机关事业单位档案管理的重要性分析

文/杜姝，湖北省枣阳市市容环境卫生管理局

史时期，机关事业单位迎来了改革发展的新契机，档案管理工作的深入推进，为档案管理工作的创新、改革发展的推动，提供了切实有效的保障。当前，机关事业单位纷纷推进档案管理建设，在很大程度上提高了档案管理质量。但是，档案管理专业化、信息化建设仍比较滞后，弱化了其在机关事业单位工作中的重要性。

1 新时期机关事业单位档案管理的重要性

当前，我国正处于全面深化改革发展的新时期，档案管理的重要性更加明显，是宣传教育的主要素材，是机关事业单位工作查考的依据，也是深化机关事业单位改革的重要保障。新的历史时期，档案管理在机关事业单位建设及发展中有着重要的作用，并集中体现在以下几个方面：

1.1 档案管理为机关事业单位的工作查考提供依据

档案管理作为一项长期而系统的工作，档案资料库的完善度能够保证机关事业单位的资料查考准确性。档案资料是单位在实践活动的产物，有的是当事人的亲笔批示、签名或手稿，这些档案资料可以作为凭证，为机关查考工作提供依据；档案管理记录着机关事业单位的人事建设及改革发展等内容。机关事业单位工作的系统性、复杂性，特殊性需要档案管理工作的开展，为单位工作的情况、成果等内容进行归档、整理，进而更好地反映单位的现状。

1.2 档案管理是机关事业单位深化内控

档案管理工作的信息化，加快了档案管理现代化建设的步伐，为内控管理改革创设了良好的内在环境；档案管理为内控管理改革提供了依据，为改革工作方法的制定及推进夯实了基础，保障了内控管理改革的全面开展；档案是宣传教育的主要素材，为单位工作的开展、改革的推进，创建了良好的宣传环境。

1.3 档案管理为文书资料管理工作创设了良好的内在条件。强化文书资料管理，是机关事业单位档案管理工作有效落实的重要保障：首先，在文字资料佐证等情况之下，需要文书档案信息资源作为重要的依据，以确保档案资料的准确性；其次，通过文书档案，可以更好地利用档案资料，提高内控管理的质量及效率；再次，机关事业单位档案管理的现代化建设，为文书资料管理工作提供了更加便捷、准确的档案信息资料，优化了管理工作的环境。

2 目前机关事业单位档案管理现存问题

2.1 档案管理的重要性未被重视。当机关事业单位进行档案管理工作时， 并未正确认识到该项工作的重要性， 因此， 单位领导者进行管理人员的聘请时， 往往缺少相应考察直接上岗， 管理人员管理能力较弱， 或者缺少相关档案管理工作经验等， 均不利于发挥档案管理的作用，最终造成管理工作频繁出现问题， 直接阻碍了档案管理的发展。

2.2 未开展人员离职交接工作。当单位人员出现离职情况时， 只有认真做好相关交接工作， 才能保证各项工作的顺利进行。但是，根据当前情况发现， 管理人员出现离职后， 并未认真做好具体交接工作， 多数人员无法全面了解档案信息， 使其发生较大经济损失。

3 强化机关事业单位档案管理的应对措施

3.1 完善档案管理制度，提高管理效力

机关事业单位建立健全管理制度，对管理职责进行细化，提高管理人员的工作积极性，把档案管理工作作为重点。落实各项规章制度，确保档案管理工作落到实处。建立完善的管理制度，明确管理职责，转变当前管理松散的局面，强化管理监督，提高档案管理效力。优化档案管理模式，以创新发展为驱动，依托制度创新，为档案管理改革发展提供新的思路，以更好地适应新的管理环境。

3.2 推进档案管理信息化，优化管理环境

新的历史时期，要求档案管理应转变思维模式，以信息化管理为导向，提高管理效率、创新管理方式：是落实信息系统建设工作，特别是对于信息系统硬软件的投入，是实现信息化建设的重要基础；档案管理信息化建设是一个过程，需要单位立足实际情况，进行科学有效的规划，有序推进各项工作。

3.3 强化档案管理服务，提高利用价值

提高档案利用价值的关键在于机关事业单位应强化档案管理的服务效率，要转变思想观念，坚持以服务为导向，提高档案管理的服务性，为档案管理、创新改革提供数据资料，以更好地发挥档案管理的重要作用。因此，新的历史时期，新的工作局面，要求在服务理念上进一步调整，提高档案资源的利用价值，体现档案管理的重要性。

综上，在全新的社会环境下，公众对机关单位的服务要求有所提高。做好档案管理工作，能够为工作人员执行机关服务工作提供重要信息依据，同时也能够为领导者提供决策依据。机关单位为了切实提高工作效率，必须加强内部工作体制改革，尤其是在档案管理工作方面，一定要重视更新管理理念，创新管理方法，从而实现档案管理朝高效化、信息化方向发展。