浅谈境外工程档案管理的重要性

刘立民 方建勇 程宣玮

摘 要：社会的进一步发展，促使现阶段我国工程建设规模以及建设数量不带增加，此种背景下，各类工程施工过程中所涉及到的信息种类与数量就会的不断增多，档案管理越发复杂。基于此，本文立足于档案管理角度，分析了当下跨国企业的境外档案管理的重要性，研究了档案管理质量提升的具体方法，希望以下内容的论述可以促使我国建筑行业可持续发展。

关键词：档案管理;重要性;境外工程

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）21-0223-02

0 引言

近几年，我国经济水平不断提升，经济全球化的趋势日益明显，我国工程建设企业为进一步提升经济水平，正在积极扩展国外市场，由于对于国外市场了解程度不高，所以在工程建设中产生的信息有着重要指导作用。但是就目前境外档案管理情况而言，仍然存在很多问题，限制了企业发展。因此，对境外工程档案管理的重要性研究有着鲜明现实意义。

1 境外工程档案管理的重要性

立足于工程档案本身而言，其基本内容是历史项目工程建设基本信息，其中将会包含某一个历史项目的工程概况、工程造价、工程管理、工程投入、施工方法、施工人员、施工组织、应用设备、以及施工流程等内容，这些信息其中包含着历史项目建设过程中的优点，也包含缺点，是工程建设企业打通国际建筑市场的基本信息，而工程建设企业今后的施工建设，便需要总结历史建筑项目优点，分析以往项目建设中的缺点，并且加以改正，这样才能保证建筑工程质量，维护建筑企业经济效益，促使建筑企业可持续发展。

1.1 为工程建设的有效管理提供依据

就工程管理内容而言，通常情况下会受到工程建设周期、施工环节、施工流程等方面的影响，从而造成工程管理无法发挥重要作用，不能为工程高质量建设提供良好的平台。尤其是在境外作业中，因为应用到的部分材料以及施工人员都需要从本土获得，所以很难做好工程管理，这就要求工程管理人员可以立足于先期工程管理资料，分析以往管理过程中的不足，从而寻求管理的优化方法。

又如在以往某一项目施工管理档案分析过程中，xxx企业在该项目某一输电线路工程施建设中，预计投入材料成本为260000元，但是工程建设实际应用成本为286451元，超出预计投入成本26451元。管理人员通过分档案资料发现，造成此种问题的原因在于输电线路材料管理与控制不合理，例如线路材料因为保存不当绝缘层发生破损，需要从新采购;建筑施工中，随时需要材料，随意进行支配。结合以上问题，xxx企业在现阶段的工程管理中，加强了材料管理，在相同施工阶段下，预计施工材料成本为250000元，最终投入成本为236800元，符合企业可持续发展需求。

1.2 为工程项目后期建设提供依据

没有工程档案的支持，工程建设将会变得混乱，无法按照预定的方法进行建设，不仅如此，也会造成工程建设后续施工困难，所以在工程后期建设过程中，必须结合原有工程建设内容，从多个角度进行综合分析，争取将工程原有主体施工情况了解清楚在进行施工建设，这样才能保证工程建设质量，从而获得更加巨大的市场份额。

现有一境输电线路建设工程，xxx承建单位在整理与分析工程以往建设档案时发现，该地区与国内输电线路建设建设存在一定的差异性，例如国内建设时，虽然南北两地自然气候存在一定差异，但是上下浮动不会大于一个月，通常情况下大风天气集中在3月～5月，但是本次施工地区的大风天气集中于4月～6月，需要和合理考虑到此类问题，从而安排施工环节。除此之外，该输电线路工程原有建设方法与框架也与国内建设存在一定差异，需要遵循当地原有建设情况，进行工程布置。

1.3 为城市电力网络工程建设提供依据

隨着工程建设数量以及规模的不断增加，境外工程项目建设次数也在不断提升，此种情况下，工程项目建设必须考虑到当地整体建设情况。如果当下城市化建设进程较为迅速，工程改建扩建需要认真阅读原有工程建设情况，在不影响城市整体规划建设的基础之上，进行输电线路规划与建设。

1.4 企业积累技术与经验的重要手段

对于境外建设活动而言，无论是建筑市场还是建设政策，都会与国内建设存在一定差异，其中最为明显的表现便是，工程建设技术以及施工方法与经验都会不同。此时企业想要在境外获得长期发展动力，就需要抱有学习的态度，一步一步进行摸索。而档案管理刚好为企业建设提供了一个记录平台，企业可以将建设过程中遇到的各类问题以及信息存放在档案管之中，然后对信息进行分析，不断提升企业工程建设技术以及施工经验[1]。除此之外，在对信息的分析过程中，也可以加深企业对当地工程市场的了解。因为国内企业进行跨国建设，通常情况下，无法将国内应用设备以及材料全部带到国外，这就促使企业在建设过程中需要在当地进行采购，但是因为国内外市场并不相同，所以在发展过程中需要不断总结市场规律，从而为工程材料采购与造价预算提供基础。

例如，我国材料工程建设材料市场，往往会与工程建设单位达成长期合作关系，并且在材料采购中以优惠价格，为企业提供建材。而在国外市场，是否可以应用此种方法进行建设，就需要结合档案的信息记录情况进行市场分析。

