对科研人员出差住宿费报销的探讨

潘云洪

摘要：出差住宿费报销是科研单位财务工作中的重要组成部分，并且数额较大，在报销过程中还经常发生支出超标的情况。现在，启用了新的出差住宿费管理办法，但其具体的报销活动因受到各种因素的影响，存在一些问题，给科研单位财务工作的顺利开展造成了一些困惑。本文主要讨论了科研人员出差住宿费报销的方法，同时分析了当前出差住宿费报销过程中一些问题，并根据实际情况提出了一些解决方案，期望给科研单位财务人员提供一些建议，以更好地为科研服务。

关键词：住宿费报销；科研人员；出差

一、前言

农业科研人员的研究试验主要在田间地头，在广阔的乡村大地上，他们呕心沥血、献身科研、不辞辛劳、长期坚持在条件艰苦的农村，为农业科研贡献着自己的力量，促进了我国农业和农业科技水平的发展。我国的农业发展虽然有了长足的进步，但农业科技水平还有待继续加强，尤其是在广大乡间农村，虽然基本解决了温饱问题，但农民还不是很富裕，乡村还不是很发达，生活水平和生活环境与城镇相比还有着较大的差距。

目前我院科研人员到基层研究试验，出差住宿费报销是按照鄂财行发[2018]90号规定的标准执行的，依照不同城市、地区住宿费标准进行审核报销的。住宿费超过标准的按标准报销，超额部分不予报销；低于标准的按实际发生额报销，低于部分不予补贴。

国家近些年根据全国各地区宾馆住宿费价格变动，以及实际工作需要对住宿费标准进行了调整，还引入淡旺季的概念，适当提高标准，保证顺利入住，避免耽误事情。我省也相应调整了住宿标准，是从实际出发的务实之举。

现行出差住宿标准的调整，主要是针对大中城市和市州地区，为科研人员到这些地区出差住宿提供了便利条件。现行住宿费报销办法，使得部分科研人员更愿意在符合住宿标准的地方出差住宿和进行研究试验；而不太愿意到条件较差的地方去出差住宿和安排试验。还有个别在甲地做试验，到乙地住宿的现象，不仅增加了研究试验的交通成本，也影响了试验的系统连续性。

农业科研试验大部分是需要在农村基层的田间地头进行的，这是农业特性的要求，而农村生活住宿环境比较艰苦。现行出差住宿费报销办法在一定程度上影响了科研人员长期稳定的深入基层进行研究试验的积极性。

二、科研人员出差住宿费的报销方法

为促进科研发展，落实科技放管服政策，让科研人员安心长期做好基层研究试验工作，笔者对科研人员出差住宿费的报销办法提出以下几种方式，供大家分析探讨。

（一）总额控制法

总额是指按科研人员实际出差天数和住宿不同地区的报销标准，确认在一个出差批次中可以报销的住宿费总额。例如：甲地住宿标准500元，乙地住宿标准350元，在甲乙地各住宿一晚，则住宿费可报销总额为500+350等于850元。科研人员在出差回来实际报销住宿费时，只要住宿费总额不超过可以报销的住宿费总额850元，即可全额报销。超过部分不予报销。这在一定程度上减轻了科研人员出差选择住宿的困难，只要总额不超标不计较单日是否超标。由于出差到达地的车站、码头等交通枢纽地区，人员比较集中，符合标准的住房比较难找，尤其是晚间到达、第二天又要走时，为寻找符合标准的房间而四处奔波，既浪费了时间又浪费了有限的精力。总额控制法在一定程度上解决了这个问题。财务核算也相应简单，只要确认出差地区住宿标准和实际出差天数确定住宿费总额即可。但此方法并未真正解决科研人员下基层、到条件较差地方住宿的问题。

（二）总额激励法

在确定出差住宿费可以报销总额的基础上，对没有达到可报销总额的差额部分，给予出差人员50%作为奖励（奖励部分仍由出差住宿费开支，奖励比例可由单位自行确定）。超额部分不予报销。就是说可以报销住宿费总额为1000元，实际报销住宿票据为700元时，则未超过部分300元给予出差人员50%作为奖励，既实际报销住宿费为700+300x50%等于850元。此方法在一定程度上鼓励了科研人员下基层的积极性。

（三）总额包干法

在科研人员出差报销住宿费时，按科研人员实际出差天数和住宿不同地区的报销标准，确定可以报销的住宿费总额给予报销。（不需要住宿发票）。此办法较完整地解决了科研人员出差住宿费报销的问题。

