国家图书馆外出催交工作模式、路径及建议*

郝嘉树

（国家图书馆 北京 100081）

1 引言

自1916年真正确立出版物交存馆地位以来[1]，国家图书馆交存工作已走过百余年。一代代出版物交存人辛劳工作所凝结的成果，铸就了国家图书馆的鸿富馆藏，使得大量珍贵、有价值的出版物得以保存下来，传承了中华文明及民族文化，服务于社会各界及公众，并成为我国对外开放和文化交流的一个重要窗口。

外出催交工作是国家图书馆交存工作的一项重要内容，它是提高出版单位交送量的有效方法和途径。国家图书馆以“走出去”的形式，去往全国各地出版机构和单位，宣传图书馆的职能定位和交存政策，了解出版单位新动向，加强与出版单位的沟通和交流，并催补回各类型缺交的出版物。

2018年1月1日起《中华人民共和国公共图书馆法》（下文简称《公共图书馆法》）实施，其中规定：“公共图书馆应当根据办馆宗旨和服务对象的需求，广泛收集文献信息……公共图书馆可以通过接受交存、采购或者捐赠等合法方式收集文献信息……出版单位应当按照国家有关规定向国家图书馆和所在地省级公共图书馆交存正式出版物。”[2]基于这些规定，为帮助国家图书馆及各地省级公共图书馆后续催交人员开展和加强交存工作，文章梳理和总结了国家图书馆多年开展外出催交工作形成的一套行之有效的外出催交工作模式，指出外出催交工作中各类型出版物催交可操作路径，并为图书馆开展外出催交工作提供相关建议。

2 国家图书馆外出催交工作模式

2.1 筛选拜访地区和制定催交计划，为外出催交工作奠定良好基础

早年国家图书馆主要通过电话、信函等形式催交样本。随着各方面条件的允许，尝试以外出拜访的方式与出版单位面对面开展催交工作，解决了电话、信函等不能解决的问题，取得了较好的效果，于是外出催交被纳入国家图书馆交存工作常规任务。

外出拜访前，负责交存工作的出版物交存管理组先根据“国家图书馆交存管理平台”（http://jcgl.nlc.cn/）中各省交送状况排名、负责地区催交人员上报情况、往年拜访各省的年份及频次，并结合实际情况和经验，筛选出当年计划外出拜访的地区。之后，各外出小组在对拜访地区出版状况、交送情况、馆藏缺藏等进行梳理和整理的基础上，制定详细的外出催交和宣传计划，以及拟定重点催交和调研对象[3]。这些准备工作为外出催交工作的高效开展奠定了良好基础。

2.2 加强各科组间组织和协调，给外出催交工作提供有力保障

早年各类型出版物由于分属国家图书馆不同的部门和科组，外出催交多头行事，人员分散，力量薄弱。2008年报刊采编部与图书采编部经过拆分合并，成立中文采编部，包含中文图书、期刊报纸、论文、非正式出版物的交存或征集科组，但各类型出版物仍独立催交。2011年，中文采编部又接收了他部转来的电子音像采编组，并成立了专门的国内出版物呈缴组（现更名为出版物交存管理组）[4]。至此，各种中文出版物统一归口到中文采编部，各类型中文正式出版物的催交统一划归出版物交存管理组，统筹开展催交工作。

一个科组的人员和力量有限，为了加大催交力度，近几年国家图书馆采取“出版物交存管理组牵头+多科组联合”的外出催交模式，扩大了外出催交队伍，增强了外出催交力量，调研内容也由书刊报和电子音像扩展到图书采购、数字资源采访、非正式出版物征集等多个方面。但是，人员数量增加且目标多元化加大了协调难度，团队的管理和组织是外出工作顺利开展的基础，国家图书馆开始加大对外出事宜各环节的把控，尝试从源头和过程开展协调和管理：举行全体动员会强调纪律及注意事项，依据拜访地区各类型出版物情况分配各科组出差人员数量，指派各地外出小组组长加强统筹和协调，制定外出小组工作计划，分发任务并责任到人，上报外出行程安排等。这些组织和协调工作增强了外出小组的凝聚力和合作意识，提高了工作的针对性，为外出催交工作的顺利开展提供了有力保障。

