信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索

2020-01-01石海英

文化创新比较研究 2020年35期

石海英

（吉林省洮南市司法局社区矫正中心，吉林白城137100）

在机关单位，档案管理工作属于一项基础性的工作，但是其重要性却不容忽视。基于信息化背景，档案管理要求运用信息化的技术手段，对档案资料做好分类管理，通过信息化登记手段，合理地完善登记入册的相关档案，让档案管理这项工作可更好地满足单位发展需求，便于档案管理工作为机关事业单位的发展产生积极推动作用。这不但对机关单位整体管理质量的提高有积极影响，也是单位发展中保持活力的一个技术保证。

1 机关事业单位档案管理信息化概述

基于信息化背景，档案管理建设要求统一地规划并管理好档案，借助信息化技术做好档案工作中的归类整理，使档案管理朝着现代化管理持续发展。整体而言，档案管理信息化是把传统纸质档案有效地转化成电子档案等，通过信息技术功能，就档案信息做好必要的记录及整理分析。然而，这项工作并不是一蹴而就的，而是要求机关单位长期持续地开展。

2 档案管理中加强信息化建设的技术优势

2.1 确保档案工作的效率

针对机关事业单位来说，档案管理这项工作的内容极为繁杂，工作对象的规模十分庞大，牵涉到机关单位的各个方面。若是离开信息化的支持，不管是档案整理还是保存，工作量都是非常大的。借助于信息化设备的功能，档案管理的相关部门可以更好地开展工作，提高效率，使档案整理以及保存的工作质量更高，从而节约人、财、物力。

2.2 方便快捷，减少磨损，有利于社区矫正人员原始档案保护和利用

随着各领域计算机技术的引进和广泛应用，无纸化办公得以推进，将纸质文档直接存储为可以机读的数字文档，并与原始纸质文档共同构成档案信息库，使档案信息库由传统、单一的以纸质文档为载体转换为纸质文档与数字文档相结合的多形式并存。社区矫正人员档案管理数字化减少人为因素的磨损，在查阅相关信息时更加方便快捷地同时还有效地保护和利用了原始档案。

2.3 突破时空限制，有利于实现社区矫正人员信息资源的高度共享

传统的社区矫正档案以纸质档案为主，大部分操作是档案管理人员手工操作具有一定的滞后性，相对比较耗时耗力。由于时间和空间的限制，在某区域内查阅相关社区矫正人员档案都需要花费大量的人力、物力、财力，也严重地影响了了解信息档案的效率。通过对社区矫正档案数字化，一方面有效地使档案整理工作系统化、规范化在提取、保存、更改等方面更加快捷；另一方面有利于消除不利因素，方便与上级、同级业务部门实现资源的高度共享。

3 信息化时代机关事业单位档案管理工作的创新思路

3.1 将管理性质转变为服务性质

现代化信息时代的背景下，人们的要求逐渐提高，特别是对档案管理材料在使用中的便捷性程度，所以，档案管理部门一定要将原来传统的工作性质进行转变，不再是单纯的管理工作性质，而是越来越多地以服务作为工作的理念来完成工作任务。由于信息化的进程不断地被推进，人们越来越多的需求使得档案资料以及相关信息内容的种类也进一步得到丰富，这对于在档案的获取速度方面也提出了新的标准，在这种情况下，档案管理部门的工作人员，一定要加强自身在管理服务方面的提升力度。

3.2 将被动管理转变为主动管理

过去的档案管理材料采用的是纸质材料，在内容与形式上都是相对比较枯燥的，而在现代信息化时代背景下的档案管理工作中，所面临的档案管理材料是多样化的电子材料，相关管理人员要想有效地使自身档案管理服务的质量得到提升，使人们在相关领域的各种要求都能够得到满足，一定要转变档案管理工作的被动性，要由原来的被动管理转变为主动管理。同时，档案管理部门的工作人员还必须将不断加强档案服务，能够针对相关的档案随时随地进行实行查询，这样才能更好地将信息化档案管理的便捷性进行体现。

4 信息化时代创新档案管理的有效对策

4.1 推动档案信息化发展

在过往的档案管理里面，纸质版的档案是很常见的。然而，在互联网技术出现并持续发展、信息化广泛运用的背景下，保管纸质的档案可能因为潮湿天气等相关影响，导致其缺陷逐渐显露，加上纸质的档案如果存放太久，内部纸质则将变得非常干燥，这样一来，可能引起档案库消防方面的隐患，使档案库里面保存的很多资料信息都受到损坏，而纸质的档案还存在着难以复原的问题。纸质的档案进行入库保存，其步骤显得较为复杂，在需要时，查找也会耗费不少时间和精力。所以，在机关事业单位里面，档案管理这项工作需要通过一些科技手段来实现管理上的创新，以便提升这项工作信息化的水平[3]。现阶段，档案管理需要严格遵守有关规章制度，做好档案信息工作的有效推行。针对档案工作中的搜集、整理与录入等都要严格地把好关，依靠信息管理系统来完成资料信息方面的录入与登记。比方说，在事业单位推进其档案信息化的时候，管理人员借助于计算机技术，给档案有效地建立起搜索引擎。如此一来，只要搜索档案相关关键词，便能快速地找出档案相关登记信息。做好档案登记和搜索，不仅能在档案查找里面节省很多时间，找到指定的档案，还能通过计算机搜索引擎，在单位内部有效地建立起信息化的管理系统[4]。借助于云共享信息化的手段来完成档案上传、储存等方面的管理，使单位重要档案得到及时地补全与完善，让档案信息化完成必要的资源共享，便于内部人士更好地搜索并且查看档案资料，极大地提高了档案利用率，让档案资料能够尽可能地发挥出其使用价值。

