刍议如何提升机要公文管理中的保密管理水平

许连山

[摘 要] 机要文件指的就是一旦其中内容泄露就会给国家安全和经济利益造成威胁和损失的信息载体，要做好对机要公文的管理，不断提高机要公文的保密管理水平，这样才能够确保机要公文的安全性。随着信息技术的发展，机要文件的管理工作逐渐朝着信息化和现代化的方向发展，但同时也为机要公文的安全性造成了极大的威胁，所以要注重提升机要公文管理中的保密管理水平。文章主要分析了提高机要公文保密管理水平的意义、分析了机要公文保密管理中存在的问题，并且针对提高机要公文管理的保密管理水平提出了有效的解决方案。

[关键词] 机要公文管理；保密管理水平；问题；措施

中图分类号：D523 文献标识码：A

对于机要公文来说，里面的内容多数都是上级主管部门向下级部门下达各项任务，包括党中央所确定的方针和路线的向下属各级政府进行传达，因此机要公文是沟通上下级的纽带。在社会不断发展的背景下，机要公文保密管理水平的提高已经成为各个部门保密工作的重要内容。随着信息技术发展的日益加快，很多方面都实现了信息化和网络化，因此一些机要公文也会借助计算机设备进行保存和传递，在这种情况下，由于“黑客”侵入而导致的泄密事件日益增多，这样使得机要公文保存的安全性受到了极大的威胁，所以加强机要公文保密管理的水平也就显得尤为重要了[1]。

一、机要公文管理的概述

（一）机要公文的概念

机要公文指的就是法定机关或是企事业單位在公务活动中，按照相关制度或标准再经过一定处理程序以后所形成的书面材料。各项行政事务以及很多专业工作都需要依靠公文进行政令的传达以及公务的处理，这样能够使各种交织复杂的工作得到有效的协调，确保各项事务得以高效、准确的进行。

（二）机要公文保密管理的概念

机要公文从拟稿、审核、签发、传递、收发以及销毁等全过程的任何一项环节都有可能会出现泄露的情况，由此会产生极大的安全隐患，对这些环节所采取的保密管理措施统称为机要公文保密管理。

二、提高机要公文保密管理水平的意义

（一）能够作为企事业单位发展的重要资源

党的路线和方针是依靠机要文件向企事业单位进行传达，为企事业单位开展工作提供良好的前提，成为了推动企事业单位发展的重要资源。企事业单位在生产、经营的过程中，无论是新产品的研发还是技术人员的操作，都离不开机要公文所提供的准确数据信息，这些信息能够为企业更好的发展奠定良好的基础。

（二）有助于提高企事业单位的信用度

在社会不断发展的背景下，诚信越来越被人们所重视，诚信也成为了企事业单位发展的重要保障，机要公文能够促进企事业单位信用度的提升，因此也越来越受到企事业单位的重视。随着市场竞争变的愈加激烈，企事业单位的发展与自身的诚信度有着密切的关联，机要公文也逐渐变成企事业单位竞争中的关键因素，成为推动企事业单位经济发展的核心力量。因此要注重提高机要公文保密管理的水平，这样能够促进企事业单位经济效益的提高[2]。

三、机要公文保密管理所面临的社会形势

（一）国内外发展的形势

从目前社会发展现状来看，虽然大部分地区从表象上来看趋于和平稳定，但是部分地区的形势仍然复杂，很多国家都处于窃密与反窃密的斗争中，在这种情况下，机要公文自然也就成为了多方势力窃取的目标，做好机要公文的保密管理工作也就显得极为重要了。一旦机要公文被泄露出去，极有可能会对国家安全和经济利益造成极大的损失，所以要提高机要公文保密管理的水平，进而提高机要公文的安全性。

（二）机要公文保存及传递方式的转变

在信息技术不断改进和发展的背景下，机要公文管理也逐渐向信息化和现代化的方向转变，传统纸质的机要公文逐渐由电子公文所替代，公文的传递也不需要单纯依靠人力，借助网络便能够实现快速的传递，但是机要公文在传递的过程中，安全性会受到一定的影响，所以无论是机要公文的保存还是保密管理，都面临着较难的问题 [3]。

四、机要公文保密管理中存在的问题

（一）人员管理方面的问题

第一，工作人员保密意识不强。负责机要公文管理的工作人员缺少危机意识，对各项保密制度以及相关法律缺乏正确的认知，因此在对机要公文进行保密管理的过程中既有可能会出现疏漏，甚至完全没有意识到机密泄露所需承担的后果；第二，相关工作人员业务能力不足。工作人员的业务能力直接决定了机要公文的保密性，如果相关工作人员业务能力不足的话，势必会对机要公文的安全性造成不良的影响，企事业单位甚至也会因此而遭受到更大的损失。