2.3 充分借助行政督促力量，提升外出催交工作效力

在最初的外出拜访中，外出小组直接对接出版单位，需要逐一联系和拜访各家出版单位，这种“一对多”的模式工作量大，联系困难，沟通成本高。2011年之后，外出小组尝试向出版单位的上级行政主管部门寻求帮助，借助地方新闻出版管理部门的力量，提高外出拜访工作的效力。

各小组外出前与当地新闻出版管理部门充分沟通，将目的、行程和人员组成告知对方；出差期间拜访地方新闻出版管理部门各处室领导，反馈该地各类型出版物交送情况及存在问题；委托地方新闻出版管理部门召集各出版单位，召开样本交存工作座谈会；并请他们代为通知要走访的下属出版单位。外出拜访人员与各地新闻出版管理部门充分沟通和合作，这种“一对一”结合“一对多”的模式扩大了出版单位的拜访范围，得到了出版单位的积极配合，在保障了外出拜访工作顺利开展的同时，也提升了外出催交的工作效力。

2.4 采用“调研式催交”，扎实推进外出催交工作

采用“调研式催交”模式，充实和完善了外出工作内容。重催交轻调研，发现不了问题，改进不了工作；重调研轻催交，违背了外出拜访的初衷。在外出拜访中，外出小组除开展宣传和催交外，还有针对性地采取多种方式相结合的调研模式：通过实地访谈，调研出版单位实际情况和个性问题，商讨合理的政策和做法；通过参观和询问，搜集和了解当地出版业的新思路、新项目和新做法；通过分析问卷和撰写报告，总结外出拜访的成果、问题和建议。

另外，外出小组还依托各地新闻出版管理部门召开座谈会以解决共性问题，通过实地走访各出版单位以解决个性问题。座谈会中，通过PPT 宣讲、现场交流和发放调查问卷，向出版界宣传国家图书馆的职能定位和交存政策，展示样本的交存和使用情况，解答和解决出版界的疑惑和问题，从而提升出版单位对国家图书馆及样本交存工作的认识[5]。外出小组实地走访和调研各出版集团、出版单位和相关机构，了解出版单位的出版情况，催回应交样本，倾听出版单位反馈的问题，收集对交存工作的意见和建议，商讨合理的政策和做法，探讨未来的发展方向。以上做法使得外出催交工作能扎实向前推进。

3 国家图书馆各类型出版物外出催交路径

3.1 宣传交存工作，掌握图书社出版、交送等状况

国家图书馆在外出催交工作中抓住一切机会宣传交存工作。外出小组向出版单位宣传国家图书馆定位及样书交存的意义、政策，并发放宣传手册和调查问卷等，这些都有助于图书馆和出版单位互相了解、增进理解并建立联系，以便解决实际问题。值得一提的是，宣传《公共图书馆法》开始成为外出催交工作的一项新任务。《公共图书馆法》于2018年1月1日才开始实施，出版界还不是很了解，外出小组向各地区新闻出版管理部门及各出版单位宣传《公共图书馆法》的意义，解释该法与国家图书馆、出版单位的关系，解读出版单位向国家图书馆交送样本的条款。出版单位大多赞同、支持《公共图书馆法》的实施，并表示会贯彻执行。

通过走访和调研深入了解拜访地区图书出版状况，使图书催交工作的开展有的放矢。我国成为出版大国后地位日益稳固，经过集团化、转制化发展[6]，各地出版社大都开始收紧图书出版量，更加注重出版质量，加强出版具有核心竞争力的优秀专题；大众出版依托自身优势，深挖内容衍生价值，通过全产业链延伸发展；教育出版采取以数字化教材为基础的全媒体教育教学解决方案；专业出版积极探索提供基于专业数据库的知识服务；军队社限制有偿服务的改革政策导致出版量锐减；对于民族地区和边疆地区出版社，宗教信仰、边境问题、少数民族等问题比较敏感，因此文献审读严格，再加上西部人才流失，导致出版行业缺乏活力、相对保守，但这些地区结合当地民族和区域特色出版历史、文化和艺术类图书，出版物价值高[7]。

