基于博物馆藏品管理流程的信息系统初探——以广东海上丝绸之路博物馆藏品全流程管理信息系统为例

田国敏

藏品管理是博物馆工作中一项经常性的重要工作，藏品管理的一般程序是搜集、接收、鉴选、登记、分类、入库、保管（养）、提用、核对、注销和统计，除此之外，鉴定、编目、建档、保护四个工作穿插其间。[1]笔者基于上述藏品管理流程设计了广东海上丝绸之路博物馆藏品全流程管理信息系统，阐述该系统的组成和功用如下：

一、藏品全流程管理信息系统

广东海上丝绸之路博物馆藏品全流程管理信息系统是将藏品管理工作产生的数据信息进行线上一体化管理，从系统架构和操作界面两方面论述如下：

（一）系统架构

信息系统架构包括办公自动化模块、藏品录入模块、数据展示模块、藏品检索模块、出入库流程管理模块、智能盘库模块、报表管理模块和智能预警模块。

办公自动化模块基于广东海上丝绸之路博物馆藏品管理机构设置创建，目前博物馆藏品管理机构为馆长下设保管部，保管部设主任和副主任，下辖征集、编目、总账保管、库务、文物保护修复、摄影等，办公自动化模块中设置馆长、副馆长、保管部主任、策展人、总账管理员、文物保管员、文物修复员等角色，针对藏品登记、提用等需逐级汇报和反馈的工作，实现藏品管理工作办公自动化。

藏品录入模块用于藏品信息录入,对应藏品管理中的信息登记。在系统中，藏品信息记录可单条或批量添加，支持藏品照片上传，预览状态下文物保管员可进行二次编辑，操作完成后进行记录提交，记录进入审核流程，经总账管理员、保管部主任审核通过后，成为入库藏品信息。

数据展示模块用于藏品的数据信息展示，实现藏品信息共享。浏览藏品信息过程中，可以查看和下载原图，完成藏品档案打印，提供藏品编目、鉴定、移动、损坏、修复和展览信息，整合藏品相关研究文献、图片、音视频文件等；藏品列表和图片可以切换展示。

藏品检索模块用于藏品的信息检索，对应藏品分类，在藏品管理系统范围内检索藏品编目表所有字段内容，便于文物保管员快速定位所需信息，构建“并且”“或含”“不含”三种逻辑关系检索条件，并可对每个检索条件选择“精确”或“模糊”检索形式。系统可以对字段进行高级检索，例如通过藏品级别、质地或年代导航查找同类藏品。

出入库流程管理模块是一种藏品移动管理的模块，对应藏品入库和提用。涉及藏品移动的业务进行管理，准确记录藏品移动信息。藏品移动形式包括但不限于藏品出入箱（柜、屉等）、藏品出入库、藏品库房位置移动等。藏品移动业务需要藏品管理人员经常深入库房一线从事工作，不仅费时费力而且容易出错，还会对藏品造成损坏。藏品移动管理模块出于节省人力物力、提高藏品安全性和移动准确性的目的，准确记录移动时间、移动目标区域、移动执行单位、移动原因等移动信息。

智能盘库模块，对应藏品核对、注销和统计。基于无线射频识别（以下简称RFID）技术，需要在每个库存藏品上设置RFID芯片，管理人员通过RFID感应设备对库房藏品进行自动化盘点和维护。通过在每一个馆藏文物或标本上设置RFID芯片，当芯片通过门禁感应设备时，通道中的RFID设备发生读写器交互，可以根据需求灵活统计和展示博物馆藏品流动情况。

报表管理模块支持按照既定模板，自动生成报表。对应征集、鉴定、接收、编目、建档、提用、保护等流程产生的表格文件等，包括藏品征集表、藏品记录表、藏品编目表、藏品鉴定表、藏品提用归还表、藏品分类汇总表、库存盘点报表、库房日志、藏品档案等，并支持报表的导出和打印。

智能预警模块对应藏品保护。敏感环境参数设置监控阈值，例如环境温度、环境湿度、环境气体成分等，一旦发现实时监测数据超过阈值，系统支持通过邮件、短信或系统内部消息的方式提醒相关管理员用户。

（二）操作界面

信息系统操作界面包括藏品征集管理、藏品鉴定管理、藏品编目管理、库存管理、藏品展览管理、相关信息管理、藏品注销和系统管理。其中，藏品编目管理下设登记入账和上架入库；库存管理下设库房日志、藏品移动、环境智能监测、库房保养和智能盘库；藏品展览管理下设本单位展览、国内展览和出境展览；相关信息管理下设研究文献、图片、音频、视频查看；系统管理下设相应角色的提交、审核、指标管理、用户管理和统计分析。

藏品全流程管理信息系统在具体操作步骤上，首先，将待入库的新藏品数据信息通过藏品征集管理后的登记入账和上架入库，编目后录入到藏品信息管理系统中，如果通过审核，则进行下一步；如果不通过审核则返回，重新添加藏品记录；然后，藏品记录未通过审核，系统可以选择编辑藏品记录，编辑后可以重新进行审核，审核通过后进入下一流程；最后，审核通过后对藏品记录可以选择藏品鉴定管理、库存管理、藏品展览管理、相关信息管理等。

