大型仪器网络预约系统的实践与探索

熊建平 沈链链* 程 洁 钟义红

（南京医科大学公共卫生学院 江苏·南京 211100）

近年来，各高校对科研工作投入了大量的资金，其中很大一部分用来购置各种实验室大型仪器。实验室大型仪器，是高校进行高水平科学研究以及高层次人才培养的必要硬件条件之一。大型仪器数量的增多，不仅要求高校配备具有专业技术水平的工作人员；同时也给大型仪器的管理带来更大的挑战，设备重复购置、使用效率低、维修成本增加等问题也随之出现。如何提高大型仪器的使用效率，形成统一开放式管理和网络化共享成为高校急需解决的重要问题之一。而大型仪器网络预约系统以校园网络为基石，将所有大型仪器纳入设备共享平台，利用信息化数据代替人工操作，实现大型仪器预约方式网络化、智能化，显著提高了大型仪器预约管理效率。本文结合自身学院实际情况，对应用大型仪器网络预约系统后带来的优势和不足之处做了详细地分析，为更好地建设大型仪器共享平台提供书面参考。

1 运行大型仪器网络预约系统的优点

（1）信息公开透明化。大型仪器网络预约系统中所有仪器都有详细的说明，比如存放地点、购置年限、关键参数、仪器负责人、联系方式等，可以用于哪些实验、应用方向等都会有比较简单地介绍，方便学生了解咨询。

（2）预约更加便捷。大型仪器开放预约时间内预约情况清晰明了，学生一目了然。同时也便于仪器负责人了解仪器各时间预约情况，有效避免传统纸质预约不及时、信息统计不准确、预约记录较多增加工作量等缺点。此外，学生查看预约情况更加自由，随想随看，随看随约，节省学生和仪器负责人大量时间和精力。

（3）仪器利用率总体提高。由于系统中大型仪器信息公开透明、预约便捷，学生仪器使用积极性提高，部分仪器闲置时间相对减少，利用率总体提高，仪器损坏情况相对减少，维修成本降低。

（4）仪器管理更加高效。传统纸质预约情况下，仪器使用情况只能翻看纸质版大仪使用记录。使用记录每半年或一年统计一次，过程较为繁琐且易出错，大仪使用情况了解比较滞后，且由于使用记录信息不完善、统计不准确，欠费情况时有存在。而网络预约模式下，大仪使用情况随时更新，收费明细自动生成，不会造成欠费、多收费等情况。而且对于管理职能部门来说，系统具备多种模式来查看大仪历史使用记录，能够更加真实地反应大型仪器运行情况，为大型仪器统一监管、购置新型大仪提供决策依据。

2 运行大型仪器网络预约系统遇到的问题

（1）部分大型仪器利用率下降。由于网络预约无需学生跟仪器负责人电话或当面沟通，学生对大型仪器所需使用时间没有概念，为了保证自己实验顺利完成，常常会预约较长时间或者较多样品数量，大仪开机后就会出现学生样品测完但是系统预约时间仍然被占用的现象，导致仪器闲置时间较长。对于某些只有一台同类型大仪的部门来说，如果仪器预约使用非常紧张，这种情况下就会导致仪器空置，但是预约已满的情况。此现象在本学院最常发生，经常有学生反映预约太满，约不上实验，给学生课题开展造成了极大的阻碍。

（2）学生和仪器负责人间沟通减少，造成实验结果不理想。由于大型仪器比较专业、精密度高，操作相对复杂，没有经过培训或提前了解仪器的学生很难独自操作仪器，并且不同实验条件下大型仪器设置的参数或标准可能不同，所需的前处理也不一样。如果学生自以为能够独立完成整套实验而不跟仪器负责人提前沟通，经常会导致实验结果不理想，事倍功半。多年工作下来发现，实验前好好地沟通通常能够取得较好的实验结果，或者实验所需重复次数较少，有些实验失败往往是因为技术原因，这类通常能够避免。

