中小物流企业内部控制建设研究

□ 张云秋

(南京林业大学 经济管理学院，江苏 南京 210037)

1 引言

随着电子商务的发展，物流企业迅速发展，其中大部分为中小企业[1]。然而，2018年下半年以来，受到经济增速放缓以及速递需求减弱的影响，社会物流总额的增长速度持续放缓；此外，国有、外资物流企业在海内外的市场份额逐年扩大，物流行业的竞争压力增大。

中小物流企业需要建立行之有效的内部控制制度以积极应对市场环境的变化与经营风险的增加，保障盈利能力与商业信誉稳步提升。然而，各中小物流企业内部控制建设状况并不乐观。一方面，物流业与其他行业相比，行业特点较为特殊，它不提供商品制造与定点服务，提供物品地点转移服务，业务流程繁杂，运输路程较长，但存货、应收账款等资产周转较快。此外，物流业2010年以来迅速发展，但对于物流行业的内部控制建设研究进展缓慢，难以满足行业多样化发展的需求，内部控制缺陷成为制约物流行业发展的隐患；另一方面，中小物流企业往往只重视各类能够直接带来经济利益流入的经营活动，公司治理水平较低，企业整体忽视内控制度。这促使管理人员采取一定措施完善企业内部控制机制。

本文从内部控制的五个要素，分析中小物流企业可能存在的内部控制缺陷，从而提出完善内部控制制度的建议，促进物流企业的健康发展。

2 中小物流内部控制现状

建设行之有效的内部控制对于物流行业发展十分重要，然而部分中小物流企业现行的内控机制存在一定缺陷，不利于提高营运的效率和效果。

内部控制是指由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。COSO委员会提出的内部控制框架认为，内部控制系统是由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控五要素组成。

中小物流企业内部控制建设研究主要以内部控制框架为依托，分别从五个要素角度具体分析企业内控机制存在的问题。

2.1 控制环境薄弱

2.2.1 企业公司治理存在缺陷

部分物流企业原先为“家族化”、“作坊式”小企业，公司治理结构存在缺陷。总经理兼任多职，权利缺乏制衡与监督；董事会、监事会与股东大会流于形式；企业内部没有设置专门的业务质量控制小组与内审部门；人力资源管理形同虚设。这些问题的存在导致内部控制有效性无法达到预期的效果[2-3]。

2.2.2 企业整体重视程度不足

中小物流企业大多处于发展初期，股权相对集中，关于内部控制制度建设未在管理层中引起足够重视；内部控制执行人员多为企业内其他岗位转岗任职，员工职业素养难以满足专业技能的需求。两方面问题导致企业整体对于设计并保证内部控制制度有效运行方面热情度较低，更注重于企业经营活动，或是只关注企业收益来源，忽视企业的内控制度建设。

2.2 经营活动欠缺风险评估

2.2.1 基层人员风险识别能力欠佳

中小物流企业面临的竞争压力实际为基层人员负担。一线员工本身风险识别能力欠佳，他们为了完成经营目标往往忽视风险控制，盲目承揽业务。物流企业业务量增加，导致对人力资源的需求也有所增大。营业点快速扩张过程中招聘的员工存在胜任能力不足的问题。较高的人员流动性、出于成本效益的考虑等原因使得企业不愿花费足够资源提高基层员工风险识别能力。此外，员工本身在维持并遵守内部控制制度与风险评估制度方面并不积极。

2.2.2 企业风险评估难度较大

物流企业经营地点跨地区、远距离的特点，为企业对基层经营业绩实施风险评估增加难度。基层人员承揽过多风险较高的业务，企业风险评估不及时，造成中小物流企业应收账款比率与负债比率普遍较高，企业偿债压力较大，经营风险增加。其中，融资活动产生的负债多为需要定期还本付息的银行借款等，财务费用较多。这些问题的存在会使得内部控制存在缺陷。

2.3 控制活动不完善

2.3.1 企业内部职务分工不清

高额成本使得物流企业内部常常存在权责划分不清楚的情况，对各部门分工并不明确。物流行业成本普遍较高，2018年社会物流总费用为13.3万亿元，其中，管理费用占据加大比重[4]。中小物流企业为了挤占市场份额，尽可能压低成本，将一些互相制衡岗位同时交由一个人来负责，使得某些员工可以实施舞弊行为并能掩盖其行为不被发现。

2.3.2 预算管理缺乏监督

物流基础设施建设与人工智能技术的应用是目前物流行业发展两大趋势。完善物流基础设施是物流企业持续发展的硬件基础。在人工智能领域投入资源并将其逐渐应用于物流运输，有助于物流企业提高自身竞争力。因此，中小物流企业为求稳中有进地扩大市场份额从而加大预算投入，但普遍疏于后续资金控制，缺乏对预算实施有效的管理[5]。尤其缺乏对建设物流基础设施项目的追踪评估。

