互联网时代人事档案的改革与创新

□徐 莹

人事档案管理工作，不仅是人事工作的重要组成部分，同时也是档案管理工作的重要组成部分。 在各单位，人事档案对单位自身综合竞争力的提升以及人员的自身发展都起到了不可替代的作用。在互联网时代，人事档案管理呈现出信息化、多样化和社会化的趋势。 如何在新趋势中保障人事档案的真实性、保密性，不断提升人事档案管理、利用的水平，就成为档案管理部门必须面对的问题。

一、互联网环境下人事档案管理的趋势

1.信息化。 互联网时代信息化是人事档案管理最为显著的特点之一。 在传统的人事档案管理模式中，无论是从档案的收集、整理、分类还是归档都在线下进行，档案的载体也多为实体，再加上流程的复杂，导致人事档案管理效率低下。自上世纪80年代开始，一些较早进行档案管理的单位就开始了档案管理信息化建设，在初期通常只是用于数字化资料的保存。 但如今随着互联网技术的飞速发展，人事档案管理方式也产生了更为深刻的变革。档案管理逐渐由机械化走向智能化，电子档案馆、数据库建设的完善也推动了档案管理流程从线下转至线上，极大地提升了档案管理的效率。 对于人事档案而言，信息化建设更是方便了档案的收集和存储。 人事管理模式多种多样，包括事业编制、人事代理、劳务派遣，每个管理方式涉及的人事档案管理办法也是不同的，信息化实现了各类档案的有效分类，大大减轻了工作人员的工作量，同时也给后续人事档案的利用打下良好基础。

2.多样化。 第一，互联网时代人事档案的种类和内容较过去更加多样。信息化时代人事档案的收集更加便利，既可以人工进行收集，也可以通过应用软件自动收集，人工和自动收集方式的结合大大丰富了档案的体量，声像档案、图文档案和实体档案都以新的方式保存下来。 从内容的角度上来看，由于管理效率的提高和档案载体的丰富，所收集的档案内容更加多样，不仅不局限于个人学习和工作经历，还包括视频、音频等证明材料，进一步增加人事档案的真实性。 第二，互联网也给人事档案信息服务模式提供了新思路。 在过去，由于人事档案的封闭性和对人事档案认识的不足，档案的转移和交接工作一直以来都是问题。 但借助微信公众号和应用软件，已经能够实时地查看人事档案的转移进度，相关知识也可以在线咨询，不仅有利于档案知识的普及，也给人事档案信息服务的拓展提供了新的思路。

3.社会化。 一些单位档案管理工作起步较早，但其服务对象基本针对本单位及本单位成员，同时行政色彩也较为浓厚。 随着我国社会经济的不断发展，人们对于人事档案的作用有了更加深入的认识，公众的档案意识显著提高。而去行政化和人才聘用制度的不断发展，也使得人事档案工作更多地走向社会。 目前很多新聘人员大部分采用人事代理和劳务派遣制度，前者档案存放在高校，后者档案存放在人才服务中心，互联网给档案的存放和管理带来了新的便利。 另一方面，档案的利用也逐渐社会化。 现如今人员流动较过去大幅度提高，很多人事档案管理部门接触到了更多的问题，如聘用人员背景调查、档案真实性等，这些变化都要求档案工作者要不断创新管理方式，提高服务意识。

二、互联网环境下人事档案管理存在的问题

1.重视程度不高，责任意识不强。 一是对档案基本工作情况了解不足。如今大量人事档案的转移和交接工作都会通过互联网，但由于责任意识的缺乏以及对人事档案工作的不重视，档案工作人员对互联网档案工作要求和面临的风险没有进行系统梳理，对本单位人事档案的保管情况了解也不足，档案保管分散的现象尤为突出，保存格式、标准不统一，给后续的管理工作增加了负担。二是人事档案数字化资源建设不完善。 人事档案有着较强的保密性特点，因此多数单位保管人事档案以纸质文件为主，如今在人员招聘或考核上大多还是使用纸质文件，虽一定程度上保证了档案的保密性，但实际上没有发挥档案信息化建设的功效，降低了工作效率。

