文书工作与文书档案管理系统的设计与实现

文/苗晓宜，烟台汇川人力资源开发有限公司

文书档案管理系统在文书工作中有许多优点，例如，它可以使繁重的文书工作变得简单，减少劳动力的成本；能够提高信息传递的的高效和安全性，在人力资源公司应用更能凸显这一优势，它可以在成千上万条客户信息中快速检索目标客户信息，在短时间内进行信息的安全传递；在这个提倡分类化的社会，它能更加符合当今社会发展。它不仅是一个信息的载体，更是公司实力的体现。在当今人才至上的原则下，各大人力资源公司也层出不穷，只有谁跟得上社会的发展，科学技术的进步，才能不与时代脱轨，不与行业相向而行。文书档案管理系统在人力资源公司具有不可取代的地位，对公司之后的发展具有重要作用。笔者就目前文书档案存在的问题以及文书档案管理系统实现的措施等方面进行分析论述，提出自己的建议，以供大家参考。

1 目前文书档案管理中存在的问题

文书档案管理系统在公司中运用的也越来越多，但是它表现出来的不足和问题也日益显现出来了，许多公司许多年一路发展过来，领导人的传统的管理模式，对当下信息化时代下的管理系统不认可；相应专业人员的不足，现行的许多工作人员并未受到专业知识的教育，导致系统的运营缺乏专职人员；文书工作的过渡衔接过程中会出现许多诸如信息遗漏的问题，这也是领导对此不信任的一个重要原因；文书档案管理系统的管理制度还未健全，还处于不成熟的阶段等。只有充分认识到文书档案管理系统的不足，才能更好地设计与实现它。

1.1 公司CEO的不信任

随着近年来国家经济的突飞猛进，信息化的高速发展，互联网+模式的兴起，文书管理工作系统作为信息化新兴产物，许多公司C EO对此还处于观望，不信任的状态，这也侧面导致此系统的发展较缓慢的一大原因。作为人力资源公司，在信息处理过程中更需要小心，客户和公司的信息是公司最大的财富。所以一些CEO受传统观念的束缚，对文书工作有着错误认知，对其没有足够的重视，从而导致文书工作管理系统的应用难以顺利开展。

1.2 专业人员的缺乏

文书工作并非只是负责记录，更多的是需要工作人员在工作时对信息的分类处理和总结归纳。现行的许多公司的工作人员对文书工作并没有专业化的认知，从而导致信息利用率较低和时间效率较低的情况发生，从而可能会减缓公司的发展。另一方面，许多工作人员并未受到相关专业的培训，对于系统的运用不熟练或难以开发系统真正的便利之处，从而导致系统应用体验效果较差。所以，在人力资源公司，对于信息处理要求较高的公司，应该对相关工作人员实行高强度的培训，实现所有工作人员都能持证上岗，提高工作效率。甚至能设计出适合本公司独特的文书工作管理系统，增强公司实力，促进公司发展。

1.3 过渡衔接的掌控不足

过渡衔接不仅指文书和管理两项工作的衔接，更重要的是指传统的文书管理模式和信息化下文书工作管理系统的衔接。在人力资源公司，传统的资料保存模式和新型的管理系统，在过渡衔接的过程中，有许多相交叉的部分，这就需要专业人员专业技能的运用。另一方面，文书档案管理的主体就是文书，文书和档案之间过渡的衔接是指，档案管理是文书工作的体现，二者互为基础、互相依靠。所以，文书档案管理之间的过渡掌控不足也难以实现系统化的管理。

2 文书档案管理系统实施的措施

文书档案管理系统的实施措施有许多方法，但是最重要的是应先解决文书工作管理系统中存在的问题，掌握根本的问题，才能更好的应用系统，突出系统的优势，提高系统应用效率，从而提高公司的综合实力。

2.1 增加培训和举办相关技能大赛

人力资源公司对于适合自己的人才更是珍重，在公司发展的过程中，应给相关工作人员更多的专业培训的机会，从而提升自己公司人才的水平，提高相关人员的专业素质。另外，对于具有专业技术人员的需求较大，可以举办相关人员的技能大赛，不仅能够检验工作人员的技能，更利于发现更多的适合的人才。不仅吸纳自己所需人才，还能宣传自己的公司，提高公司的知名度。还可以提高工作人员的责任心和专业素质，提高工作效率，为公司创造更高的效益，促进公司的发展。

2.2 自动化管理系统的建立

文书和档案管理工作的一体化更有利于管理，信息化高速发展的现在，自动化管理系统的建立也变得简便易行。但是，自动化系统的设计应该详细规划过渡衔接的原则，以免出现信息的交叉和遗失现象的发生，计算机高效的管理模式，有利于劳动力的解放，降低劳动强度。文书和档案工作管理的结合，能够有效地完成过渡衔接，实现文书档案管理的自动化、专业化、规范化。提高公司的信息分析和利用的能力和效率。

2.3 加强文书档案管理工作的制度化

制度化能够更加规范文书档案管理工作，提高文书工作的效率和档案管理的规范化。完善的档案管理制度有利于提高文书档案管理的水平。文书档案管理工作对人力资源公司的发展具有重要意义，紧跟时代发展的步伐，与时俱进，提高文书管理工作的规范性和制度化，提高信息的利用率。

3 结束语

综上所述，文书档案管理工作对人力资源公司的发展具有重要意义，档案是一个公司的发展历程的记录，同样也是公司每一位客户信息的记录。文书档案管理工作人员的工作效率和工作质量，对于许多工作决策都具有参考和借鉴信息，工作人员的每一个工作流程都需要高强度的责任心。文书档案管理系统的出现减少了许多传统模式的复杂繁琐的工作流程，使文书管理工作变得透明和简便，对于公司的发展具有积极的促进作用，更可以提升公司的综合实力。