美国哥伦比亚大学图书馆的“战略方向”

王成志

1 图书馆战略规划潮流

图书馆和信息管理学受其他主流学科的影响既深且广。大学图书馆受主管大学乃至整个高等教育界总体变化趋势的影响。图书馆战略规划(strategic planning)直接来自于管理学的战略规划。管理学教科书、信息管理学文献和图书馆文献对战略和战略规划的定义并不统一，多种多样[1]。图书馆战略规划一般包括使命、愿景、价值观、战略目标、行动计划等基本要素，涉及馆藏、服务、用户、员工、合作与重点资源等基本内容[2]。不同图书馆对这些战略规划的基本因素会有所侧重，甚至制定的战略规划的文本标题会使用诸如战略目标、战略重点、战略路径等不同词汇。战略规划年限跨度也不同，一般以3～5年为多，9年10年的甚至年限不明的也有[3]。美国高等教育界接近当今战略规划意义的规划始于1950年代末。高等教育在20世纪六七十年代经历政治、经济、人口和技术等的剧烈变化，经历很多困难。在这种背景下，1983 年乔治·凯勒发表《学术战略：美国高等教育的管理革命》，被视为转变点，从此美国高等教育界热衷战略规划[4]。之后高校战略规划的概念、理论、方法等越来越成熟，战略规划的各种指南和工具包越来越多[5-6]。目前战略规划已成为北美大学学术评估和具体专业评估不可或缺的一部分。

图书馆正规的战略规划文献始现于1960年代，随后不断增多，20世纪八九十年代更受重视。很多美国图书馆和专业协会制定3～5年的战略规划[7]。为更好地编制、执行和评估战略规划，重要的图书馆专业协会，如美国研究图书馆协会(ARL)、美国跨系统图书馆联盟(LYRASIS)为图书馆编订战略规划工具包[7-8]，美国图书馆协会(ALA)还为图书馆董事会编订图书馆规划的分步操作实用指南[9]。对图书馆战略规划及其各个重要方面的学术研究也越来越多。2019年7月28日笔者在Ebsco平台，以“战略规划”为主题词，在自1970 年以来的LISTA(Library，Information Science & Technology Abstracts，图书馆、信息科学与技术文摘)数据库中检索，年限跨度为1974 年到 2019 年 7 月底，获得 2，405 个结果，其中学术期刊文章1，142篇，杂志文章626 篇，行业出版物417 篇；2000-2019 年高达2，275篇，其中学术期刊文章1，092篇，杂志文章380篇，行业出版物380篇，由此看出2000年以后图书馆战略规划的文献特别是学术期刊文章占绝大多数。

但是，长期以来，也有学者对战略规划的热潮泼冷水。他们认为战略不能规划，能规划的不是战略；高等教育界的战略规划本质上是浪费时间，甚至印制发放就是浪费纸张；战略规划的作用很有限；有的学者甚至对战略规划持彻底否定的观点[10-13]。尽管如此，由于政治、经济、文化以及技术的快速变化，并因应高校和图书馆普遍的公司化管理趋势，以及为了更直接地对服务群体、社区和上级管理机构负责，现在几乎所有美国大中型图书馆都纷纷制定战略规划或发展战略。在没有其他普适性更广、可操作性更强、效果更好的替代方法的情况下，战略规划活动已成为学术图书馆运作的有机部分，战略规划也已变成常见的图书馆管理工具。在美国图书馆界，战略规划被普遍接受为“帮助(图书馆)重点关注机构使命、大环境潮流和未来方向，以及帮助调整资源配置以实现具体目标的有效方式之一”[14]。

2 哥大图书馆的“战略方向”制定

笔者就职于美国哥伦比亚大学图书馆(Columbia University Libraries，以下简称“哥大图书馆”)，参与了最近一次的战略规划制定和实施。下文介绍和分析哥大图书馆战略方向的制定和实施，供图书馆界借鉴。

2.1 总况

2015 年哥大图书馆新馆长兼哥大副教务长安·桑顿女士(Ann Thornton)一上任，就启动图书馆制定战略方向的程序，以配合几乎同时成立的哥大“教务长图书馆咨询委员会”(Provost’s Advisory Committee on the Libraries，简称“图书馆咨询委员会”)，特别是其战略方向工作组的战略规划工作。由于哥大图书馆主管领导层特别强调图书馆的规划制订、具体行动和图书馆全员参与的过程，以及向图书馆所有部门和所有工作领域覆盖，所以哥大图书馆战略规划的“用词”确定为“战略方向”。哥大图书馆确定的“战略方向”为：“反映我们最高愿望的声明；持续决策的试金石；将资源配置到最有影响力的战略努力和举措的指南。”[15]关于哥大图书馆“战略方向”流程和实施年限跨度，开始时隐约提到“为期10年”，紧接着总图书馆馆长提到“为期5年”，后来确定“应为不断发展、将来永久”。