外出小组在外出期间，调研图书出版社如何开展样书管理工作，吸取其成功经验并应用到国家图书馆的样书管理中；了解图书出版社交送率低的原因，为其提供样书交送建议和方案；催补缺交样书。除此之外，通过交流和调查问卷收集出版社对国家图书馆交存工作的意见和建议，包括减免教辅书、重印书交送份数，积极回馈或实行奖励机制，提高缺交清单数据的准确性，及时寄出交送回执，提高核对交送回执的准确性等[8-11]。对于出版社的意见和疑问，外出小组当场给予解释和说明；对于出版社的建议，外出小组以报告的形式反馈给国家图书馆上级部门。

3.2 催补缺藏缺交报刊，了解报刊社新进展

催补缺藏缺交报刊是外出拜访的重要任务之一。各地小组在外出前需做好充分的准备工作：一是筛选出缺藏缺交严重的报刊名单，并梳理出问题报刊，以便座谈会邀请和外出走访；二是由于报刊数量较多，提前与报刊社电话沟通，进行第一轮摸底及催补；三是根据电话联系情况，整理出外出走访的报刊社名单，需有对应的报刊名称、刊号、缺藏明细、地址、联系电话等有效信息，方便后续走访。

拜访期间外出小组需通过多种方式催补缺藏缺交报刊。一方面在座谈会中解答报刊社疑惑，与到会的样报、样刊负责人面对面交流，催补缺藏缺交严重的报刊；另一方面实地走访和电话联系漏藏漏交报刊社，与长期失联的样报、样刊负责人建立直接联系，摸清多版本之间的关系及出版情况，同时了解一线出版单位的工作方式，为以后的补交工作建立良性互动[12]。

多年的外出拜访使国家图书馆能够了解报刊社的新进展和新动向。在出版发行方面，纸媒的生存压力加大，除党报和教育、学术类刊物受影响较小外，市场类报刊都存在发行量急速下滑的局面。在转型升级方面，处于垄断地位的纸媒逐渐被新媒体瓦解，各地报刊社都在探索转型升级和新旧媒体融合发展新路径。在数字化方面，各地报刊集团都已经或正在将自己的报刊数字化，加工为可检索数据库（部分可访问）。

3.3 调研电子音像社经营现状，了解交送量下降原因

针对电子音像制品交送量逐年萎缩情况，外出小组调研了电子音像出版社经营现状。从各地拜访情况来看，除了有垄断性资源、品牌影响力和项目支撑的电子音像社外，很多社出版量萎缩，以维系为主。通过湖北、河南、湖南等地的调研可以看到，很多电子音像出版社因缺乏转型动力、投入多而获利少、依赖品牌影响力、与大型门户比缺乏流量入口及竞争力、数字版权维护成本高等诸多因素，制约或束缚电子音像社的数字、网络出版等转型发展[13-15]。与此同时，电子音像制品销售机构受到网络音频、视频门户冲击，实体店销售数量逐年减少，只有大型图书城和音像城在售。在销光盘主要是以娱乐、休闲和地方特色资源为主。

外出拜访期间，外出小组除掌握各社出版目录和催补样盘外，还了解了其交送率下降的原因。综合各地情况，电子音像社交送量下降的主要的原因有：①电子音像制品管理机制不当，例如审核流程周期较长导致延后出版，缺乏版权长效保护机制降低了出版量及后续交送量；②音频、视频门户崛起阻碍整个行业发展，导致出版量萎缩；③对黑胶、配有平板（Pad）、电子书包等制作成本比较高的产品，交送有困难；④大部分包销作品出版后不进入市场、不返回出版社，导致缺交；⑤近些年教育类电子音像制品大都在网络发布，例如上海市出台规定，中小学教材不附带实体光盘，通过二维码获取网络资源[16]，导致实体光盘数量下降。除此之外，面对电子音像制品崛起的新机构、出版形式和产品，作为受交主体的图书馆，没有及时调整交存方向、内容、政策和受交方式，这恐怕也是导致电子音像制品交存量下降的原因之一。