（二）规范管理方面的问题

第一，规章制度管理有名无实。对于机要公文来说，无论是在拟稿、审核、传递、收发还是销毁等任何一项过程中，都有着严格的规范管理，但从实际情况来看，机要公文从拟稿到销毁的全过程并未遵从所制定的规章制度，规章制度完全是有名无实；第二，风控管理没有做到位。机要公文的重要性并未得到突显，很多工作人员也并未意识到机要公文的重要性，往往只顾机械性的操作，无法及时掌握机要公文可能存在的风险，从而也无法保证风控管理落实到位[4]。

（三）管理手段方面的问题

第一，基础管理手段未落实到位。机要公文在审批、传递、销毁等环节均要做到一一登记，并且要严格落实专人专责的管理模式，但从实际情况来看，很多基础管理手段都完全被抛之脑后，并未落实到位，这也为机要公文内容的泄露埋下了极大的隐患；第二，管理手段未得到及时更新。随着信息技术的发展，机要公文的管理也逐渐得到了改善，使得机要公文的管理变的更加便捷，但是一些新型的管理手段并未落实到机要公文的管理工作中，所以也就无法及时了解到机要公文保密管理中遇到的问题。

五、提升机要公文保密管理水平的措施

（一）组建综合素质高的机要公文保密管理队伍

机要公文保密管理人员需要具备良好的保密意识，并且要明确自身的岗位职责，无论是否在岗都要实行全过程保密。为了保障机要公文保密工作落到实处，可以指定并完善严格的考核机制和奖惩机制，向保密人员做出规范，这样能够使责任落到个人身上，还要将保密工作的落实情况纳入到考核中，推动机要公文保密管理常态化运行。除此以外，机要公文保密管理人员要不断提升自身的业务能力，要在原有工作能力的基础上学会创新，不断提升效率，并且组建更加专业化的机要公文保密管理队伍，这样能够使机要公文管理水平得到有效的提高。

（二）加强机要公文基础保密工作的建设

机要公文要严格按照制定好的规章制度落实保密管理，要积极健全保密管理工作的机制，實现保密管理工作与业务工作做到无缝衔接，避免机要公文内容的泄露。制定并完善保密突发事件的应急预案，有效预防突发事件而带来的伤害和损失，从而使保密管理工作更加完善。以原有保密管理制度作为基础，结合上级下达的标准和要求以及保密管理工作的特点，进一步完善机要公文保密管理工作的制度，这样不但能够使工作效率得到有效的提高，还能够实现全闭环流程化管理[5]。

（三）加强机要公文保密管理手段的建设

随着先进信息技术的发展，机要公文已经开始朝着信息化的方向发展，通过对先进信息技术的运用，能够为机要公文保密管理工作提供更多的管理措施和管理方法，这样不仅能够提升机要公文保密管理工作的效率，机要公文的保密性也会因此而提高。为了能够提高机要公文保密管理的水平，需要对各基层设施建设进行加强，还要科学运用安全防护技术和保密技术，这样能够保障机要公文保密管理工作能够顺利的开展，从而能够使机要公文保密管理的水平得到有效的提升。

六、结语

综上所述，机要公文在任何企事业单位的发展过程中都发挥着重要的作用，想要提升机要公文保密管理的水平，首先就要从现实情况出发，对机要公文保密管理过程中存在的问题进行分析，并及时采取针对性的措施解决出现的问题，同时还要对机要公文保密管理制度进行完善，也要注重对保密管理工作人员的保密意识进行提升，进而提高他们的业务能力，这样能够确保机要公文保密管理工作落实到位，进而能够促进机要公文保密管理更好的发展。

参考文献：

[1]盛灿辉.新形势下加强保密意识提高机要文件管理水平的探究[J].中国管理信息化，2013（17）：94.

[2]吴玮.提高机要文件管理工作质量途径探讨[J].经营管理者，2015（12）：59.

[3]金微.浅析如何建立长效机制推进保密管理工作常态化[J].中文信息，2018（10）：222.

[4]袁媛.机要文件管理工作的主动服务意识探讨[J].产业与科技论坛，2016，15（6）：212-213.

[5]朱莎玲.信息时代文件管理的保密工作[J].科技视界，2017（25）：213-214.