试论信息化时代下档案管理的创新及发展

2020-01-11

中文信息 2020年12期

（博州民政局，新疆博乐 833302）

近些年，信息技术逐渐渗透到各个领域，应用范围不断扩大，推动现代化社会迅速发展。虽然信息技术优势众多，同时也带来新的挑战，档案管理效率及质量飞速提升的同时，也出现网络安全问题。为此，有必要加强创新，从档案管理欠缺的方面入手，包括管理方法、管理人员、管理制度、资金等方面，考虑到信息化时代特点，实行针对性的创新管理措施，才能更加充分地利用档案资料，为档案行业未来发展奠定基础。

一、信息化时代档案管理创新的必要性分析

在信息化时代下，人们可以通过网络沟通互动，打破时间空间的限制，交流越来越频繁，产生的信息也不断增加，这就对档案管理提出新的要求。档案记录的文件较为重要，主要记录一些重要事件及资料，企事业单位在作出重大决策前，都需要科学借鉴，这都突出了档案管理的重要地位。

二、信息化时代下档案管理存在实质问题

1.管理方法落后于时代发展要求

就调查发现，很多地区档案管理方法仍然较为落后，甚至仍然沿用手工编写的方式，一些地区虽然引入信息化技术，但是应用程度并不高，加上信息时代下档案数据资料激增，落后的管理方法并不能满足管理需求，大量信息资料堆积成山，没有得到科学有序的处理，手工操作比较容易出现失误，无法保证档案的完整性和真实性，这些问题都阻碍档案管理工作正常发展，也是急需解决的问题。

2.专业人才较为匮乏

无论在哪个领域中，专业人才都极为重要，档案管理也不例外，需要专业人才的引导，才能在信息化时代下更好地管理档案资料，但是实际上信息化档案管理人才严重匮乏，要求具备计算机技能和档案管理专业知识，大部分毕业生只满足一部分要求，无法保证档案管理的顺畅性，经常出现失误问题。同时，现有的档案管理人员大部分都没有接受过系统性的培训，工作态度比较消极，没有认真对待档案管理工作，在工作中消极怠工，敷衍了事。

3.档案管理制度存在较多漏洞

在执行档案管理工作时，需要统一的管理标准及准则，更好地贯彻落实各项管理政策，这就要求档案管理拥有完善的制度作为支持，才能达到预计的管理质量，但实际上大部分企事业单位都没有达到该要求，档案管理制度比较落后，在信息化时代来临后，也没有科学制定相关制度，在出现问题时，经常出现相互推诿的情况，导致问题无法解决。

4.缺乏档案管理工作专项资金

档案管理是企事业发展的重要工作，可以为单位提供宝贵财富，在单位决策是提供可靠的意见，但是很多企事业单位受到市场竞争的影响，工作重心发生倾斜，将创造利益放在首要的位置上，缺乏对管理工作的重视，投入的资金相对较少，甚至一些企事业单位的档案管理工作长时间无法获得资金支持，停留在较为原始的管理状态，无法顺利开展信息化建设，存储方式较为落后，极易出现丢失的问题。

三、信息化时代下档案管理的创新及发展策略

1.科学创新档案管理制度

为了适应信息化时代发展要求，需要建立完善的管理制度，从以下方面入手。首先，相关部门要提升认识，将档案管理作为日常工作的重要部分，加强对各项制度的完善，实现对工作行为的规范约束。其次，构建监管机制，安排专门的管理人员，监督管控整个档案管理过程，确保档案资料按照要求归档，避免出现弄虚作假的行为。在整个管理过程中，还需要加强部门联系，确保信息传递及时，才能降低管理难度。

2.加大对档案管理的资金投入

在信息化时代背景下，档案管理开始引入信息技术，需要足够的硬件设备作为支持，为此需要加强专项资金投入，可以从多方面入手。首先，提高对档案管理的认识，梳理整个档案管理流程，从录入到最终的存储，明确每一个环节需要的硬件设备，估算出档案管理信息化建设需要的成本费用，还要考虑到培训需要投入的成本。其次，要加强资金投入，考虑到企事业单位实际情况，采购需要的先进设备，在条件允许时，还可以购置一些新型设备，不断提高管理效率及质量。

3.加强档案安全管理工作

在档案管理工作进入到信息化时代后，利用计算机设备完成档案管理大部分工作，带来便利的同时也带来安全问题，一些黑客通过网络侵入档案管理系统，篡改、窃取一些重要的档案资料，严重危害他人利益，这就限制档案管理工作正常开展。为此，要加强安全管理，可以引入一些安全管理技术，包括防火墙、杀毒软件、身份认证等，通过上述技术强化档案安全管理。

4.加强档案现代化管理

信息化时代下，档案管理工作要求越来越大，档案作为物质财富和精神财富的总和，在事业单位发展过程中有良好的引导作用。事业单位可以以档案作为依据不断完善管理，继而提供自身的更好发展。在这个竞争激烈的市场环境下，为了更好地发展下去，就必须重视档案的现代化管理，以现代化的管理手段进行档案管理，进而提高档案管理效率。

5.加强对档案管理人员的培养

现阶段，人才在社会发展中发挥的重要越来越大，档案管理行业也需要专业的人才作为支持，为此要加强人才培养，从多个方面入手。首先，要加强专业培训，在教授专业性知识的同时，不能遗漏思想教育，这样才能端正思想态度，加强对职业素养的培养，锻炼管理人员的实践能力。其次，在聘请管理人员时，可以聘请专业能力更强的毕业生，逐渐构建出档案管理队伍，最后，企事业单位还也可以适当投入培训资金，安排核心管理人员出国深造，学习一些先进经验，才能更好地从事档案管理工作。