以上辦法在住宿费报销总量上没有超出现行住宿费控制标准，但总额激励法和总额包干法，是否符合审计、纪检相关检查规定还有待探讨。尤其是总额包干法，涉及到无票报销，还需要认真研究探讨。

三、差旅费报销惯例和一般原则

（1）出差住宿费标准必须限制在一定的金额内，这个限制的金额会根据物价水平和目的地的经济状况而有所不同。对于超过标准的一部分，出差人员必须自己负担一部分。对于节省的金额，出差人员还会得到一定比例的奖励，从而实现奖励和惩罚公平的原则。（2）如果出差过程中，票据遗失，出差人员必须书面说明情况（即声明），并经单位负责人同意，将“声明”可视为原始凭证。（3）出差期间的个人消费，如购买纪念品，购买当地特色产品，参观当地旅游景区，探望朋友、老师、同学、兄弟姐妹、父母等产生的交通住宿费等，必须由个人承担。

四、科研人员出差住宿费报销中存在的问题

（一）住宿费“真票虚开”现象严重

如果不超过相关标准，则以发票为基础报销住宿费用。一些出差人员会钻标准住宿费用的漏洞，在实际住宿费用与最高标准费用有差距的情况下，他们继续按最高限额开发票。部分工作人员将收取住宿期间自己应该负担的部分费用，合并到住宿费用中，开具虚假发票。

（二）票据不全，增加报销审核难度

公司员工在出差时有时会发生乘坐顺风车的情况，有些人没有住宿费票据。而差旅费管理办法对此并没有明确的声明。这使得出差包干补助的核定发放比较麻烦。另外，由于个人原因，一些住宿费用票据找不到，造成财务审计难以核实。

（三）内部监督不力

在实际工作中，由于缺乏对财务收支相关的内部审计工作的重视，对财务报销缺乏监督和核查，没有完善的内部监督和核算账户管理机制。有时，即使发现违反财务报销的情况，在大多数情况下只采取纠正措施，而不采取严厉措施来处罚。责任人不会承担严重后果，因此导致住宿费用的违规使用。

五、改善出差住宿费报销的策略

（一）双管齐下，杜绝住宿费虚开

虚开住宿费发票是双方的民事行为，要想不发生这种情况，有必要同时使用以下两种方法。一方面，加大惩罚力度。对于已经虚开住宿费用的酒店，经过核实确有发生这种情况的，严格处理，让他们知道后果的严重性，从而让他们以后谨慎对待，并且不敢触及红线。另一方面，在支付住宿费时，单位员工除了提供支付住宿费用的发票外，还必须提供正式的卡消费收据，并禁止使用现金付款。如果使用微信或支付宝付款，支付方式必须选择公务卡账户，并拿出相关的交易详情作为额外的辅助凭证。

（二）加强公众监督，增加透明度

根据相关规定，住宿费用由单位支付，不得转让给下级单位，公司或其他单位。公共监督是监督机制的重要组成部分。监测的强度在很大程度上取决于公共审计的参与。必须充分发挥公共监督机制的作用。如果不违反规则，可以根据“5W”原则清楚地标明相关的住宿费用。（Who-谁，包括非单位，when-时间，Where-何地，无处不在，why-为什么）-在某种程度上，开放的实施，将漏洞公布出来。

（三）强化内部审计及监督管理

从内部控制开始，加强内部审计，为内部业务流程建立共同监督和控制机制，杜绝错误和舞弊现象。根据财政部的《关于财务审计实施办法的通知》要求，每年至少应进行一次内部审计，以确定通过内部审计报销住宿费的问题和不足，并应及时采取纠正措施，规范化和合理化住宿费用的报销。同时，必须加强内部控制，加强监督和责任管理，严格查明和消除违法行为，监督整改，切实改善问题，发现违反规章的所有資金必须归还，并严惩。

六、结束语

科研经费管理是为科研工作服务的。鼓励、激励科研人员做好科研工作，多下基层、多做试验、多出成果，也是科研财务管理服务科研、落实放管服的体现。笔者认为，只要单位明确出差住宿报销原则，制定详细的出差住宿费报销管理办法，在报销总额没有超出现行住宿费控制标准的情况下，总体上应该可以解决上述问题。此办法的思路，还可以用于有开支标准的，其它费用的开支管理方面。财

参考文献：

[1]孙景茹.浅谈出差住宿费报销[J].现代经济信息，2016 （9）.

[2]程露.科研项目出差住宿费管理的关键问题及对策研究[J].会计之友，2018.