4.2 .建立健全社区矫正人员档案管理数字化的法律法规体系

社区矫正人员档案管理数字化是当今信息时代发展的迫切需要更，是不断完善社区矫正人员工作和做好监督、教育、帮扶社区服刑人员的现实要求。为此社区矫正部门应树立依法治档的理念建立健全社区矫正人员档案管理数字化的法律法规体系为科学、规范、系统地管理社区矫正人员档案工作提供强有力的法律支持。如可以在将来出台一系列的关于社区矫正人员工作的法律法规。其中包括《社区矫正档案管理法》。在《社区矫正档案管理法》中对社区矫正档案管理的数字化作详细的规定，以便于操作规范化、程序统一化。针对执行档案、工作档案、处罚类档案和减刑档案等不同类别档案的要求制定不同的管理规范；针对市县司法局、乡镇司法所对社区矫正工作不同的管理权限，明确各级矫正机构档案管理的职责分和要求；针对不同类别的矫正人员在不同阶段的刑罚执行要求制定相应的档案，收集归档的要求特别是要对社区矫正档案人员管理中的特殊问题和关键问题予以详细说明。在涉及保密方面由于社区矫正人员档案中的很多内容涉及服刑人员的个人隐私是受到法律保护的，除了按照法律规定的程序进行查看和调取外，是不应向外公开的，比如未成年社区服刑人员的个人隐私等，因此，在社区矫正人员档案数字化过程中应着重进行区分。

4.3 健全档案信息化的体系

在机关单位里面，档案管理实施信息化建设的时候，应当善于同互联网技术有效地结合，使这项技术在档案管理中体现出应有的促进作用。同时，正确认识到档案管理当中提高信息化水平能够起到的作用，可以让档案管理方面的成本有效减少，人力消耗也会更少，对于档案管理效率提升有积极的影响。通过完善信息化体系，构建一套健全的档案管理模式，能够让这项工作收到更好的效果。在实践中，以这样的管理体系可促进工作积极性与主动性的提高，使过去被动式的管理方式得以转变[6]。例如，管理人员把更新档案之后的相关信息，通过信息技术手段，上传至网络，借助于网络系统中的消息提醒功能，使内部员工及时收到相关的更新通知，以便更好地浏览和查阅所需的资料信息。通过该管理体系，内部员工能更好地监督档案管理，使该部门的服务工作可以合理延伸。此外，充分运用信息化的数据库，还可使纸质材料方面的需求减少，既可防止纸质资源浪费现象，也可优化公共空间，对于机关单位管理的环境优化也有积极影响。

4.4 实现管理模式的科学转变

在机关单位，传统档案管理就是一项性质较为单纯的管理工作，在服务意识等方面不够重视。在信息化时代下，信息的分享与传递只要数秒就能实现。如此一来，档案信息服务的便捷性就成为人们所重视的一个特征。这要求机关单位合理地转变管理模式，优化原来档案工作性质，把服务职能在档案管理中充分地体现出来，并通过相关服务理念来对工作进行科学指导[7]。管理人员能够借助信息技术优势，给服务对象提供良好的资料查询等服务，并做好档案资料的分类管理，使档案信息工作的质量得到很好的提高[8]。有鉴于此，通过档案管理方面的职能转变，不但可以增强人员的服务意识，还能提高效率，使管理工作量极大地减少，既满足档案需求者要求，也提高了工作质量，使档案实际运用价值得到体现[9-10]。

4.5 加强对社区矫正档案数字化过程的质量控制

社区矫正人员档案数字化建设不仅是档案信息化的过程，更重要的是数字化的成果。因此，要确保成果的质量就必须对社区矫正人员档案数字化过程进行质量控制[11]。笔者建议应从人、对象和工具进行控制。从人的角度来看，影响社区矫正人员档案数字化质量的关键在于工作人员的素质、能力以及分工状况。做好社区人员矫正档案数字化质量控制工作需要做好团队组建和团队管理，避免人为的因素影响数字化质量。如加强对工作人员的培训、监督、考核合理分工各负其责强化制度保障等[12-13]。从对象来看把握好社区矫正人员档案数字化的原件和扫描件合理确定、整理数字化对象，确保档案原件的准确和安全。就工具而言要保证软硬件齐全、标准规范统一操作流程化、固定化、检查动态化、及时化。从这3个方面来实现社区矫正档案数字化过程质量控制，以实现最终成果的高质量。