为更好地制定战略方向，哥大图书馆举办了各种形式和多种系列的报告、动员会议、学习、讨论和准备活动。2016 年图书馆咨询委员会战略方向工作组报告发布，图书馆战略方向工作随后围绕报告的主要精神而制定“致力于包容、提升知识、激发探索、促进发现、塑造话语、赋予员工权利”六大战略方向的文件[15]。

从2017年初开始，哥大图书馆就六大战略方向提出多个倡议，并根据各战略方向倡议组建多个团队；有些倡议分成两三个分倡议，并有分团队对其负责。图书馆举行无数次大小不一、类型不同的会议，开展多次调查和分析测评，布置大量具体工作，得出很多结论，取得很多成果。

2.2 图书馆咨询委员会与战略方向工作组报告

2015 年哥大教务长委托“图书馆咨询委员会”与图书馆新领导层一起研究大学图书馆的战略方向。图书馆咨询委员会由4名学生、17名不同学院的教授和7名包括图书馆馆长在内的各级图书馆领导组成。图书馆的高效率被视为完成哥大教学和研究使命的核心部分。图书馆咨询委员会调查图书馆收藏、服务和其他方面的现状和问题，思考未来10年图书馆的优先发展事项，并评估图书馆如何进一步提高效率。

2016年5月图书馆咨询委员会战略方向工作组开始工作。图书馆咨询委员会下设3个分委员会，包括学生成功分委员会、教授服务分委员会和馆藏建设分委员会。每次分委员会会议都由两位图书馆副总馆长和分馆馆长负责主持，他们在每次会议之前，都向与会者提供会前阅读材料。分委员会会议的主要目的是对促进学生成功，支持研究和教授服务，以及制定馆藏建设、管理和保存战略三大领域进行调查、提出评估和建议。调查结果和建议主要涉及沟通、预算、空间和评估四方面。

2016年11月哥大教务长发布以“教务长图书馆咨询委员会战略方向工作组报告”为题的图书馆委员会报告，总共16页[16]。报告主要内容如下：

第一部分为一般建议，包括：(1)沟通：与师生沟通；(2)预算：改善基础设施和提高工作人员能力；参与大学大规模集资任务，形成高层次的捐赠人团体；(3)空间：集中图书馆3个数字化中心和数字学术中心，并配置场地；营建学习空间；(4)评估：评估当前和今后安排新资源的有效性。

第二部分为学生的成功，包括：(1)与学生沟通；图书馆加入教学委员会；(2)对课程教学的系统性支持；(3)规划新的学术课程需咨询图书馆；(4)与教学中心合作。

第三部分为馆藏建设、保存和管理，包括：(1)与教授密切合作；(2)馆藏建设政策应向教授公开并定期更新。

第四部分为教授服务，包括：(1)技术基础设施和行政结构改进；(2)数据存储和学术共享。

战略方向工作组报告中的“一般建议”关注图书馆最重要的问题：与师生交流、财政预算、空间场地和效率评估；其余3部分针对图书馆传统的、也是最重要的功能，即服务学生和教授，以及建设馆藏。具体而言，这份报告在以上框架内对图书馆以及咨询委员会更好地运作提出25项非常中肯、有前瞻性和切实可行的建议。

2.3 战略方向倡议及其团队

图书馆咨询委员会的战略方向工作和“战略方向工作组报告”是图书馆在制定和落实战略方向工作的样板和指针。2015—2016 年，将图书馆战略方向计划分为4 个阶段为第一阶段为“战略思考技能发展”，即通过开展“共同倾听、思考和计划(listening，thinking and planning together)”等宣传、教育和鼓动活动，提高图书馆员工的战略思考技能，并统一思想。第二阶段为与图书馆利益相关者进行专题讨论，获取意见和建议。第三阶段为综合整理图书馆利益相关团体的意见。第四阶段为拟定战略方向文本。为配合该项工作，战略方向单独的内部维基网站、公共网页、专业发展技能实验室，以及意见和反馈的公开电邮都很快得以建立或开通。

到2016 年秋，通过无数次会议和SWOC(Strength，Weakness，Opportunity and Challenge，优势、劣势、机会和挑战)分析等，最后拟订出“致力于包容、提升知识、激发探索、促进发现、塑造话语、赋予员工权利”六大战略方向文件。

从2017年开始，哥大图书馆就这六大“战略方向”提出17个可能的“战略方向倡议”，并组建17个团队，每个团队由至少四五名成员和1名组长组成。有些倡议分成两三个“分倡议”，并有分团队对其负责。有的团队，如“提升知识”项下的“隐藏馆藏”团队的“隐藏馆藏元数据”分团队成员有13人之多[17]。

六大战略方向的部分“战略方向倡议”如下：(1)战略方向：致力于包容。战略方向倡议包括：更多样化/嵌入式支持和欢迎，等等。(2)战略方向：提升知识。战略方向倡议包括：隐藏性馆藏，有效高效地组织，原生数字化资料，等等。(3)战略方向：激发探索。战略方向倡议包括：数字化学术等。(4)战略方向：促进发现。战略方向倡议包括：学生参与等。(5)战略方向：塑造话语。战略方向倡议包括：共享馆藏，协作馆藏建设，等等。(6)战略方向：赋予员工权力。战略方向倡议包括：文化变化与参与及其服务的机遇，敏捷反应，等等。