2.4 信息传递与沟通交流不畅

物流企业上下信息传递渠道和沟通环境不畅通，主要体现在三个方面。一是管理层与员工之间信息不对称，物流企业的地理位置分散广，由下至上的信息传递难度较大；二是跨部门沟通不畅，物流企业各职能部门员工之间教育程度相差较大，对信息系统的应用和规章制度的理解存在误差，对信息利用程度不够；三是跨地区交流不便，为提高效率并提供个性化服务，各营业点往往依据该地区地形与人文特点产生并传递信息资源，导致跨地区沟通交流不便，尤其对海关业务与代收业务影响更大。

2.5 监控机制有效性不足

有效的监督机制是内部控制的保障。然而，中小物流企业整体对内控不够重视，尤其是管理层在制定完善的内控制度以及保证其有效运行方面并不积极。部分物流企业未设立专门的内控或是审计部门来监督运行效果，或设立的审计部门与财务部门职能混淆甚至共用员工。即使部分企业设立了专项工作小组，对内控执行效果进行监督，但监督结果往往被管理层与员工忽视，存在的违规舞弊问题依旧得不到解决。内部控制制度更倾向于形式化而不具有实际用处，增加了经营风险。

3 中小物流企业建设内部控制建议

根据上文分析，建设内控机制可以从内部控制五要素角度分别采取措施。

3.1 完善控制环境

3.1.1 优化公司治理结构

控制环境是内部控制制度的基础，完善公司治理结构是内控的首要前提。物流企业需要防止权利过度集中，一是分离基层营业点的财务人员与营运人员，避免基层员工实施舞弊；二是分离设计执行内部控制的人员与监督评价内控结果的人员；三是分离董事与经理职务权责。完善内部控制设计与公司治理结构，可以减少员工利用内部控制薄弱环节赚取不当资金的机会。

3.1.2 提高企业对内部控制的认知

企业整体需要重视良好的控制环境对内部控制的作用。物流企业管理人员首先需要意识到建立行之有效的内部控制机制，可以保障企业财务安全，有助于企业长期可持续发展，增强商业信誉，在融资活动中吸引更多的资金流入。而后管理层通过岗位设计、职业培训、制度完善等措施调动基层员工的积极性，为企业整体创造良好的控制环境。

3.2 加强风险评估力度

3.2.1 提高基层人员风险识别能力

加强基层员工集体责任感与企业认同感，解决人员流动性高的问题。定期培训，增强风险意识，引导员工积极参与企业制度建设，自觉遵守内部控制制度与风险评估制度。企业管理人员依据地区实情合理制定经营目标，专职人员招聘与兼职人员招聘相结合，有针对性的依据企业需求招聘技能对口员工，降低企业人力资源成本。

3.2.2 建立风险管理机制

依据物流企业经营特点，建立风险管理机制，对基层经营业绩实施风险评估。企业可以设立风险管理委员会，提前识别员工是否存在财务舞弊动机。对企业资产实施管理，尤其加强对应收账款的管理，避免不明坏账的产生，并对已产生的坏账追究责任人。合理制定融资策略，调整企业资本结构与流动负债比率，避免盲目举债造成偿债压力，降低经营风险。

3.3 重视控制活动

3.3.1 实行不相容职务分离

对于相互制衡的岗位，实行不相容职务分离制度，例如审批与执行岗位相分离，执行与监督岗位相分离，建设与验收岗位相分离等，并将多个制衡岗位分别任命无亲缘关系的员工任职。对于总经理、财务经理等关键岗位，有针对性的设计内部控制机制并设置监督岗位，监督岗位的权责设计可以参考审计委员会和监事会的职权，并聘用具备专业技能的员工任职。

3.3.2 监督预算执行情况

企业即要制定公司长期发展战略，适当投入物流基础设施建设与人工智能技术的研发，但也需要对大额资金流出实施后续控制[6]。拨出预算时，明确经理与财务部门资金审批权限与审核流程。加强对预算实施效果的管理，安排专门人员考核收益报酬率，追踪评估资金使用情况，并对不良的预算使用效果实施追责制度。

3.4 提高信息传递效率

高效的信息传递渠道是企业内部控制有效运行的保障。一方面，管理层可以在企业内部塑造良好的沟通环境，让员工敢于向上级反映工作中存在的疑点，企业可以及时采取措施解决问题。此外，企业可以加强团队协作，提高跨部门、跨地区之间沟通交流的效率，避免信息失真；另一方面，企业需要加强与外部市场环境的沟通，顺应物流行业发展趋势，提高企业的市场影响力。

3.5 完善监控机制的有效性

企业可以设立专项审计小组，及时监督内部控制运行情况，迅速识别并反馈内部控制薄弱环节，督促执行部门进一步完善内部控制制度建设。此外，企业整体需要重视内控的作用，由上而下的保障内部控制的有效运行。管理人员需要重视监控结果，解决存在的违规舞弊问题，有针对性的调整识别出的经营风险，充分利用内部控制机制为企业发展保驾护航。

4 总结

物流企业在发展的同时，也会面临激烈的竞争。通过对中小物流企业内部控制制度的分析，物流企业应当从控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控分别采取适当措施建立行之有效的内部控制制度，保护利益相关者权益，保障企业长期稳定发展。