新媒体下高校辅导员的兼职学生档案管理工作研究

2019-12-26徐慧玲

文化创新比较研究 2019年29期

徐慧玲

（盐城师范学院化学与环境工程学院，江苏盐城 224051）

大学生档案是学生在学习生活过程中形成的能够反映学生个人经历、思想、学习、工作表现等方面的重要依据，是学生找工作、出国、升学的关键材料，里面包括学生的各项资料，例如高中档案、学籍档案、毕业生登记表等等，这是档案管理工作的成果，但也是学生工作中最不被重视的工作[1]。虽然国家出台《高等学校档案管理办法》规定了高校档案机构的设置和人员的配置，但由于种种原因，各高校配置的档案管理人员数只有个位数，学生档案的管理就变成了高校辅导员的一项工作。大部分高校辅导员并不是专业的档案管理专业出身，加上缺乏系统的业务培训，学生档案意识薄弱，容易造成错挡、缺档等各种问题的产生。

21世纪是新媒体技术快速发展的时期，它促进信息的实时性、互动性传播，数字化、信息化水平在网络技术上已经表现出明显的优势。利用新媒体技术进行学生档案管理的探索才刚刚起步，部分地区部分高校已经将纸质档案信息化，并且建立档案网站，极大地便利了档案管理工作，体现了新媒体在档案信息化管理过程中旺盛的生命力。而学生档案的量大、复杂性等特点也决定了信息化管理的必然性。该研究对以上产生的问题进行剖析，结合新时期新媒体技术提出对应的解决办法，使学生档案管理工作科学化和规范化。

1 大学生档案管理的现状

1.1 大学生档案意识薄弱

因为学生档案里包含学生上学时期的所有资料，能反映学生的整体情况，所以无论小学、中学还是大学甚至终身，档案里都有记录的相关信息。但部分地区对学生的档案不够重视，造成重要档案的缺失，例如丢失入团志愿书、学籍证明等，同时也会影响学生档案管理的意识，给学生造成档案不重要的错觉。另外档案的封闭式管理和学校对学生档案普及教育的缺失，导致学生不了解档案里所包含的内容，不知道怎么使用档案，而且学生的法律意识淡薄，不了解档案缺失对个人前途的影响。

1.2 辅导员管理学生档案的弊端

辅导员是传播思想政治教育的灵魂人物，也在学生管理工作中担任非常重要的角色，是大学生最主要的接触对象，所以高校辅导员能掌握学生的第一手资料。大学生在学校期间的各类表现和鉴定材料，都需要辅导员指导，以保证书写工整、正确以及材料的准确性，然后审核、上交、回收、归档等，在潜移默化中，高校辅导员成为管理学生档案最合适的人选，而且学生档案具有动态性强、流动性大的特点，不适用于高校档案的永久保存，理所当然的归入学生工作管理部门，直接对接辅导员管理[2]。而档案管理工作只是辅导员工作的一小部分，众所周知，辅导员的工作量大，职责范围广，除了对学生的日常管理工作，还需要完成学校相关职能部门下发的各项任务。“一根针、千条线”很形象地归纳了辅导员工作的内容之宽泛。加上绝大多数辅导员非档案管理专业出身，对档案管理工作了解较少，又因为工作繁忙，很难主动地去学习档案管理知识，难免会出现学生档案管理不到位的现象。

1.3 学生档案管理制度不健全

近几年，国家出台了高校档案管理的相关规定，却没有明确表述学生档案管理的相关制度，没有统一的管理办法，部分高校就根据自身的情况制定了学生档案管理的暂行规定，大部分高校学生档案由所在院系管理，也有些高校学生档案由学生管理部门管理，极少数高校是由专门的档案管理部门统一管理。由于分散管理，最终促使学生档案管理混乱，甚至没有专门的档案保管员和档案管理设施，不能起到档案保密的作用。另外学生档案管理工作得不到学校领导的高度重视，领导的工作面广，很难关注到学生档案管理工作，不能了解学生档案管理的困难和存在的问题，档案管理工作得不到学校的广泛认可。辅导员兼职档案管理工作在职称评定、职位晋升，甚至是工资上不能体现，导致档案管理工作的懈怠。这些问题都亟待合理的学生档案管理制度来规范。

