信息化管理系统在工程主材贸易中的应用探讨

黄 印

(中国水利水电第七工程局有限公司, 四川成都 610213)

工程主材贸易企业是连接工程终端主材需求单位与生产制造企业之间的重要桥梁，是工程主材供应链中非常重要的一环，但随着业务的不断增长，面对繁琐的贸易业务管理工作、风云变幻的市场以及日积月累的海量信息资料，主材贸易企业如没有信息化支撑及先进管理技术，将不但使管理效率跟不上工程进度的步伐，管理决策也难免出现误判，陷入被动。因此富有成效地对贸易业务全流程管理加以系统的信息化处理，提供快捷的信息服务和决策支持，成为主材贸易公司业务管理的迫切需求。如何建立一套贸易业务全流程信息化管理系统，借助信息化手段和先进的管理理念提高抗风险能力，降低成本，保证服务质量，提升企业的市场竞争力呢？下文就商贸企业如何结合工作的需要利用信息化软件实现专业管理，以及应用过程中的经验进行了总结和梳理。

1 传统主材贸易企业的管理问题

1.1 贸易业务管理制度流程问题

贸易业务管理制度流程需要进一步优化和强化过程跟踪，风险管控不能全流程联动预警和控制；现在很多主材商贸公司各项管理制度、工作流程落实和执行通过线下签批﹑人工传递实施﹑数据收集整理汇报等传统的手工方式，内部各业务部门和管理业务相对独立，管理不够系统，重复工作多，业务流程交叉，不能实现动态配合，且由于事务繁多，工作量大，业务人员往往疲于应付，顾此失彼，稍有不慎，就可能出现因遗忘而造成工作失误；同时风险管控相对较独立地设置于各业务体系中，不能实现全流程联动预警和控制。因而需要对众多的工作事务进行分配、跟踪、整理。

1.2 主材计划配送信息传递问题

主材计划配送环节信息传递滞后，不能实现三方(需求方、制造方、贸易方)实时监控；需求计划作为整个主材配送服务的起点，按传统的计划接收方式，工作效率很难提高，无论是工程需求项目部还是商贸公司对制造商分批计划的实际供应信息相对闭塞，对配送货物情况不能及时动态监控，还是通过电话多方人工联系方式，管理效率得不到提高。

1.3 成本核算效率低

成本核算效率较低，报表数据无法自动提取，合同中有约定的逾期资金占用成本无法自动计算；现代主材商贸公司因业务规模的不断攀升，购销合同众多，平时需要统计、分析的数据报表非常繁多，传统的手工加EXCEL表格的模式造成数据无法共享提取和自动报表生成，人工成本浪费较大。过程中对账结算数据量也相当庞大，特别是单据间数据的整理和整合重复较多，同时人工核对计算的弊端容易导致结算效率低下，对公司资金进出速度有一定程度影响，直接导致资金占用成本增加，同时逾期资金占用成本无法实现自动计息(由于工程中材料货款逾期较为普遍，现在购销合同中很多都增加了逾期资金占用费或逾期违约金条款，用利率方式写明)，合同执行过程中需要动态实时计算此项费用，人工计算将极易出错且成本高昂。

1.4 贸易业务经营监控问题

贸易业务经营成果不能实时监控，无法实现目标利润精细化管理和资金风险管控；商贸企业必须对每一个项目经营业务进行精细化管理，确保实现预期利润和保证资金风险，这是任何一家商贸公司运营的核心，是实现盈利的重要手段。粗略的利润计算只是简单地对买入卖出的价差进行计算，功能单一，没有考虑现代商票、银行承兑差异，资金占用、税费成本等因素，不能全面、实时地反映真实的利润情况，不能实现“边干边算，边算边赚”的效果，也不能对资金风险进行实时监控和预警。

1.5 贸易业务经营数据积累与利用问题

没有科学、系统地对采购结算大数据进行分析和利用，无法发挥集中采购优势；采购大数据得不到快速分类整理和分析，人工表单分析方式落后且效率低下，无法快速统计出某一时段、某一地区真实的价格体系，对分析指导采购成本测算和投标都无法提供有力支撑，同时对钢材水泥等市场波动周期无法精确统计分析，导致可能错过最佳的采购时机和采购节奏，无法发挥集中采购规模优势。

2 信息化管理系统的开发理念和功能板块

面对以上传统工程主材贸易需要解决的难题，中水电成都贸易有限公司通过与软件公司密切合作，结合自身业务，适时研发出了主营业务信息化管理系统，此系统能较全面、系统地解决大宗主材商贸企业的信息化问题。

