谈谈中专学校的档案利用

陈秋凤

摘 要：档案工作作为一项服务性的工作，已经日益渗透到社会生活的方方面面，各项工作的开展已经离不开档案的利用。学生档案是记录和反映学生在学校活动中产生的个人经历、学习成绩和活动表现的可备查考的文件形式的历史记录。中专学校档案利用工作是学校基础性工作的重要组成部分，档案人员需要牢记档案的工作使命，一切从师生出发，对学校的档案进行合理的收集与整理，有效归档以便今后能顺利地查找与利用。

关键词：中专学校;档案利用;软性措施;硬性措施

中图分类号：G273.5 文献标识码：A 收稿日期：2019-06-17 文章编号：1674-120X（2019）32-0016-02

一、引言

档案是校园事务活动中不可缺少的重要信息，有效性地对其开发与利用是档案工作的最终目标。中专学校档案的开发利用是学校档案工作的重要环节，档案对于中专学校的建设与发展，具有多方面的价值和作用。就当前情况而言，中专学校档案部门作为中专学校的一个重要部门，需要为学校做好档案收集、整理工作，并对学校档案进行一定程度的开发与利用，从而为学校师生详细了解学校的历史记录与发展服务，以促进学校教学和管理工作的優质化提升，也更好地服务于学校今后未来全局的发展动向。

二、目前中专学校档案利用的现状

（一）手续不健全

有的师生因为没有履行登记借阅手续，借了档案若没有及时归还，时间长了，档案人员忘记及时追讨回外借档案，故而遗失了档案，便使得有些档案无法循环利用。

（二）毕业生的今后动向没有加以跟踪利用

中专生毕业之后的未来走向比较复杂，有选择工作的，有选择入党的，有选择入伍的，还有选择继续深造的，学生即使离开学校，也经常需要学校提供相关的档案材料。也有些毕业生当时没在意中专毕业证书，将其遗失，需要到学校申请学历证明。也有部分从中专学校毕业的学生来查询学籍档案和毕业证书的有关信息，这就需要学校档案部门能及时、全面、准确地提供相关材料。

（三）特殊载体档案普遍利用率不高

现在学校档案的利用主要是纸质稿的查询，像照片档案、光盘档案、实物类档案基本都是尘封在档案室库房，有的陈列在档案室，也是常年得不到利用。

（四）档案开发利用水平低

一方面，由于一些辅助材料或是教案都是教师花费大量时间完成的，甚至是在实际教学中取得的一些不错的成果，这些都是属于个人取得的成绩。如果这些材料或教案被档案部门归档后个人成绩就会被抹杀，故教师一般不愿意配合档案室搞编研工作。另一方面，学校档案人员无暇顾及对某些有价值的档案进行开发利用。

三、原因分析

首先，档案工作的重点在于对学校的各项教学事务进行收集与整理，并没有对中专学校的教学产生极大的影响，也只是作为教学的辅助工作。因而学校的领导以及教师都没有在意识上对学校的档案工作引起足够的重视，从而档案部门的建设进程比较缓慢，档案工作在整个学校的信息上更新不够及时，各部门之间的配合度也不是很高，档案工作的质量在这样的环境中也就得不到应有的保障，不能为将来参考与查阅档案提供便利。

其次，学校的档案工作硬件设施不达标，没有单独的阅档室，档案存放的条件差，容易造成霉变、虫蛀或出现丢失情况，有些奖牌等实物档案没有专门存储。再者是档案数字化没有完全地建立起来，档案工作人员由于重复性工作而产生大量的工作量，耗费大量的时间和人力成本，工作效率低下。一旦有人来查阅档案资料时，档案员不得不费力地从一大摞档案中翻找出所查询的档案，造成档案员的查全率和查准率相对偏低。

再次，档案工作中存在兼职档案员，兼职档案员由于不是长期工作，对整个档案工作流程只是大概了解，另外，档案里的管理人员也缺乏对档案员进行系统性地培训和管理，也就难免会在日常的档案工作中出现各种各样的问题。就中专学校的整体的法制意识来讲，学校的领导也缺乏足够的档案法治意识，档案工作团队也缺乏一定的档案法律法规知识，最主要的还是档案部门里没有建立健全的档案法律法规，档案管理人员也没有加强对整个学校的档案法律法规的宣传，使得档案部门容易产生很多的不可控因素，从而很难使档案工作走向规范化。

四、中专学校档案利用的软性措施

一是需要档案部门建立完善的档案管理机制。首先，档案部门要加强对《档案法》的认识与学习，加大对档案法律法规的宣传和学习，从而使档案部门的工作人员意识到档案工作对中专学校建设与发展的重要性。另外，要建立并完善《中专学校档案分类和分类号编制说明》，从而使档案的整理、分类与编号更加规范化与秩序化，档案工作也能真正地落到实处。