藏品编目管理是对藏品进行系统分类，并描述其形制、质地、颜色、纹饰和存放位置，有条理地整合藏品内在信息和与博物馆运作相关的其它信息，随着博物馆工作进行和藏品自身性状变化，每件藏品存在多次编目的可能，且编目信息不尽相同，例如藏品粘接导致完残状况改变、藏品库房存放位置变化、藏品多次鉴定后重新确定级别等。因此藏品编目为藏品数据库内容和藏品移动、修复等业务开展提供重要参考。

库存管理、藏品鉴定管理、藏品展览管理、相关信息管理等通过办公自动化模块、藏品检索模块、出入库流程管理模块、智能盘库模块、报表管理模块和智能预警模块实现活动发起和信息记录，具体操作流程不再赘述。

(三)藏品全流程管理信息系统和藏品信息管理系统的联系

藏品全流程管理信息系统的核心是藏品信息管理系统，藏品信息管理系统是全流程管理信息系统的重要组成部分。不同在于藏品信息管理系统关注藏品现状，全流程管理信息系统记录藏品征集、鉴定、接收、入库、编目、提用、保护等环节产生的信息，既关注藏品的过去，例如系统记录藏品征集活动的发起和执行情况；又关注藏品的未来，例如系统收录藏品保护工作后形成的藏品保护修复档案；全流程管理信息系统反映藏品研究的动态，系统关联与该件藏品相关的研究文献、图片、音频和视频。

二、RFID智能盘库的应用

藏品全流程管理信息系统实现藏品信息录入、藏品的多维检索和展示、藏品的出入库流程管理等功能，藏品核对、统计是藏品全流程管理信息系统的重要一环，广东海上丝绸之路博物馆在藏品核对工作中采用RFID短程通信技术，实现了RFID智能盘库。

（一）手工账卡核对藏品的缺陷

博物馆藏品核对是博物馆藏品库房保管人员定期对库房藏品的数量审核、核实和查对。目前，国内常用的藏品核对主要是通过人工对帐、物、卡三者进行查对，这些核对系统大部分是基于文档管理的，藏品进出库，需要手工填写出入库单。这种系统中，单据的填写的准确性建立在管理人员责任心的基础上，目前常用的系统主要有两大缺陷：一方面，单据填写容易出现笔误；另一方面，出入库过程中需要人为干预，缺乏监督，一旦由于责任心不到或单据填写不及时，系统数据就会不完整。整个信息系统建立在纸质单据基础上，完全依靠管理制度进行维护，没有技术性保障，信息漏填、误填，最终会导致整个查询和统计结果出现偏差。

近几年，随着博物馆建设的快速发展，管理人员对博物馆藏品管理的信息化需求日益强烈。目前，博物馆的藏品具有数量大、种类多、价值高、使用频率大、使用地点分散等特点，管理难度和管理成本都非常大。传统依赖手工账卡的管理方式，常常会由于藏品设备单据数量繁多、盘点工作繁重等原因，占用大量的人力和物力；另外，追溯藏品的历史操作和对藏品进行统计分析异常困难，容易导致藏品管理不善甚至财产损失等问题。

（二）RFID智能盘库的应用情况

优化资源配置，降低管理成本是博物馆藏品核对工作中急需解决的问题，RFID智能盘库将计算机技术和射频识别技术相结合，建立了藏品实物和藏品信息的互动式管理，有效地解决了上述问题，其在藏品核对工作中有六项优势，一是可以实现博物馆的智能化与信息化，满足博物馆藏品管理需求，提高管理效率、流通速率以及检索速度。二是智能盘库采用RFID手持终端扫描藏品的方式实现藏品核对，有利于减轻文物管理员的工作负荷。三是通过手持 RFID 读卡器设备对藏品设备进行盘点，缩短清查和统计时间，增强盘点准确性，有效保证现场实物与系统记录信息的高度一致性；四是RFID识别器采用电池供电，不必用电线连接，盘点人员可以方便携带到任何地方，可对一定区域内的藏品信息同时进行远距离核查，瞬间完成，速度是条码系统的数十倍，同时还避免了重复盘点或错盘。五是RFID电子标签较传统纸质藏品卡具有快速扫描、可随器定制、可重复使用、抗污染且耐久、穿透性且无障碍阅读、数据容量大和安全性高等特征。[2]六是智能盘库中，博物馆藏品从藏品总登记号的编写到排架、盘点、提取、检索是全程非接触式管理，大幅降低藏品管理中的损毁风险。[3]

