关于科技档案信息化建设的探讨

◎陆梦漪

（上海市科技成果档案资料馆 上海 200000）

科技档案信息化建设，以科技档案内容管理和利用为核心，使用计算机、网络、信息技术等现代化手段，并以现代管理学为理念，整理、开发、利用有效的科技信息资源。科技档案作为极具特色的档案类别，在知识性、专业性和开发应用等方面具有自身的优势；应加快信息化建设，让科技档案事业为经济社会发展服务发挥更大作用。

一、科技档案信息化建设的概念

科技档案是档案中的独特类别，是在自然科学发展、生产技术进步、科技信息建设等等活动中形成的应该归档保存的图纸、表格、视频材料、文字材料、计算材料等科技文件材料。科技档案是生产建设、科研进步、科技发展的重要基础，有利于提高科技成果转化率，促进生产力发展，提高社会经济效益。

科技档案有以下四个明显特征：第一，强调专业性。专业性作为科技档案的突出特征之一，是科技档案实现管理科学化的重要基础，在科技档案形成过程及具体内容中有明显体现。第二，种类繁多。在众多档案类别中，科技档案具有复杂、繁多的类型，并且在内容与形式中以多样化呈现。第三，有成套体系。科技档案大多以一门独立的科技项目为中心，向外辐射出相关体系，同时内部又具有极高的完整性。科技文件大多按照规律排列，从而形成一个完整的成套体系。第四，具有现实意义。科技档案内容随着时代的发展而改变，其中不仅包括科技工作的历史轨迹，而且包括正在运行的科技工作、科技项目现状，内容显示出很强的现实使用性。

科技档案信息化建设主要包括以下三个方面：第一，数字化。数字化处理档案是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为以数字化形式存储的档案信息，用网络相互连接，再利用计算机系统录入科技信息，进而建立起一个完整的科技信息库，方便后续对资源的查找与使用，对实现资源共享有着积极意义。第二，网络化，即通过计算机网络平台对科技档案进行传输处理，从而加强科技档案信息化的便携程度，提高科技信息管理与利用的效率。第三，标准化。标准化通过建立统一标准和规范来实现，即各个部门参照统一要求进行科技档案信息化建设，进而实现科技档案在信息化系统中的资源共享与信息交互。

二、目前存在的主要问题

由于科技档案本身特征的特殊性，其信息化建设同样具有特殊性。从总体看，科技档案信息化建设存在以下几个突出问题：

第一，缺乏统一的业务规范和技术标准。科技档案内容专业复杂，不同专业的科技档案在内容、特点和管理要求等方面各不相同。规范体系建设是档案信息化项目实施的基础和保障。目前，科技档案信息化建设在总体上还处在探索阶段，缺乏统一的标准和规范，导致科技档案信息化建设中出现大量异构现象；不同单位、不同行业、不同专业的科技档案信息系统缺乏统一的技术标准与数据接口，通用性、兼容性差，成为难以实现信息交互的“信息孤岛”。这种状况使科技档案信息的资源开发与共享效率降低，增加档案管理信息系统搭建、维护的成本，制约档案管理信息化建设发展。

第二，科技档案信息高度分散，资源集成严重不足。科技档案是各单位在生产、技术、建设、科研等科技活动中产生的，其形成特点具有分散性。加强档案信息整合、形成规模化的档案信息资源，已经成为档案信息化建设的重要任务，并在多年的努力中取得了长足进展。各地的综合档案馆普遍加大馆藏档案数字化及其数据库建设，很多机关单位也在档案数据库建设方面取得成效，但是在科技档案信息集成和数据库建设方面的努力明显不够。无论是单位之间还是部门之间、地区之间，都缺乏有效的沟通和组织协调，缺乏合作意识和有效的工作机制，致使大量科技档案信息仍然处在高度分散自流状态，未成为规模化、系统化的信息资源，还不能进入先进的信息化和网络化系统运行。这种状况严重影响科技档案信息资源开发的深度、广度，影响科技档案利用的整体效果和效益。

第三，科技档案信息化专业人才严重缺乏。目前，科技档案人员一般只掌握最基本的档案管理知识与技能，少数人员具备基本的档案管理软件操作能力，十分缺乏信息技术的研发能力；大多数计算机公司或者信息技术专业人员虽然掌握系统开发、程序维护、技术调整等信息技术专业技能，但是他们缺乏对科技档案特殊性的深入了解和科技档案信息化建设的实践积累。目前档案界普遍研发和应用的档案通用系统和技术只适合于普通档案，很难利用计算机等信息技术解决十分复杂多样的科技档案。

三、主要对策措施

（一）加快科技档案信息化统一标准的制定

要加快科技档案信息化统一标准的制定，合理利用现有科技信息，开发利用现有科技资源。标准化作为科技档案信息化建设的第一步，是科技档案信息化建设必不可少的条件。如今关于普通档案的信息化统一标准较多，适于科技档案信息的标准规范比较匮乏。档案界特别是档案行政管理部门要加快科技档案信息化管理研究，针对科技档案的特殊性制订、出台相关标准、规范，如不同技术领域或不同专业特点的科技档案数据结构标准、科技档案信息交换格式标准、科技档案信息数据变更操作规范等等，加快形成科技档案信息化标准体系，保障科技档案信息化建设能够在统一的标准规范下有效推进。