2.4 全体员工参加战略方向的进程

除17个团队和分团队成员外，图书馆每个员工都要参加战略方向进程。全馆动员大会和六大战略方向ETTG (Ear To The Ground，倾听基层)会议，自然是每个员工都应参加的。全馆大会邀请商学院著名的管理学教授乔尔·布罗克纳做题为《过程很重要》的报告，并向每个员工散发纸质同名专著一册[18]。同时，面向全馆员工举办每半年一次、但内容相同的图书馆论坛(Library Forum)。此外，平均每一两个月有一次会议和活动的哥伦比亚图书馆和信息专业成员委员会(Committee for Columbia Library and Information Professionals)就战略方向开展报告、讨论、座谈会等活动。各个分馆更是开展各种形式的配合总馆战略方向的动员、宣传、讨论和实施活动。由图书馆部门领导和分馆馆长组成的“管理委员会”，单2015年10月到2016年3月就先后举行了诸多会议和活动，包括弹性思考、系统思考、生成性思维、重新思考组织、四框架思考、优势发现、四象限决策矩阵(Four Quadrant Decision Making Matrix)分析、SWOC分析等。对普通员工来说，除分馆会议和活动外，2016 年4-6 月，每次两小时的总馆ETTG会议就达10余次，部分会议内容包括数字化项目组，编目和元数据，使用服务组，采访组，技术、网络和基础设施，档案工作组，资料处理和保存，采购、财务和行政，多元化、包容、社会正义，等等。

17个团队和分团队举行了很多会议和活动，以确定各自的倡议和建议内容。有些分团队的分倡议被认为非常重要。比如，“文化变革/参与和服务机遇分倡议(Culture Change/Opportunities for Participation & Service Initiative)”分团队于2018年秋委托校外调查公司进行“全体员工参与度调查(All-Staff Employee Engagement Survey)”，旨在让哥大图书馆员工以匿名的方式就其作为图书馆工作人员经历回答问卷问题、反馈信息，以了解全体员工参与的优势和不足。调查结果所揭示的不足让管理层感到意外。2019年初哥大图书馆管理层以调查结果为基础，在管理运作透明度、执行时间表和双向交流沟通等方面采取了一系列有针对性的行动和变革。

3 哥大图书馆的“战略方向”评估

哥大图书馆制定实施的“战略方向”流程已开展了两年，取得很多成果。比如，制定允许师生和研究人员使用尚未处理的馆藏(特别是档案特藏)，并对其尽早重点处理的政策；数字化保存4，000多种口述历史记录以及7，000多种其他独特的音频视频馆藏；与普林斯顿大学、纽约公共图书馆和哈佛大学共享位于普林斯顿大学一个校区的校外密集书库馆藏；与“常春藤+(Ivy Plus)”图书馆联盟的13位成员一起计划如何改进采访、发现和跨机构使用成员馆馆藏；提高对所有馆员出差旅行的资助，并对各级员工提供更包容的旅行资助。单就中国口述史项目(Chinese Oral History Project)特藏而言，那些几十年不被处理的档案得到处理、编目；几乎所有的特藏使用指南(Finding Aid)都得以改进。

战略规划制定和实施的评估体系不可能统一。哥大图书馆采用“战略举措目标和评估指标(Strategic Initiatives Objectives and Evaluation Indicators)”，主要强调和比较“投入、产出、结果、影响(inputs，outputs，outcomes，impact)”4个指标及其之间的多少。评估不同的举措应选用和参照有关的会议数量、工作时间、项目重要事项、年度报告和问卷调查结果等不同数据，以界定和比较指标。这些指标并没有包含一些意外的结果。比如，很多图书馆员工在从事本职工作的同时，还集中参加有关战略方向的各种会议、活动和工作，明显感觉到力不从心，甚至出现“会议疲劳症”，工作进度和效率均受到一定影响。战略规划与运营规划(operational planning)明显不同，但有些战略方向倡议把运营规划乃至日常工作事项混淆成战略规划和战略方向。更者，战略规划的政治性因素和图书馆及其馆员的政治性因素[19-20]几乎完全被排除在规划和评估之外。因此，有的战略方向的倡议和举措短期内难以进行实质性评估。

但是，除实际成效外，战略规划过程本身和最广泛的参与就是决策者期待的变化和成效，而且各种正式和非正式活动中不断地重复战略规划的主题和关键词可以对组织文化产生决定性影响[11]。至少，“为了充分利用我们的战略规划工作，我们应该认识到这个过程最重要的间接益处之一是提供可以帮助各个馆员在出现新机会时能进行战略性思考，并就如何更好地为用户服务做出明智的选择”[14]。