信息化时代下档案管理的创新与发展

2019-12-22田锦菲贵阳市应急救援指挥中心

新商务周刊 2019年9期

文/田锦菲，贵阳市应急救援指挥中心

伴随着计算机科技的发展，信息化技术的应用越来越广泛，逐渐的渗透到我们生活的方方面面，这给我们带来了极大的便利，同时也给我们带来新的挑战和机遇。若档案管理部门依旧采用传统的方式管理信息，必将给人们造成麻烦进而影响自身的前景。因此，紧跟科技的发展，实现档案的信息化管理迫在眉睫。为实现档案管理的创新发展，首先应当认识到档案管理的重要性，了解目前出现的问题，并且结合时代的需要，做好档案管理方式的创新，不断提高档案管理的水平，为档案信息的真实可靠作出保障。

1 信息化时代下档案管理创新的必要性

伴随着互联网以及信息技术的发展，人与人之间的交流越来越密切，面对的信息日益增多。在这样的背景下，档案的管理工作就显得极其重要。档案是如今信息化社会快速发展过程中传承下来的一笔财富，它记录了每个人，每个单位的发展历程，对其发展有着不可估量的作用。同时，档案的管理工作不仅仅关系到单位的发展，还与每位员工的利益息息相关。传统的管理模式已经完全不能满足现代社会发展的需求，我们需要跟紧这个时代发展的步伐，充分挖掘互联网信息时代的先进性，积极学习先进的管理模式，要重视档案管理工作，进而实现档案管理未来更好的发展，以顺应时代的需要。所以我们应在单位的档案管理工作中，加大人工和资金的投入，结合现代先进技术和档案管理的工作，不断探索档案管理工作的方式，尽可能的发挥信息化在档案管理中的作用，提高工作效率，使单位更好更稳定的发展。

2 信息化时代下档案管理工作中存在的问题

2.1 管理观念落后

目前来看，许多单位甚至是档案管理相关人员都对档案管理工作缺少重视，认为档案管理工作不能对单位本身造成直接的经济利益，不必在这个工作上花费时间和精力，这种错误的观念是档案管理工作不能实现信息化的最主要的原因，若不能从根本上改变一些人的观念，只是一味强制性的追求和创新也是治标不治本。

2.2 专业的人才匮乏

档案管理信息化能够稳定高效的进行，需要专业技术人员的支撑。根据我调查的相关数据，一个档案管理部门中的工作人员，80%都只是会用传统的方式来管理档案。只有少部分人注重信息化管理。传统的档案管理模式是手工检索，工作人员不需要专业技术就可管理档案。导致档案管理工作效率低、不易多人员多部门协同管理，另外传统档案管理模式下的档案不易保管、不具备一定标准的安全性等，现如今，若想将信息化管理融入档案管理工作中他们不但要熟知基本的档案管理工作更要了解现代信息化管理知识，将网络科技与档案管理结合起来。

2.3 档案管理制度不完善

没有规矩不成方圆，没有良好的制度是没有办法去管理的，制度是行为的准则。只有建立良好的制度，才能保证更高的工作效率。很多档案管理部门意识不到这一点，导致在档案管理工作中出现了很多问题，例如，档案信息的丢失，损坏或信息泄露......若要改善这些问题，我们必须建立一套全面的管理制度，规范对档案管理工作人员的奖惩措施，从制度上约束他们做好管理工作。

3 信息化时代下档案管理的创新

3.1 管理方法的创新

在当前的时代背景下，传统的档案管理方法效率低，不宜多人员多部门协同管理，而且档案保管的安全性低，已不能满足信息化社会的需要。我们要加大对档案管理方法的创新。例如，我们可以通过建立档案网站来管理档案，档案网站建设是档案部门网络信息化建设的一项基础性工作，是档案管理部门面向网络世界的窗口。建立网站之后我们可以结合档案管理实际工作开展，我们可以在录入信息之后，运用计算机信息技术依据档案性质的差别对档案进行分类整理，规避传统档案管理工作中查找档案的繁杂，更有利于日后对档案信息进行查找，此外，由于网络信息的共享性，我们可以保证多个部门协同整理以及保管档案。在保管纸质档案时，要注意温度湿度的适宜，确保档案的安全性和完整性。

3.2 管理思维观念的创新

档案管理工作者作为档案管理工作的开展、执行者，他们具备创新思维，才得以实现档案管理工作的创新发展。注重档案管理人员的创新思维培养就显得格外重要。此外培养他们的信息管理的专业技能，将现代化信息技术融入到档案管理工作中，使工作达到事半功倍的效果。管理能力提高的同时，更要转变他们的管理思维模式，以认真负责的工作态度对待档案管理工作，站在更高的角度，以实现档案现有资源的最大化利用，做好档案管理的任何一个环节的工作。在档案管理工作方面有一个重要但常常被忽略的问题-----档案的保密性，信息外漏会给个人和企业带来极大的损失，此时就凸显管理工作人员信用的重要性。

3.3 管理制度的创新

当今信息化急剧发展的背景下，良好的管理制度是档案管理工作要想实现稳步的发展的必要条件。而若要做好档案管理工作，就必须要建立良好的监督制度，加强对档案管理人员的监督，确保整个档案管理工作的真实性。面对信息化时代数字化、信息化的快速发展，管理模式制度创新发展，才得以适应新形势。对待传统管理模式，应取其精华，弃其糟粕，保留手工管理，在此基础上需加强档案管理的计算机管理。通过两种管理模式的结合，来实现管理制度的创新发展，确保档案管理工作的质量。同时，各部门都应该加强交流互通，例如可定期召开交流会交流工作经验等，来确保管理工作更加有效的施行连通，从而提高档案管理的效率。