高校教学秘书工作存在的问题及对策

林 媛

（闽江学院马克思主义学院 福建·福州 350108）

在高校教学管理工作中，教学秘书是特殊的存在，有着多重身份与角色。教学秘书是服务者，负责教学运行的监督管理、学籍管理、考务管理等具体工作；教学秘书是基层管理者，不仅要协助领导管理教学工作，还要全面调查管理和评议教学质量；教学秘书是沟通协调者，既要做好领导、教师、学生之间的沟通协调，还要负责选课、考务等工作。可以说，教学秘书是高校最直接的教学管理人员，有着参谋、服务、协调、监督和管理的重要职能，也是联系领导、教师与学生的桥梁与纽带，对整体的教学工作的正常运行起着重要的影响作用。但是，高校教学管理工作是一个十分复杂的存在，各种复杂原因的存在使教学秘书的工作开展效果并不理想。从当前高校教学秘书工作中普遍存在的一些现实问题着手，找出切实可行的应对策略，已成为摆在我们面前的迫切问题。

1 高校教学秘书工作中存在的现实问题

分析当前高校教学秘书工作现状，不难发现其中存在着思想不重视、专业能力低、管理方法陈旧、心理焦虑等现实问题，下面即对这些问题进行深入探讨与总结。

（1）缺乏正确的认识。教学秘书工作十分烦琐劳累，并且在短时间内难以看到直接的工作效果，所以在部分高校的管理工作中并没有对高校教学秘书队伍引起重视，更多的是认为教学秘书仅是负责简单的签收文件、整理资料、排排课、安排考试等琐碎内容，降低了教学秘书的地位。另外，在评职评优方面，教学秘书缺少评定职称的机会和竞争力，这也在一定程度上降低了教学秘书的工作积极性，整体的队伍并不稳定。

（2）专业能力偏低。从整体来看，高校教学秘书队伍的现状令人担忧，他们各自所学的专业、学历、年龄并不均衡，有的是临近退休的老教师，有的是刚毕业的大学生，在思想认知和能力经验上各不相同。尤其是大部分的教学秘书没有接受过系统的理论与实践培训，缺乏对新动向和新情况的认知，面对修订教学计划、安排教学任务、监督教学过程以及协调各种问题上普遍心力不足。

（3）管理方法陈旧。想要顺利开展教学秘书的相关工作，既要有基本的教学管理知识，又要有具备专业知识。但是，大多数教学秘书并不是专业毕业，在具体的工作过程中多囿于事务型、经验型的管理层面，所采取的方法也较为陈旧，更多的时候是选择生硬的上传下达，缺乏必要的创造性。一旦出现突发情况或者需要外出学习等情况时，多难以迅速、有效地进行解决和处理。

（4）心理健康问题。教学秘书的工作并不轻松，往往需要面对各种情况，承受更大的精神压力，加之具体的内容总是十分琐碎和繁杂，且每一件事都必须做到细致入微，不留遗漏，所以其心里总是承受着很大的压力。加之教学秘书的管理权限偏低，整体的工作开展并不十分顺利，也让他们产生了极大的精神压力。

2 高校教学秘书工作的应对策略

为了从根本上保证教学秘书工作的质量，强化教学秘书队伍的稳定性，为教学秩序打下坚实的基础，我们必须结合以上论述的现实问题与困境，就当前高校教学秘书工作的具体应对策略进行探索，总结切实可行的革新路径。

（1）引起重视，明确工作职责。教学管理的好坏直接影响甚至决定着整体教学的质量。虽然教师在教学过程中起着举足轻重的作用，但教学秘书同样有着相应的权利和职责，担负着同样繁多且复杂的教学管理工作。因此，各高校应从这一现实着眼，结合自身的教学实际，对教学秘书岗位引起足够的重视，充分肯定教学秘书的工作和业绩，同时坚持公开、公平的原则和相关的机制，开展科学的评优工作，充分调动教学秘书的工作积极性，帮助他们明确职责，更好地投入到教学管理的实践中去。具体来看，教学秘书的工作职责主要包含以下几方面。其一，传达通知，安排活动。教学秘书要明确自身的职责，对国家和校方的各项指示及时进行传达，同时要积极安排好与教学相关的活动的时间与地点，明确责任，从各个方面落实到位。其二，辅助常规教学任务。除了要及时向上级领导汇报工作完成情况，教学秘书还要及时向教师通知具体的授课安排，整理听课记录，并辅助教师做好课程安排和试卷收集整理。在学生方面，教学秘书应帮助学生登录名册，完成重修与补考，同时帮助毕业生对其毕业资格进行审查。另外，还包含教学成果的申报、教学评估和特色专业的审批等其他方面的内容。