3.4 调查非正式出版物征集意愿，拓展征集渠道

非正式出版物是比较特殊的文献类型，目前并未纳入交存范围，但作为国家图书馆收藏特色之一，一直在努力开展征集工作。依据国家图书馆非正式出版物专题化、系统化的文献建设思路，每年会圈定外出拜访单位，通过走访了解各单位非正式出版物基本情况，加深他们对征集工作的认识，建立联系，并调研相关问题。在外出拜访中，大部分受访单位愿意捐赠内部文献或提供帮助。无意愿单位主要集中在政府机构，顾虑主要是担心传播隐患、孤本无法捐赠、涉密文献不能对外、捐赠工作并非义务、国图对捐赠机构不具行政约束力等[17]。

走访单位的反馈和不断尝试让我们逐渐拓展了征集渠道。一是与当地新闻出版管理单位紧密合作，掌握当地非正式出版物的目录和联系方式，让走访工作有的放矢；二是加大与政府部门的合作，充分借助行政效力缓解征集压力，并借助行政业务指导关系征集下级单位资料；三是扩展外出采访面，借助面对面沟通获取对方信任和理解，并帮助拓宽征集思路；四是对较为珍贵的内部文献，国家图书馆通过购买版权、制作影印本的方式增加馆藏。

3.5 交买结合，以买促交，以交促买

近年来外出拜访时国家图书馆尝试联合多个科组，其中图书与数字资源采买与样本交存结合，起到了互促融合的作用[18]。国家图书馆对出版单位除督促、上报总局外，没有更强的约束力。虽然有《公共图书馆法》《出版管理条例》等，但国家图书馆并不是出版行政主管部门，对出版单位没有执法权和管理权。在外出拜访中如果开展交买结合，购买图书与数字资源就会提高出版单位的兴趣，也在一定程度上提升了他们交送的配合度。同时，走访能深入了解出版单位的项目产品、出版特色和出版目录，从而加大国家图书馆对数字资源的采买量并提升图书采购率。

3.6 了解数字出版转型融合发展现状

近几年外出催交，外出小组了解了各地出版单位正在推进数字出版和新旧媒体融合的转型发展，模式有基于自身优势资源开发数据产品，并提供相关服务和应用[19-20]；依托自身IP 拓展延伸产业链条，实现多业态发展[21]；布局微博、公众号、客户端、手机报、网站等线上平台或新媒体，增加内容发布渠道，拓宽营销途径；尝试新出版形式和VR（Virtual Reality，虚拟现实）及MPR（Multimedia Print Reader，多媒体印刷读物）等先进技术[22-23]。

笔者在调研中发现，数字出版的数量多、精品少、产品转化率低，新旧媒体融合面临各种困境。相应的效益和回报呈两极分化态势，较多出版单位处于或迷茫或求索或观望阶段。不少出版单位向外出小组倾吐遇到的疑惑和问题，例如：开发数字产品缺乏数据基础和来源；很多作者不授权限制了出版单位资源的获取和使用；一般出版单位通常缺乏技术力量；因体制障碍出版单位在数字出版转型方面遭遇到各种阻力。从目前情况来看，开展数字出版项目耗资大，云南、甘肃、西藏一些出版单位没有额外研发资金，而有经济实力的江苏、浙江等地因数字出版盈利点不清晰也未大力着手。

4 对图书馆开展外出催交工作的建议

4.1 加强宣传《公共图书馆法》，呼吁出台可操作的交送实施细则

《公共图书馆法》中明确界定出版单位应当向国家图书馆和所在地省级公共图书馆交存正式出版物，这为交存工作的开展提供了法律依据。然而，外出小组在外出拜访时发现走访和调研的出版单位对《公共图书馆法》了解甚少，也未见该法在各地区起到明显的作用。因此，图书馆需要打开各类途径和渠道，采用多种方式和方法，在外出催交工作中继续加强宣传《公共图书馆法》，让出版单位了解图书馆作为“国家或地方书库”的社会职能和“传承文明、服务社会”的文化定位，提高出版单位对依法交送工作的认知深度，理解向图书馆交送样本的义务，最终让出版单位对交送工作重视起来。