2.制度创新滞后。 一是纲领性制度建设的滞后。档案管理部门多年来存在“重保管轻利用”的思想，在制度的沿袭和创新上以档案保管为主，人事档案也是如此。 但如今档案管理方式变革巨大，人事关系的形式也在逐渐走向市场化，这就给管理制度提出了新的要求，人事档案管理的标准、规范不断变化，滞后的制度将会阻碍人事档案的日常管理工作。二是档案细分领域的制度建设较为缺乏。档案业务多元化拓展使得档案工作面临着很多新问题，如信息化建设下信息安全制度的更新、人事档案转移中的保密性问题等，这些要求档案管理部门的制度建设要充分考虑到工作环境的不断变化。

3.管理水平低，信息化建设不平衡。 互联网环境要求人事档案工作具有规范化、标准化、真实性和更高的保密性，而如何借助信息化的手段提高管理效率、创新档案利用方式也给档案管理人员提出了新的要求。 档案管理部门只有不断提高管理水平，才能在逐渐趋于社会化和市场化的人事档案管理工作中不断创新服务模式，如近年来兴起的微信公众号、微博等新媒体。目前很多单位已开通微信公众号用以档案资料的查阅和咨询，但人事档案保密性要求较高，如何在公共服务平台中保证保密性的前提下拓宽人事档案服务的渠道，还需要档案管理人员进一步探索和创新。 另一方面，信息化建设的不平衡也制约了人事档案管理的创新。 一般来说，人事档案管理对信息化建设的要求较低，仅需基础的计算机设备即可，但在信息化建设中，各部门管理系统软件类型、版本的不同也阻碍了数据的互通互联，降低了档案工作的效率。此外，各地存在着不平衡的情况，区域之间的档案信息化建设的不同步，在一定程度上也制约了人事档案信息化建设的系统协调发展。

三、人事档案管理的改革与创新

1.加强监督，规范人事档案管理。 互联网时代人事档案管理工作呈现出信息化、多样化和社会化的特点，面临人事档案管理复杂化、精细化的局面，人事档案管理部门应强化责任意识，严格规范人事档案管理。第一，严格保证人事档案的真实性和保密性。在学习中央印发的相关监督办法和人事档案考核办法、问责办法外，还要根据自身人事档案管理的重点和难点，针对人事档案线下和线上的管理流程，完善保障机制，防止人事档案被修改、篡改的情况出现。 第二，规范档案收集、归档标准。 对于不同人事管理模式下的人事档案进行针对性的规范，档案载体、格式、大小、文件名等细节都要进行明确的说明，保障档案在收集环节的规范和统一。

2.把握发展趋势，加强档案制度创新。 人事档案管理制度的创新，要有预见性，准确地体现出人事档案的发展趋势。 第一，要针对互联网时代人事档案管理工作的特点和趋势进行系统梳理，根据工作的紧迫性进行排序，让制度建设的脉络更加清晰。 管理制度要体现出人事档案保密性、真实性等最为基础的特性，同时体现出信息化、服务化、社会化等人事档案的未来发展制度，学校等自主用人单位要在现代管理制度的基础上制定多层次、差异化的制度，防止出现制度空白的情况。第二，不断完善制度内容。随着人事档案的社会化和多样化，涉及的人事档案内容也会不断增多，档案保管的方式、面临的信息安全威胁都会动态变化，因此应及时学习新出台的政策法规，对最新的档案政策和相关的管理意见、规定有着足够的了解，保证档案管理工作的政策性和连续性。

3.提升管理水平，稳步推进信息化建设。 第一，要优化和创新管理流程，切实做好人事档案的收集、交接和保存等工作，根据不同来源渠道的信息和不同载体格式有针对性地进行档案的备份工作。 此外，针对档案管理工作中出现的新渠道，提升管理和服务水平。 微博和微信订阅号主要用于公共信息的发布，如人事档案知识普及、人事档案管理办法、人事档案咨询工作等，涉及人事档案的查询和转移等功能性服务则要以公众号或者应用软件为依托。 第二，根据人事档案的发展趋势和工作要求不断推动信息化建设，丰富人事档案管理系统的支撑功能。 在底层架构阶段，要对系统功能进行完善的规划和设计，将需求分析贯穿于系统建设的全过程。 此外，要注重管理系统功能的全面性，在档案管理工作的基础上，逐步探索档案共享、档案服务等方面的功能拓展。第三，要注重信息安全，采用多元化身份鉴别机制。 多元化身份鉴别机制是为了减少用户端带来的信息安全风险，对于管理规模较小的单位，可运用更复杂的加密口令和登录失败次数限制等成本较低的方式，同时采用图形验证码代替文字验证码，防止非法用户的入侵。