（2）加强学习，提高管理能力。教学秘书的工作是相对复杂且涉及面很广的教学管理层面，有时一个很小的细节失误便会带来不好的影响，因此教学秘书必须具备一定的理论水平和强硬的实践能力，以更加专业的姿态去迎接工作中的挑战。第一，强化创新意识。除了高校对广大教学秘书工作的重视，鼓励其提高自身的思想认识外，教学秘书自身也要积极利用空余实践不断学习与提高，从知识水平和研究能力出发，在实践中找经验，在经验中求发展，切不能因循守旧，要以更加新颖的管理知识和观念武装自己，以创新为支撑，在管理工作中有所建树。第二，建立和谐人际关系。良好的人际关系也是教学秘书工作得以顺利进行的有效支撑，很多时候拥有良好的人际关系不仅可以让整个教学过程轻松，还能节省时间成本，更好地开展相关的工作。尤其随着社会对人才需求的高要求和招生规模的不断扩大，教学秘书必须结合实际的形式，以更加团结的心态和积极的行动与辅导员以及教务处等相关部门人员简历良好的关系，并在不断的交流与对话中学习到他人的优势，找到自身的不足，为学生的学习进步提供更加扎实的基础。

（3）全面协调，处理各方关系。全面协调、统筹兼顾是当前教务管理系统得以完善的必然途径，具体到教学秘书的实际工作而言，其应结合高校的实际情况，对教务管理系统进行升级和完善，从细节之处做好必要的管理工作。具体来看，主要包含以下几方面。第一，高校管理层面。教学秘书要对高校的日常管理工作做好计划，从教学计划、教学大纲的修订到排课、调课，无一不需要落到深处。尤其随着高校办学规模的扩大，这样的工作需求将越来越迫切。第二，教务管理层面。教学秘书在整个高校的教务管理过程中举足轻重。其不仅要做好本校教务处、校长的辅助工作，还要与其他高校的教学秘书进行交流与提升，在不断的接触与总结中将相关的管理工作做好，让高校的教务管理呈现出良好的态势。整体来看，教学秘书在协调各部分以及教学资源的关系时，应科学面对，从多视角进行分析，综合多方的意见，择优选择具体的解决方案，最大化地保证各方的利益，让教与学双方都满意。

（4）强化考核，提高综合素质。从当前的教学实际看，部分高校在教学秘书的考核与管理方面仍然缺少管理办法，没有建立完善的考评机制，导致部分教学秘书在工作上缺乏责任心和进取心，工作效果一般。面对这一实际，必须打破固化的思维，进一步强化培训与考核，如此才能在提高教学秘书专业能力的同时，强化其工作的积极性。第一，以制度为保证。明确的岗位职责和规范的工作程序是教学秘书工作得以开展的有效保证，因此高校必须引入绩效考核与激励机制，对工作中不努力，没有将工作落到实处的，要给予一定的处分，而对积极借鉴经验，探索并实施有效路径的，要给予相应的肯定与奖励，建立一套有别于教学人员、工勤人员等的奖惩制度，让他们看到努力的方向，增强工作的信心，同时最大限度地避免消极情绪的不良影响。第二，以培训为支撑。教学秘书的工作本就繁杂，因此想要做到有计划有目标地开展相关工作，高校必须对教学秘书进行相关的技能培训，整体提高他们的综合素质。比如，高校组织教学秘书积极参加高等教育管理课程方面的培训，帮助他们对教育心理学、教学管理方法等进行深入的学习与探究，还可以鼓励他们借助在职培训、参观考察等机会继续学习和强化，为后期的工作开展提供支持。第三，完善考核制度。有了制度和培训的帮助和强化，教学秘书工作的顺利开展还应从自身的学习提升谈起。教学秘书不仅要积极参与相关的教学管理培训，不断强化自己的理论知识和管理能力，还应主动接触和接受正确的新思想、新理念，关注最新的教学动态，实现综合素质的提升。但是，部分高校中的教学秘书并没有对此引起重视，因此，建立完善的考核制度和奖励制度十分必要，其能够将传统的教学秘书工作进行综合评定，借助优胜劣汰的形式促进教师教学质量的提升。

3 结语

教学秘书的工作效率如何在很大程度上取决于高校对其的重视程度以及其个人综合素质的优劣。鉴于当前的高校教学秘书工作更加具备复杂性、多样化、系统化的特点，想要让教学秘书的工作进一步细化，必须从现实的教学实际着手，分析其中的几方面突出问题，然后从问题着手逐一进行突破，以不断的细化和升华助力教学秘书工作的科学化、有序化开展。