备报量。

场内运输管理业务流程以合同为起始，合同审批通过并生效后，需进行设备进场，进场设备的编码要唯一，设备进场后可进行场内运输统计，结算日时需先进行租金计算再结算，流程与设备类似，结算单审批通过后生成财务凭证，后续收到供应商开具的发票时，可根据实际发票录入收票，收票金额受结算金额控制，由于业务需要，系统增加了100元的浮动金额，发票与结算出现成本差值时，需补录场内运输成本调差单，付款计划的本次申请金额受收票金额控制，审批通过后，系统自动生成付款单，由财务人员审批通过生成凭证并进行付款。