射频识别核对藏品技术硬件

射频识别核对藏品技术用到的硬件包括RFID手持终端、阅读器、电子标签、计算机、藏品数据服务器，软件方面需要一套藏品信息管理系统。电子标签可写入和被读取藏品信息，由耦合元件及芯片组成，具有唯一的电子编码[4]，每个标签写入对应的藏品总登记号和藏品名称，附着在藏品上标识目标对象，藏品电子标签作为藏品和计算机联系的中介，既具技术安全防范功能，又有藏品管理功用。阅读器是读取和写入标签信息的设备；RFID手持终端可以在1.5米半径范围内通过射频识别，对电子标签进行识读和数据上传藏品管理系统的设备；藏品数据服务器是存储藏品数据和运行藏品管理系统的硬件；藏品是博物馆收藏的文物、标本和实物资料。藏品信息管理系统是对藏品名称、尺寸、质地、级别、完残情况等信息进行管理的软件。

文物保管员观察和测量藏品后，通过计算机，向藏品信息数据库服务器录入藏品信息，形成藏品信息数据库；通过阅读器提取藏品信息数据库的藏品总登记号和藏品名称，并向电子标签中写入信息。文物保管员将写入信息的电子标签粘贴在相对应的藏品上。在智能盘库时，核对人员通过RFID手持终端扫描藏品上的电子标签，获取并上传藏品信息到藏品信息管理系统，与系统已录入的藏品信息自动比对，核查藏品数量、藏品总登记号和藏品名称。

广东海上丝绸之路博物馆应用RFID智能盘库遇到的问题和解决方法，一是文物储藏柜是金属材质，对射频信号有干扰，解决方法是在柜门打开的状态下，使用RFID手持终端扫描电子标签。二是金属类文物的核对同样对射频信号有干扰，解决方法是使用抗金属型的电子标签。三是阅读器调用藏品信息受机器内存的限制，解决方法是在对藏品信息管理系统数据检索后，调用检索出的藏品信息写入电子标签。四是粘贴型电子标签对藏品的污染问题，解决方法是电子标签使用无酸胶，或打孔的塑料材质电子标签系在器物上。五是RFID标签分布密集或叠加重复时，读取标签的准确率会有所降低，并且读取时间也会延长。此外，读取标签的方位角度也受到很大的限制。而现有的标签估计防碰撞算法在应用于较大规模的超高频RFID系统时，并不能得到很高的工作效率。[5]解决方法是合理分布藏品和粘贴标签，减少标签间的干扰，防止信道堵塞。

三、藏品档案电子文本和藏品电子地图的设计

《博物馆藏品管理办法》明确规定：“博物馆必须建立藏品编目卡片。编目卡片是反映藏品情况的基本资料，是藏品保管和陈列、研究的基础工作。”藏品编目既是一项文物整理工作，又是一项科学研究工作。藏品编目的内容主要是编制藏品编目卡片，进一步编制藏品目录，同时建立《藏品档案》册，并编制辅助索引卡。

（一）藏品档案电子文本

广东海上丝绸之路博物馆藏品全流程管理信息系统的藏品编目下，设计了自动生成藏品档案电子文本的功能。藏品档案电子文本按照国家文物局提出的文物藏品档案规范编制，通过调用藏品编目信息生成藏品档案。藏品档案编号与藏品总登记号一一对应，编目工作者设置相应的号段区间，可以实现此区间藏品档案的批量下载，进而打印出相应的纸质藏品档案。

（二）藏品电子地图

藏品方位索引卡是藏品管理中用于导航的纸质卡片，建立索引卡是藏品编目中的一项工作，主要作用是使保管人员能在最短时间内准确地把使用者所需要的藏品提到使用者面前，藏品索引存在同藏品核对工作一样的问题。就此，笔者提出藏品电子地图的构想，藏品电子地图基于藏品总登记号唯一性和藏品位置的固定性设计，在虚拟的藏品库区地图上标注库区号，在虚拟的藏品库房地图上标注库号，在虚拟的文物柜分布图上标注柜号，在虚拟的层架图上标注层号，在虚拟的藏品分布图上标注藏品总登记号。将虚拟现实的库区、库房、库柜、层架、藏品和藏品信息管理系统相结合，会使藏品位置的检索更加直观，以达到藏品管理的查用方便的要求。

四、结束语

广东海上丝绸之路博物馆藏品全流程管理信息系统建设，是从单纯的藏品编目检索管理向藏品搜集、接收、鉴选、鉴定、登记、分类、编目、入库、建档、保管、提用、保护、核对、注销和统计全流程管理转变的一次实践。实践中，既有无线射频识别技术、计算机技术和虚拟现实技术应用于智慧博物馆建设，又有藏品全流程管理信息化理念的渗透，藏品全流程管理信息化能有效解决人手不足、资金有限、账目不清、更新滞后和由于流程模糊导致不规范操作致藏品损伤等问题。[6]从纸质账卡索引藏品到计算机数据库检索藏品信息，再到无线射频识别智能盘库和藏品电子地图，技术的力量改变着博物馆藏品管理工作方式，全流程管理理念改变着博物馆藏品信息化的进程。