1.4 管理形式过于单一

在新媒体技术快速发展的现在，大部分高校学生档案管理依旧是传统的档案管理模式，纸质档案管理模式占据主流[3]。虽然有些高校已经在尝试信息管理技术，但是还是停留在信息检索阶段，只能进行简单的检索查询事务，没有形成完整的电子档案。学生的纸质档案记录了学生成长过程中的重要历程，一旦丢失无法补办，如果档案没有电子化保管，学生想补档案就无据可依[4]。近几年，高校学生人数在逐年增加，学生档案数庞大，未来学生的就业形式多元化，档案投递任务重、复杂，信息化保管档案技术的使用迫在眉睫。

2 高校辅导员管理学生档案的对策

2.1 提升大学生档案意识

档案管理工作的第一步是档案拥有者，只有提升高校大学生的档案意识，才能更好地规范档案的填写、更换等初步工作。而且个人档案的形成与利用与个人的利益息息相关，提升学生的档案意识和普及教育迫在眉睫。学校档案工作部门应联合各学院，在新生入学教育时，通过讲座、参观、培训等方式向新生普及档案知识，强调个人档案的重要性，做好档案教育的启蒙。校团组织可以设立跟档案相关的社团，结合第二课堂定期开展学生喜爱的档案宣传活动、知识竞赛等，让大学生从玩中学，在学中领悟档案的重要价值。校档案部门可以开设微信、微博公众号，定期以视频、宣传画、漫画等大学生喜爱的形式推送档案的相关知识，促使他们利用课余时间学习档案知识，提高档案意识。

2.2 强化高校辅导员档案管理业务培训

辅导员作为学生档案管理的重要工作者，更要提升档案意识，只有意识提升，才有动力深入学习档案管理的专业知识。学校档案管理部门应定期为专、兼职档案管理员进行业务培养，尤其是掌管学生档案工作的辅导员，了解档案工作的相关流程，提升档案管理经验。学校档案管理部门可以利用新媒体技术，向辅导员群体定期推送学生档案管理的相关知识，以及档案管理的相关法律规定，并推行阅读积分奖励制，再结合档案管理工作考核办法，设立“档案管理先进工作者”这一荣誉称号，并列入职称评选的加分项中，以此来激励辅导员进行档案管理工作。另外辅导员要认真做好档案管理工作并及时向上级领导汇报这项工作，让领导知道档案管理工作的重要性和当下所面临的困境，领导就会采取相应的解决措施，档案工作更容易开展。学校还应将档案管理工作列入职称评定的加分项，充分推动辅导员群体管理档案的积极性，使辅导员更好地完成档案管理工作。

2.3 建立完善档案管理制度

学生档案管理的关键也是最有效的办法就是建立健全档案管理制度，在依据国家制定的档案管理工作办法的同时，各地区各高校要根据自身的实际情况为学生档案的各个阶段制定可行的档案管理制度。例如根据学生档案的量大、复杂性的特点，制定档案的接收制度、归档制度、审核制度、查阅制度、移交制度和责任负责制等，这些制度的建立在无形中给档案管理工作带来了一些便利，可以避免档案出现漏掉材料、重复审查、移交错误的情况发生。还需制定档案内容的填写标准，要有统一的填写标准，否则会出现不合格档案，检查工作会更加繁琐，也会给学生档案的管理者——高校辅导员增加不必要的工作量。高校辅导员可以充分利用学生干部这一群体，学生干部进行过档案管理培训后负责基本档案管理工作，如档案的记录和完善，审核、保管、移交可以归到学院层面和校组织部门，使档案管理工作得到程序化、规范化发展。

2.4 利用新媒体技术进行档案管理

学校可以引进新媒体管理学生档案的技术，构建全面系统的一体化学生档案信息数据库，既要连接到教务系统中关于学生成绩的相关资料，又要连接到学生工作系统中的相关重要信息，其中还要包括学生的思想政治状况、心理、学生宿舍、奖学金等相关方面的内容，做好学生档案中文字、图像、声音等资料的有效记录。进行“纸质、电子归档”双规制管理，利用两者之间的优势达到共生、共赢。纸质凭证可以作为原始凭证，避免造假的嫌隙，纸质凭证同样可以扫描归入电子档案，方便查阅、归纳等。新媒体技术下的档案管理既带来了档案管理的便捷性，又带有一定的育人作用。高校学生最终都要走向社会，无论在党员组织发展、找工作等各个方面，只要通过正规的渠道查阅该生的电子档案就能了解该生的大部分信息，个人信息就处于“半透明化”状态，新媒体技术的这一特点促使学生为了能在社会上立足，在校期间就会规范自身行为，从而为教书育人工作带来了良好效果。