尽快出台《公共图书馆法》配套的相关实施细则。细则的制定一是便于各图书馆、出版单位对一些概念和边界的把握，使图书馆交送工作落到实处；二是新环境下出现新形态资源，或某些文献类型一直被忽视，例如VR 产品、手机阅读产品、数据库、网络音乐和各机构编制的非正式出版物等，将它们置之门外会影响文化遗产的完整收集与保存；三是当下出版形势发生变化，有些类型的出版物交送范围、数量和方式并不合理，给图书馆交送和收藏工作带来极大不便，也是出版单位一直反映最普遍、最强烈的问题。

国家有关图书馆接收交存的法律和文件，尽管有最新出台的《公共图书馆法》，以及其他一些条例和文件，但没有具体的执行细则（1991年新出图字第990 号文件“重申关于征集图书、杂志、报纸样本办法的通知”已经废止）。综合以上，图书馆应该借力《公共图书馆法》的实施，呼吁尽快出台相应的实施细则。实施细则需涵盖交送工作各项法律条款的解释，交存相关概念、做法、规定、工作的界定，以及样本交送范围、类型、方式、数量和时限的规定等。另外，在实施细则制定的过程中，应积极研究当前新出版形式，调整交存内容和受交方式，对一些新的崛起机构，探究是否该纳入交存范畴，以适应当下新环境、新情况、新需求和新出版形势，也能使各级图书馆交存工作各环节有法可依。

4.2 了解出版单位缺交原因，提高交存工作的针对性和有效性

在外出拜访中，国家图书馆获悉有些出版单位交送率低并非主观意愿，而是受条件、经济和出版特点等因素制约。具体来讲，一是在山东、江苏和宁夏等地发现，专业出版社在出版周期、编辑时长和对出版环境敏感性等方面存在自身特点，容易引起重复催交和反复催交；二是部分出版单位因样本管理不当、交送方法落后和经验不足导致效率偏低，出现漏交、交送不及时等情况；三是合作书、包销书不返回出版社且出版社索要困难，导致样书缺交；再加上书商无法采集不进入市场的合作书、包销书，导致国家图书馆漏藏。

针对以上问题，建议图书馆在外出催交中，要调研出版单位交送率低的原因，并开展有针对性和有效性的催交工作：

催交工作可以根据出版社情况及特点把握好催交的时间、频率、联系的方式方法。例如针对地图类、边远民族文献出版社出版周期长，或对市场环境敏感，或受沟通成本影响经常出现延迟出版和撤销选题等情况，催交人员要及时和出版社沟通去除撤销和延期样书，避免反复催交。军队出版社受国家出台的限制军队有偿服务的改革政策影响，从近几年开始，全国多家军队出版社处于停滞状态，因此催交人员要关注其动向，不要无谓催交、反复催交。少儿类出版社发行时间受假期影响，年中、年底会集中出版，催交人员要把握好催交节奏，避免无库存。

调研出版单位样本管理、交送工作经验，优化面向出版单位的交存服务。在外出催交中注意收集出版单位在样书管理及交送工作中先进的管理办法和工作经验，同时可总结本馆在资源接收、管理、收藏方面的经验。以此向有诉求的出版单位提供样本管理、保存及交送等方面的参考、咨询和解决方案等服务，甚至可举办交存工作经验交流会，从而促进各单位交存工作的良性运作和精细化管理。

主动与交送率低的出版单位沟通，建议他们在出版前与合作公司和作者约定样书返回数量，并事先用合同加以约束，保障合作书、包销书的交存。

4.3 探索建立交存工作奖惩机制，促进出版单位履行交送职责

交送样本码洋高、邮费贵、多头交送、需设专人专岗等是出版单位一笔不小的开销。每次外出催交和调研，出版单位都呼吁国家图书馆能建立交存激励机制，以减轻出版单位经济负担或提供回馈服务。

国外主要国家都建立了出版物交送奖惩机制。例如英国规定出版物交存不能严重损害出版商经济利益，韩国所有样本交送实行交一买一，日本对于非政府机构交送者给予经济补偿。这些国家除奖励机制外，也规定了惩罚措施，对于没有执行交送义务的处以一定数额的罚金[24]。