2.1 完善管理制度和流程并实现信息化

首先制度和流程化的清晰，才能给信息化提供基础，本质上管理还要靠制度流程，信息化只是提升效率、效益的手段，但信息化反过来又可修正完善流程；通过对各项管理内容和各项业务流程进行研究﹑梳理﹑分析﹑归类﹑串联和衔接，同时在过程中不断修正、完善原制度流程的不足之处，实现管理流程持续改进的预期效果。风险防控得当，效率快捷高效，通过信息化的手段来替代通过线下签批﹑人工传递实施﹑数据收集整理汇报等传统模式，实现管理制度的高效落实和执行，风险管控有序设置于各业务体系中，实现联动预警和控制，更好为项目服务，全面提升服务质量。利用信息系统更好地服务于管理制度的执行和实施，实现贸易业务全流程的智能化和信息化，反向推动优化管理制度，提高工作效率。

2.2 信息系统的核心功能板块

根据业务需求分析结果，对业务系统进行设计，包括系统框架设计、数据库设计、用户界面设计，对商贸易公司信息化管理板块由计划管理、合同管理、结算管理、财务管理、价格控制、报表管理，基础设置等功能模块组成。每个模块可按市场划分，也可按国别划分。系统按应用的载体还可分PC端、手机移动端。按系统使用角色划分，又可分为上游供货企业端、客户端，企业员工应用端等，不同的角色，具有不同权限，能使用的功能版块也不一样。

3 主营业务信息化管理系统的特点

3.1 多维数据报表平台

多维度数据统计平台实质是由基于结算明细数据、结算款、收付款数据的多维度报表组成，用户可以自由组合维度和筛选条件生成所需要的分析数据。多维度报表来源于系统底层数据库，数据库由数十张维度表、数据表组成。如有市场分类表、供应商表、项目部表、物资分类表、物资名称表、品牌表、项目部类别表、合同分类表、合同明细、采购表、采购明细表……，这些表格将系统数据分散存储，彼此之间由计算识别码关联，并包含海量数据。多维数据的任务就是将这些数据经过ETL(抽取、转换、加载)形成用户可以自定义筛选条件、自定义统计维度进行统计、分析的可视化报表。通过利用业务系统结算数据、结算款数据、收付款数据，开发多维数据报表平台，利用BI(商务智能)的概念对数据进行ETL转换，采用多维报表模式，支撑各部门各岗位的日常数据统计分析需求，驱动业务决策。

3.2 信息流、物流、票据流三流合一，提高资金利用效率

物流、配送、结算、票据实现需求方、制造方、贸易方三方实时信息传输、共享和处理，实现多方远程确认及查看计划的实施，通过PC端及手机移动端，添加“某贸易公司”微信公众号(公共号还可以进行公司电子商城的商品展示和销售)，实时查看，形成三流合一，加快结算周期，提高资金流动速度，通过资金快速流通创造价值。

3.3 实现全贸易业务工作流程一体化、协同管理

通过主营业务信息化管理系统，为营销管理、业务流程管理、结算管理、财务管理、合同管理、经营管理、统计分析等业务提供一站式管理平台，使各业务无缝衔接，各部门协同联动，具备信息快速查询、业务自动提醒等功能，增强工作时效性，简化流程，提高工作绩效，提升管理流程规范化、标准化、信息准确度、数据实时性、决策科学性，实现业务责任清晰,管理可追溯性强。

3.4 商贸业务经营成果和资金风险实时管控，提高竞争力和抗风险能力

通过赢利管理自动计算对外业务毛利润、净利润(包括资金成本﹑税务成本等)以及目标利润实时对照，提高人工核算效率，设置项目盈亏预警，实时掌握贸易公司对外业务收益状况，强化过程监控和资金风险防范，辅助合同执行决策，反向优化对外投标报价，提高贸易公司对外业务盈利能力，实现“边干边算，边算边赚”的精细化管理目标。

3.5 实现财务到期应收、应付款项及利息自动核算

对财务频繁的资金流进流出进行同步高效管理，根据贸易合同支付条款，自动统计核算到期合同款项及逾期情况，设定逾期预警功能，及时掌握商贸公司款项回收状况，同时还可对客户的欠款金额、欠款时间等信息综合分析形成对客户信誉的评价打分，反向指导后续的投标决策。计息管理根据贸易合同的不同付款节点及约定垫资利息，精确计息，自动每日更新，强化财务垫资和资金流管理。

3.6 统计各类材料市场价格，指导投标报价

通过大数据分析，由系统自动统计各地区主要材料市场价格信息及走势情况，按月﹑季度﹑半年﹑年，地区精确到市﹑区，汇总和分析设备或物资采购价格走势、最低价、最高价、平均价等用图表直观呈现，提炼出有价值的信息和规律，实现更好地掌握采购时机和采购节奏，提升成本测算把控能力，指导投标决策，提升商贸公司的核心竞争力。

4 结束语

商贸企业管理信息化是供应链管理的一个发展趋势，无论是在国际、国内都将会应用越来越广泛。只有不断对信息化管理与采购销售工作进行深度融合、不断分析、改进、完善，才能持续提升供应链管理信息化水平，才能为商贸企业的高质量发展提供更强助力。