关于新闻档案的信息化管理建设分析

王 霞

(重庆市武隆区融媒体中心 重庆武隆 408500)

一、新闻档案管理信息化建设的意义

一是提高新闻档案管理工作的质量。社会不断发展，当前已经进入了新闻大爆炸的时期。这使新闻档案管理工作也日益艰巨，我们通过信息化建设，能够有效地提高档案管理工作的质量，在管理工作中将新闻档案转变为数字的形式进行存储，既节省空间，也方便携带。信息技术可以将新闻档案进行科学的分类和处理，能实时地进行远距离传送，同时还能在接受过程中有效地保证传播的质量。信息化技术能使档案管理工作规范化，为工作人员开展管理工作提供便利。

二是保障新闻档案安全管理。传统的人工管理工作，由于工作人员的疏忽往往会导致档案管理工作出现差错，使人们在查阅时出现诸多不便。我们运用信息技术管理档案可以保障档案管理统一、有序，并且能保障信息档案管理的安全性。信息化管理通过有效的监控，可以保障新闻档案在传播和存储过程中的安全。对于一些档案管理工作，传统的管理方式需要较多的人员和较大空间，保存比较麻烦。受到条件的影响，一些时间久远的档案已经开始变黄。

三是提高档案的利用率。在传统的档案管理中，保存档案的方式都是采用索引目录的形式。由于没有开展信息化管理，人们在查阅档案时需要工作人员进行手工操作。这就会导致档案管理的工作效率比较低下。人们每次需要文件时都需要取出原件，这不利于档案的保存。我们运用信息技术对档案进行处理就能有效地提高工作效率，减少档案受到不必要的损害。信息化档案管理也利于各个新闻机构之间进行交流，发挥档案的价值。

四是增强档案管理的时效性。由于不同的档案管理机构存在一定的差异性，这样就导致新闻档案在交流时会出现一定的问题，无法发挥新闻档案集中使用的优势。因此，新闻档案管理机构运用信息技术进行档案系统的建设，有利于缩短交流的时间，从而保障新闻档案的时效性。信息技术还可以将新闻档案和社会生产相结合，发挥新闻档案的时效性。[1]

二、新闻档案信息化管理的策略

一是加强硬件设施建设。将信息技术应用到基本档案管理工作中，这就需要有基本的硬件设施做保障。因此，新闻档案管理机构就需要根据相关的工作需求添置硬件设施，购置互联网设备，运用网络技术建立管理系统。在此基础上，新闻档案管理机构还需要开发出安全、高效的档案管理软件，保障新闻档案管理工作的安全性和高效性，使新闻档案能够得到长期保存。[2]

二是加强数字化管理。在应用信息技术进行管理时，为了提高数据管理的效果，新闻档案管理机构就可以利用数据库对新闻档案进行管理，建立起本机构的新闻档案库，并对不同的新闻档案进行分类。人们在需要相关的档案时，可以利用信息技术实时存取，用完后根据档案类型归档。与传统的存储不同，数字技术可以根据档案的存储时间、发生事件、档案的种类进行分类存储和管理，提高管理者的数字化水平。此外，档案库还可以进行实时存取、实时更新，确保其实用性。

三是完善档案管理制度。档案管理者在开展管理工作中要做到有章可循，这样才能更加高效。在档案信息化建设过程中，档案管理机构还需要结合社会情况和信息技术的应用，对制度进行实时改进和完善，制定相应的规章制度，使档案的保存和管理更规范。这样，工作人员在开展档案管理工作时才能做到有章可循，避免出现各种差错，提高工作效率。

四是修复原有的新闻档案。在采用信息化手段开展管理工作之前，新闻档案管理工作很长一段时间都是采用传统的管理方法，许多新闻档案的保存都是采用纸质或胶卷的形式。工作人员如果管理方法不当，容易导致纸质档案损坏。胶卷类的档案容易受到环境的影响，在保存中很容易出现信息丢失，这些纸质或交卷资料就无法长期、有效地进行保存。因此，我们可以利用信息技术对这些档案进行数字化处理，提高保存的质量。在实际的保存工作中，工作人员可以应用信息技术对已经损坏的档案进行适当的修复，并且对相应的文档进行扫描存储和备份，以保护这些时间久远的新闻档案。[3]

五是提高工作人员的综合素质。在开展信息化档案管理工作中，为了提高工作效率，档案管理部门要加强档案管理人员的培训工作，提高他们的综合素质。档案管理人员在培训中，要提高信息化管理的认识，掌握工作需要的相关技术，以及提高计算机的应用水平。同时，各个新闻档案管理机构还应适当地调整人员的结构，打造一支高素质的档案管理队伍。

三、总结

总而言之，在新闻档案中，新闻档案管理机构要加强硬件设施的建设、推行数字化管理、完善相应的管理制度、修复原有的新闻档案、提高工作人员的综合素质等，以此加强信息化管理工作。同时，新闻档案管理机构要结合本单位的具体情况，推进新闻档案的信息化管理工作进程，保障新闻档案管理建设顺利进行。