外事工作“一网通办”系统与高校全英文网站建设的兼容性分析

何冰轮

（上海工程技术大学 上海 201620）

在信息技术不断深入发展的当代，高校的教育和工作方式以及外事工作的流程因为受到网络的冲击而面临适时而变的时代要求。在此背景下，包括外事管理工作在内的高校工作也逐渐由被动提供服务向主动管理归纳服务需求转变，工作模式逐渐由传统型服务向机动型服务转变。在此基础上，积极发展外事工作流程和服务模式创新、扩展在线服务、积极对接内部工作流程系统与外部服务系统，是当下高校对外面貌建设的主要任务。

1 “一网通办”

工作流技术促进了“一网通办”的实现。工作流是对工作流及其操作步骤之间的业务规则的抽象概括描述。其主要目的是实现特定的业务目标，分解业务流程，并使用计算机依照特定的规则和程序自动在多个参与者之间记录文档、信息或任务。工作流关乎对信息的传输和监控，并依托此方式实现对信息的控制，以达到提高工作效率、改进工作流程的目标。而在此过程中，提交质量控制文档将涉及多个教职员工，包括业务部门、质量控制部门和学校负责人，完全符合流程设计概念。

在明确文件管理归档和业务流程实现的需求之后，高校外事工作依托“一网通办”平台，针对数据采集、流程优化、质量管理及信息的增删、修改等进行开发与简洁化完善。在此平台上，业务流程的流转节点将对工作过程中涉及到的所有相关人员及时有效地公开，相关工作人员因此得以清晰地知晓各自承担的工作任务与完成节点，并在参与工作的过程中实现合作与成果共享。依托这一平台，程序性文件、业务指导、业务归档等模块均清晰可见。

2 高校形象与全英文网站

大学的全英文官方网站在网络空间中行使着大学在国际舞台上的官方形象代表的职能。大学通过其英文官方网站向浏览者公开信息，在信息沟通逐渐构建和丰富、宣传高校既定的理想形象。作为信息的接收方，网站的浏览者在接收到通过官网传达的信息后，会进行自我消化和整理，并将对大学形成的用户体验传达到公众群体和可能受众群体之间。

网站的用户是信息的接收者选取大学提供的信息并将其投影到学校的感知和评估中。因此内容丰富且运营良好的网站有助于大学树立积极的态度、学校形象的面孔。互联网的迅速发展促进了大学的官方网站。图像合成研究显示出积极的发展趋势。一项对新加坡高校官方网站的长期调研显示，随着大学教育和课程的发展及信息的丰富，作为信息门户的官网呈现着越来越复杂化的趋势，这样的趋势不仅使得高校形象得以多样化发展，更在精神图像、价值观等方面为高校树立了鲜明的形象。在对比分析了马来西亚与澳大利亚大学的官方网站建设情况后，有学者发现两国的大学尤其重视文化和对外整体形象的建设，并倾向于在官方网站建设中使用一定的文化标签。它们更着重与强调大学的国际化特色。

云南师范大学的徐等对我国的“一流大学建设”、“一流学科建设”以及非“双一流”大学三个类目下的大学全英文官方网站做出定量分析，从硬件设施、人才培养、科研水平、社会服务、文化建设及国际合作交流等方面分析全英文网站在大学对外形象建设中的贡献比例。研究发现，在对外的全英文网站建设中，文化建设方面几类学校均以历史风貌传承、办学理念宣传为重点建设国际形象；在国际合作与交流层面，围绕国际化办学的国际活动和国际学生的收取成为全英文网站的重点宣传内容。然而，在当前我国高校的全英文网站建设中，还存在着内容浮于表面化、互动性差、全英文网站的管理与运营与外事工作系统衔接存在空缺等方面的问题。类似问题的存在使得中国高校的英文网站不能很好地直接对接海外学生或教师的报名需求，本校师生的出国需求与海外师生的进校需求不能很好地与校内国际化事务管理人员的工作系统进行承接。

3 信息化办公与英文网站建设

高校外事工作中需要借助“一网通办”完成的业务流程包括档案的管理、出国业务办理、留学生申请与注册等。在与海外高校及其他组织机构交流的过程中，包括在外事接待中发生的信件往来、外籍教师的招聘和管理中行程的程序性文件以及国际会议等国际交流活动中产生的相关批文与文件、留学生注册和管理过程中的文件等都在需要通过专业化信息化的平台进行有效管理。

为了保证外事工作交流与归档的时效性、避免出现信息的遗漏错误，外事工作执行和管理中通常应注意以下几点。第一，在高校外事工作的执行过程中，各模块相关负责人员应带头主动分管各自的任务并积极收取总结相关信息；第二，在较为重要和要求较高的信息流转工作中（比如出国境业务的办理），信息在录入和流转过程中的准确性需要得到保证。

基于上述工作性质与工作要求，在构建“一网通办”工作与服务平台并加强信息化管理的过程中，以下几个方面需要作为主要目标在信息化平台的建设被给予充分的重视。首先，在收集与录入信息时网络技术的应用是必需的，系统的实时稳定性与灵敏度需要得到保证。其次，在特定的信息流转与管理工作中，“一网通办”平台须起到建立起覆盖面广、体系完整的网络信息化整合体系的作用，以此确保信息同时对工作中各个节点的相关负责人公开，从而实现内部工作系统与外部信息呈现系统的有效融合。第三，除了信息的流转与流程的统一，“一网通办”平台还应提供有效、完善且长期的信息管理系统。在这种工作体系内，不同工作节点上产生的不同信息和过程性文件可以保持随时可以查询的状态。同时满足工作与查询功能需求的“一网通办”平台，将有望成为一个适合所有教师及学生获取资源、输入数据并进行管理交流的有效平台。

基于当高校国际化发展和多元化高校业务发展的需求，在内部发展提质增效方面，“一网通办”技术的发展一定程度上很好地满足了当下高校外事工作效率与准确性的要求；在对外培养校园品牌文化形象的方面，全英文网站的建设不仅面临全方位展示学校风貌的内容要求，而且肩负着与海外师生群体进行有效沟通的重任。在此背景下，校内工作的体系需要与网站门户建设无缝对接，以确保信息和用户诉求的有效传达。