档案采集是建立档案信息化标准的前提。应用档案采集系统，通过对纸质档案扫描从而实现纸质化档案数字化处理。档案采集系统包括采集、整理、审核、分类等功能，凭借现代化计算机信息技术，在设定的统一标准下，可实现多人多客服端同时对不同档案信息进行采集，从而实现档案采集高效化与标准化。在此基础上，结合科技档案资源，制定统一的科技档案标准规范，不断扩大数据库范围，加快对目录数据库及全文数据库的建设与容量扩充。此外，减少科技档案资源的分散建设、重复建设，充分发挥信息资源建设的整体优势与整合效益，为行业性、区域性科技档案信息资源的共建共享创造良好条件。

（二）突出档案信息化的个性化功能建设

要关注科技档案的特点，突出档案信息化的个性化功能建设。与其他档案相比，科技档案的显著特点是动态性，即科技档案不仅反映科技对象、科技活动的过去，而且还反映科技对象发展运行的现在和将来。档案管理部门要充分了解科技档案信息化管理的特殊性，遵循科技档案形成、管理的客观规律，确立科技档案信息动态管理、跟踪管理的理念，在档案信息的采集、存储、备份和“三性”（完整性、真实性、可靠性）检验等方面，充分满足科技档案信息管理的个性功能需求。个性化功能建设是科技档案信息化建设中必须高度重视的最重要、最紧迫的课题和任务。

档案信息化的个性化功能建设不仅要关注其动态性，满足档案管理的个性功能需求，同时还要实现强大的档案信息化查阅功能。数字化科技档案查阅系统在组织系统专网的网络基础上，搭载B/S（浏览器/服务器），可对系统内所有档案进行全面扫描；在查阅过程中，加密用户信息，保证数据安全传输，为用户查档、阅档、提档提供全面服务，满足用户及档案管理工作人员的个性化需求。

（三）加强科技活动电子文件的归档与管理

大力加强科技活动电子文件的归档与管理。电子文件归档管理是档案信息化建设的重要任务，已经引起档案界的高度关注。但是从现状看，此项工作大多聚焦在机关和管理活动，如目前档案界普遍关注和大力推进办公自动化系统产生的电子公文归档管理工作，而对科技活动中产生的电子文件的归档管理关注和研究甚少，导致此项工作严重滞后。由此可见，加强科技活动电子文件管理是推进科技档案信息化建设必不可少的步骤之一。近年来，一些单位比较重视档案数字化工作，对包括科技档案在内的各类档案材料进行数字化处理，形成了一定规模的科技档案数字资源，这对科技档案信息化建设也是必要的。例如，大连市档案局与有关单位共同研发“数码照片档案知识管理系统”，通过该系统对照片档案进行收集、分类、整理；科技档案中不乏照片档案，充分利用“数码照片档案知识管理系统”，将照片档案数码化、电子化，有利于保存照片档案信息的完整性，提高科技档案中照片档案的安全性，实现现代化的科技档案管理。

解决电子文件的归档管理问题要从源头抓起，以电子文件的归档管理为重点，在科技工作中推行数字环境下的文档一体化。特别要高度关注科技活动及其产生的电子文件的复杂性，关注科技电子文件生成环境和电子数据的复杂性、丰富多样性，研究各类适用的业务方法和技术措施，在体制、机制、制度、技术等方面形成有力的保障体系，切实推动科技电子文件归档管理工作的有效开展。

（四）强化科技档案信息资源的深度开发和共享

与普通档案不同，科技档案具有很强的知识性，是科技成果的重要载体，而科技知识、科技成果具有很强的通用性和推广应用价值，这就决定了科技档案利用服务具有广阔的空间，科技档案在广泛的利用服务中能够产生巨大的社会和经济效益。以往，受制于传统落后的手段和方法，科技档案信息很难被深度开发并广泛应用，而信息化建设在一定程度上促进科技档案信息的有效利用。一方面，研发档案信息智能化开发系统，对科技档案信息资源进行深层次加工编研工作，为利用者提供集约化的科技档案信息和知识的编研成果材料；另一方面，着力加强科技档案远程服务和信息共享，充分利用各类计算机网络平台，建设跨单位、跨部门、跨行业、跨地区的科技档案信息远程利用服务机制，最大限度地发挥科技档案信息推广应用的价值和作用。

日趋成熟的OA办公系统，在档案管理中的应用越来越广泛。OA系统即办公自动化系统，可利用计算机技术对科技档案信息进行收集、存储等数字化处理，建立数据库，在大数据背景下实现科技档案的信息资源共享。OA系统针对不同的环境与设备采取不同的措施，既实现信息资源的共享，又保障信息传输安全。

（五）提高档案人员的信息技术专业水平

要不断提高档案人员的信息技术专业水平，建设高水平、高素质的档案管理团队。科技档案信息化具有很高的专业性、技术性，对工作人员的信息技术专业能力、信息资源整合能力以及档案管理能力都有严格要求。就目前情况来看，档案管理团队状况与工作要求有较大的差距，突出表现在信息化技术知识和能力欠缺，特别是在信息化与科技档案管理特性的衔接方面能力严重不足。档案管理部门应重视人才的引进和培养，加强专职档案人员队伍建设。

一是加强现职档案人员的信息化专业知识培训工作，带领工作人员深入学习信息化技术、网络技术、管理技术等专业技术的有关知识；利用科学档案本身的特色来吸引高素质的综合型专业人才，通过对数字档案馆建设与维护，重点培养具有档案资源开发与利用、系统建设与维护、数字档案分类与管理等综合能力的复合型人才；二是积极开展多形式的工作交流，邀请专家进行经验分享与交流，学习科技档案信息化建设的经验与策略；三是配合档案管理部门积极引进信息化专业人才，创造培养人才的有利条件，用事业留人、用感情留人、用适当的待遇留人，努力打造一个适于档案人才生存与发展的环境。