（3）网络预约账号和实际使用仪器账号不一致。部分学生由于校园卡丢失、没有开通仪器使用资格或者其他原因，登录他人账号进行网络预约，在大仪使用结束后才告知或者始终隐瞒仪器负责人。发现此情况后，如果实际使用仪器的学生（A）和预约账号归属学生（B）属于同一课题组同一导师，只需要对AB学生进行批评教育、责令改正；但是如果属于不同导师，使用不同的经费账号，这种情况比较麻烦，由于大仪收费记录直接产生在系统中，最后结算时直接从对方账号划出，所以需要B学生首先在系统中提交收费申诉，说明申诉原因，经仪器负责人批准后由A学生办理线下转账手续。虽然学生入学时经过培训，严禁使用他人账号预约仪器，但是仍有部分学生知错不改，存有侥幸心理，对仪器管理造成很大影响。

（4）系统设计好之后无法再次升级。系统设计投入使用后，经常需要更新大型仪器信息，但由于系统设计上的缺陷，有些功能无法实现，并且由于各种原因，无法对软件进行升级，造成了极大的不便。

本学院自使用大型仪器网络预约系统以来，经过多年的探索，管理者与使用者逐渐磨合，从不习惯到习惯。期间体会到系统带来的便利之处，同时也不断发现各种已解决和待解决的问题和难点，不断优化大型仪器管理方法，并对如何更高效地利用网络预约系统总结出主要以下几点经验：

（1）制定大型仪器网络预约规则。制定有效的规则能够规范网络预约流程，以本院为例：最好提前2-3天进行网络预约，便于学生提前安排好时间，等待仪器负责人审核通过；学生需准时刷卡开机，不能迟到，如因迟到而导致样品没有在预约时间内做完，概不负责；如取消实验需提前1天以上在系统内提交申请，如果临时取消实验必须电话联系仪器负责人说明情况；如果没有联系仪器负责人擅自爽约的，超过3次则加入黑名单，取消学生本学期该大仪使用资格。

（2）提前沟通。第一次进行网络预约系统预约时，如果是学生独自操作的大型仪器，仪器负责人需要详细告知学生样品制备或前处理以及使用仪器的注意事项；如果是专人操作的大型仪器，那么学生需提前联系仪器负责人，说明样品性质、数量、观察指标、实验方向以及特殊要求等情况，由仪器负责人预估仪器使用时间后方可进行网络预约。仪器负责人接受过大仪使用的专业培训，对仪器的操作、样品的制备都有比较丰富的经验，沟通好能够让学生少走弯路，得到高质量、稳定的实验结果，形成“效率高、技术好、效率更高”的良性循环。

（3）定期开展相关大型仪器操作培训。限制每次培训人次，进行系统、详细地仪器培训，培训内容包括理论课程如仪器运行原理、开机启动顺序、参数设定等和上机操作。培训结束后参加相应的考核，考核通过后方可开通学生该大仪使用权限，准许其独自操作该仪器。

以上是本院管理大型仪器网络预约系统的一部分经验，如果细化到每台具体的大仪，也有或大或小的差别，仪器负责人需要不断尝试和摸索属于自己的大仪管理办法。此外，还可以从以下角度提升大仪管理水平：①与系统软件制作公司不断沟通、协商，完善系统中各功能模块，优化系统使用方法；②制定和完善大仪操作流程说明，提供相应的纸质版和电子版，方便学生了解大仪；③对新生加强培训力度，建立相应的惩罚措施，杜绝“乱约乱刷”现象；④定期发放调查问卷，总结、改进学生提出的大仪使用意见和建议等。

大型仪器是高校提升教学和科研水平的重要资源，为学校的发展奠定了坚实的基础。大型仪器网络预约系统作为大仪开放共享、合作共赢的实现平台，其合理、稳定地运行不仅节省了学生老师大量的时间精力，同时使大仪管理更加规范有序、严谨高效、优质便捷。系统运行过程中遇到的各种问题，也需要管理人员不断的探索解决，总结适合自己的一套经验方法，为学校教学科研作出更大的贡献。