综合以上出版单位诉求及国外做法，图书馆可适当为出版单位提供反哺，提供相关资源与服务，我国也应探索建立交存工作奖惩机制，制定与奖惩相关的法律细则[25]。这样在减轻出版单位负担的基础上，调动他们的交送热情，促进出版单位认真履行交送职责。交存工作的奖惩机制可以围绕以下三个方面开展：

信息共享。出版单位共享图书馆信息和资源，例如了解本社样本借阅量，获取本社历史书目单，使用本社交存样本，浏览和查询图书馆资源，拥有图书馆免费账号等。

增值服务。出版单位享受图书馆增值服务，例如年度出版分析报告，读者需求和选题分析报告，下年出版趋势分析报告，本社优秀出版物宣传和推广等。

奖励措施。国家或图书馆为出版单位提供奖励措施，例如在经济方面减免税费、补偿邮费和实行交一买一；在精神奖励方面给予公开表彰、颁发奖项并发放感谢函等。

4.4 积极尝试跨界合作，实现图书馆与出版界的资源共享与联动发展

出版界一个小的变革就可能引发图书馆工作流程调整和业务格局改变，而图书馆新服务模式也会影响到出版界的出版形式等。通过外出催交这座“桥梁”开展跨界合作，可增强两者之间的粘合度，借此宣传图书馆职能与业务，通过共赢促进交存工作的开展并提升出版单位的交送意愿。

在外出催交调研中，越来越多的出版单位与国家图书馆探讨如何通过共享各自的资源、技术、影响力等元素和优势，实现图书馆与出版界联动式发展。图书馆可以从以下方面尝试与出版界开展跨界合作：

资源合作。图书馆有资源优势及信息整合能力，而出版单位有出版资质和编辑能力，两者可联合开发各类型出版物，例如主题出版或专题数据库等。

项目合作。随着图书馆“第三空间”定位的确立，出版单位可利用图书馆影响力、空间和用户渠道等，与之合作并策划相关的展览、活动和项目等。

服务合作。出版单位向图书馆交送资源，图书馆可作为出版单位的宣传窗口，通过评奖、借阅排行榜、阅读推广等形式展示各出版单位的出版物和成果。

4.5 调研开展实体出版物对应电子版交存的可行性

近些年在外出拜访中，越来越多的报刊社希望交送电子版报刊，以降低资源和运输成本。UNESCO（联合国教科文组织）在2003年发布的《数字遗产保存指南》中就突出强调数字资源重要性，并指出应该建立交存制度以保证数字文化遗产的保护[26]。目前，世界上很多国家和地区都对数字出版物的交存进行了规范和保障。而我国在《公共图书馆法》出台前未将数字出版物纳入交存范围，《公共图书馆法》出台后也未界定数字资源的涵义、规定交送的类型和范围、指定交送的方式等。

国家图书馆一直在探索实体出版物对应电子版交送的可行性，希望以此为突破口和试验田，为将来其他类型数字出版物交存做好相应的理论与实践准备[27]。外出小组也要有意识地通过实地走访继续调研实体出版物对应电子版交送的可行性，征集出版单位对电子版本交存的看法和建议：①在意愿方面，图书社存在多方面顾虑，例如对核心资源造成威胁，电子版较纸质版收藏价值低，教材教辅类、少儿类没必要交送等。②在技术和实施方面，对出版单位来说增加人力和物力投入，例如数字化、格式转化和相关信息录入等；对受交部门来说面临实施障碍，例如各出版单位交存格式不统一，在传输和保存过程中引起乱码、错位等问题。③在可行性方面，报刊社的数字化和长期保存情况不容乐观，图书社的教辅、合作书、版权引进类图书往往不留存或无法获得电子版。

依据以上看法和建议，图书馆在开展实体出版物对应电子版交存的理论研究与实践时，第一要沿着出版单位可接受的方向和方式向前推进，并逐步寻求法律的支持，呼吁和促进出台可操作的交存实施细则；第二要解决版权、使用等容易引起争议的问题，向相关专家咨询并研究处理办法，消除出版单位顾虑；第三要依托于技术解决电子版交存增加的额外工作量，同时也要防范技术引起的问题；第四要投入一定的人力和物力开发电子版交存试验系统，设计满足电子版交存的功能，从而发现漏洞、问题和缺陷，为未来真正实施电子版交存奠定实践基础。