1.5 指导国内外技术联合应用

在境外建设中，虽然是由我国建筑工程单位进行跨国作业，但是在建设与发展过程中，势必会受到当地建设情况的影响，无论是施工环节、施工技术还是施工流程都会发生很大变化，此时对施工内容进行档案记录，可以在档案分析过程中，总结出境外与国外项目施工的具体差异，之后对这些具体差异进行综合分析，对比二者之间的不同以及优缺点。如果国内施工建设中的施工流程较为规范，可以在施工中提升工程质量，保证工程周期，则境外施工中，在不影响施工质量的情况下，可以引用国内施工建设流程[2]。如果境外施工中应用到的新型建筑设备，对工程有正向帮助作用，在国内施工建设中也可以引进此类设备辅助建设。此种技术联合应用方法是工程建设企业可持续发展的重要手段，不仅有利于国内市场竞争，还可以获得更加巨大的境外市场份额。

2 加强境外工程档案管理的策略

2.1 制度管理

立足于档案工作基本内容而言，是一种较为科学与规范的工作，并且具有十分鲜明的管理特点，这就需要在档案管理中应用科学的管理模式进行工作，而在管理模式应用的基础之上，档案管理制度的建立十分必要，是管理方案以及管理制度落实的基本方法，如果没有良好的管理制度，即使再好的管理模式，也会变得杂乱无章。

档案工作的管理制度中，一方面应该体现责任制度。所谓的责任制度就是明确档案管理责任，以便发生问题时，可以立即找到问题产生的原因。针对境外工程建设档案信息的基本特点，建议将责任制度的内容进行细化，并且落实到每个人的头上，这样在发生问题之后，才能第一时间找到责任人。此种方法可以规范档案管理人员的行为，保证档案管理工作质量良好，内容全面，信息安全。另一方面，应该建立完整的奖惩制度。奖惩制度是激发管理人员工作主观能动性的具体方法，也是进一步规范档案管理人员管理意识与行为的重要手段[3]。奖励制度可以结合管理内容进行综合考虑。具体奖励内容形式有很多，例如现金奖励、晋升奖励等。企业可以根据实际情况进行选择。而惩罚制度下的惩罚力度，企业需要结合管理人员错误等级进行分析。因为惩罚制度存在的目的并不是为了惩罚而惩罚，而是通过此种方法规范人员意识与行为，所以惩罚力度需要适中。

2.2 依据境外工程特点，积极探索新方法

境外工程项目可以说具有较为明显的开放性，国内各个企业与国际大型企业相比，无论是施工技术还是施工管理都存在明显的差距，并且在境外工程建设中，还需要结合当地市场特点等内容进行动态管理，这就促使工程信息多样化，复杂化发展。此种情况下，国内传统档案管理方法是否可以发挥作用还有待商榷。鉴于此，依据境外工程特点，积极探索档案管理的新思路与新方法变得尤为重要。

2.3 建立高效的档案网络管理系统

随着网络技术以及计算机技术的广泛应用，我国各类工程企业都在不断进行信息化建设，就目前发展与应用情况而言，信息技术的应用可以提升企业工作漂亮与质量。但是与国外大型企业相比，我国工程企业的信息化建设水平并不高，信息的及时共享与自动传递仍然处于初级建设水平，这也成为我国企业面向世界化发展的基本阻碍之一。从档案管理工作基本内容而言，信息化建设十分必要，应该借鉴国内外先进建设经验，全面建设档案网络化体系。具体可以分为以下两个方面的内容：

一方面，企业可以立足于现有的“广域网”，在其基础之下形成档案专栏。档案专栏中将会包含企业档案管理基本工作、档案管理基本方针、档案管理规章制度等内容，以此保证境内外员工可以应用网路随时了解企业建设基本动向，以及发展要求与方针。又可通过“专栏”与境外人员进行业务交流。

另一方面，采用统一的平台，由业务部门及档案部门共同对分散在各地的企业档案、信息资源进行集中编辑整理，形成企业、集团的一个完整的档案信息数据库，并加强数据库的开发工作，逐步使公司档案室由档案资料保管中心向信息资源中心转型，从而由被动服务向主动服务转变，为公司的建设、經营发展服务，体现档案价值。通过档案信息作用的发挥，反过来又可以促进档案工作各项业务的发展，使档案管理水平的提高和公司发展相得益彰，共同进步。

2.4 提高档案人员业务水平

当前，档案现代化管理的主要内容和核心即档案计算机管理，这给档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这就要求每一个档案管理者必须及时掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行文件管理[4]。除此之外，档案人员不仅要具有档案专业知识、工程项目知识，还要具有一定的外语水平，并要不断提高，才能满足档案工作的要求。

3 结语

综上所述，建筑工程档案管理对于建筑企业的发展十分重要，通常情况下，会被应用于之后的建筑施工指导过程中，因此在发展境外业务时，必须做好档案管理。针对境外档案与国内档案的不同，管理者应该遵循差异性，从人员、制度、方法等多个角度进行综合分析，这样才能从根本上提升档案管理质量，为企业发展打下坚实基础。

参考文献

[1] 王强，唐振华.关于境外档案工作“以人为主”管理策略的思考——以中国石油境外档案工作现实为例[J].北京档案，2012（01）：17-18.

[2] 何志丽，陈倩.医疗文物建筑档案管理存在的问题及对策分析——以昆明市第一人民医院“法式楼”为例[J].城建档案，2018（05）：53-56.

[3] 戴靠山，李卉颖，孟家瑶，Shen-En Chen.符合国际工程专业认证要求的课程档案编制方法研究——以建筑结构抗震课程为例[J].高等建筑教育，2017，26（06）：92-98.

[4] 周世慧，陈立新，张昭.对“重点关注学生”档案化动态管理的探索与实践——以广州大学建筑与城市规划学院为例[J].湖北函授大学学报，2015，28（14）：33-34.