二是中专学校领导工作要落实到细节，领导要先了解学校档案的相关工作，然后针对档案工作在实施时遇到的问题寻找具体可行的解决方案，建立良性的档案管理机制。使得学校中存在的如学籍、设备、教案、科研项目、管理文件等各种门类的综合性档案得以规范化收集与存储，有效推动档案部门的工作进程。

三是档案部门的人员的选择也要有一定的基准，档案人员必须要有很强的责任心，并具有良好的政治素养，大致了解学校的一些工作，能够在较短时间内熟悉档案部门的相关工作责任。同时，档案的管理人员也要加强对档案工作人员的培训与管理，促使档案部门人员工作的规范化。真正的档案管理者要持有认真严谨的工作态度，在这样的工作态度上为自己争取有利的现实条件。第一，在日常学校事务中领导的工作比较多，不可能对档案的工作进程进行整体和及时地了解，档案部门需要定期向领导主动汇报近阶段的档案工作，让领导也能大致了解档案工作进程，同时，还要加强与教务部门、学生工作处、就业招生处等相关部门之间的协调与沟通。第二，加速档案网络化进程，推动档案部门软硬件的更新升级，使得档案部门今后的工作更加便利化。加强档案部门工作人员的工作素质，提升档案部门的整体工作形象。通过各种方式的建设与发展，内部建设也能更加完善化。第三，推动学校学籍档案在线查询与远程查询的建设，方便中专学校各师生能够随时随地查询学籍档案，以免因为烦琐的查询工作耽误了之后事务的进行。

四是学校依然坚持立卷归档的原则，着重对与本校有关的活动记录进行收集并形成有效的材料。例如，学校重要会议产生的材料、与本校相关的协议或是劳动合同等，然后根据年月日等其他有效性标志编号整理归入档案部门，方便今后学校相关人员对材料的查阅与修改。

五、中专学校档案利用的硬性措施

（一）学校的档案开发利用，需要制度保障

在思想上应尽量做到放开但不放任，手续简化但不弱化，服务到位但不失位。利用档案要遵循一定的程序，不能违反规章制度，坚决做到不经批准不能借出，借出去的档案时间一到必须归还。

（二）做好各项基础性工作，促进室藏的优质化转变

随着学校的不断发展，室藏的数量也在不断增加，为加快档案开发的利用，档案部门的工作人员需严格按照档案工作要求，加强对材料的归档鉴定、收集与整理的管理，从而使室藏从数量的增加向优质化转变升级。一方面，档案室要和教学部门加强沟通协调，了解检查学生学籍档案的收集情况。另一方面，档案室人员要向教学部门宣传档案业务知识，不断提高学生学籍档案的质量。对于已经归档的学生学籍档案，档案员要做到如数家珍，以便查档时能够高效、迅速、及时、准确，为档案的利用奠定扎实的基础。

（三）加强安全管理，推进数字化優质发展

多媒体信息技术的快速发展，使得档案管理数字化的可能性成为现实。学校需要购置相关的专业设备如扫描仪、数码相机等，为档案管理数字化提供现实性的条件，方便数字化管理更加规范化，档案部门的材料能够上传到系统上，以供学校内部人员共享与利用。另外，档案部门需要加强对档案系统的维护与升级，以免档案的丢失造成更加严重的后果。

（四）中专学校档案编研需发挥学校师资优势，强强联合

档案的生命在于利用，如果不积极开展档案的利用工作，那档案就失去了它的价值。档案利用工作的重要组成部分是档案的编研工作，编研工作要想顺利完成，需要有良好的编研力量，中专学校的档案工作如果只靠档案员的力量是无法完成档案编研工作的。档案部门的工作是服务于中专学校的，中专学校的每一份子都可以为档案部门的工作奉献自己的力量，从而促进档案部门更好地发展。学校综合档案室不能只是注重室藏数量的增加和外在式样的扩充，仅仅只是将室藏当成一种装饰工具，而要真正充实室藏的内涵，对教学档案进行良好归档，方便学校广大师生查找与利用。档案室的发展也少不了学校各有关人员提供有效的材料，这样的方式也是为了广大师生以后能更好地利用。如笔者所在学校的教师编写的《茶艺》《数控机床维修技术》等材料都具有相当鲜明的地方特色和学校专业特色，对学校和教师都有很强的利用价值。

另外，档案部门的工作人员也要加强对档案工作的认识与学习，不断提升自身的价值，提高自身的编研水平以更好地适应今后的档案工作。档案管理人员要特别加强对兼职档案人员的业务培训，从而使档案管理人员能够更加适应今后的档案管理工作。

六、结语

总之，档案工作的开展，不仅要将档案收存好、保管好，而且要研究和利用好。为用而管，有效开发和利用档案信息资源，让“死档案变成活资源”，将尘封的档案打造成凝聚校友的纽带、启迪学生爱国荣校的基石，把档案库建设成为资料保管基地、爱国主义教育基地，充分发挥档案“资政育人”的功能，为学校中心工作服务、为师生服务、为社会服务，做到利用方便，管理规范。

参考文献：

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