“精细化管理”提升会务管理效率

2019-12-22郑强胜利石油管理局有限公司胜大分公司

新商务周刊 2019年23期

文/郑强，胜利石油管理局有限公司胜大分公司

1 导言

无论是哪种类型的会议，其本质都是为了推动工作的有序进行，都需要以细心、贴心和精心为服务的宗旨。加强对会议的管理，通过对各部门资源的优化配置、科学协调，来推动工作的顺利开展，是摆在办公室相关工作人员面前的重要课题之一，也是提升管理水平，提高办公室工作效率和内涵建设的关键之举。

2 精细化管理的缘起与主要理念

2.1 精细化管理的缘起

泰勒（Taylar.F.w,1856-1915）,美国著名发明家和古典管理学家，科学管理的创始人，被学术界尊称为“科学管理之父”。泰勒先生因听力和视力受损无法继续学业，肄业于哈佛大学法律系，后在费城米德维尔钢铁厂做钢铁工人，勤奋刻苦，历任机工班长、车间工长、工厂总技师。在长期的生产及管理中，他发现因制度和管理不善，许多工人工作效率低下、产能不足，这种情况引起了他的强烈关注，他对各项现象和数据进行登记对比，对出现的问题进行了细致分析研究，希望为建立工作标准提供可靠的科学依据。1898～19 01年期间，他受雇于宾夕法尼亚的贝瑟利恩钢铁公司从事管理咨询方面的工作。

2.2 精细化管理的主要理念

精细化管理是一种理念，一种文化。它是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，建立在常规管理的基础上，将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。精细化管理是一种对战略和目标分解细化和落实的过程，是令战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程，同时也是提升团队整体执行能力的一个重要途径。要做到精细化管理，就是要结合现状，按照“精细”的思路，找准关键问题、薄弱环节，分阶段进行，每阶段性完成一个体系，便实施运转、完善一个体系，并牵动修改相关体系，只有这样才能最终整合全部体系，实现精细管理的功能、效果、作用。同时，在实施精细管理过程中，最为重要的是要有规范性与创新性相结合的意识。

3 提升办公室会务管理工作的策略

3.1 融入精细化管理的理念

在办公室会务管理工作中，融入精细化管理，具有积极意义。精细化管理理论最早起源于日本是对社会分工进一步的精细化划分。这一理念，贴合当下我国大力倡导的工匠精神，也是现代管理理念的重要组成部分，还彰显了对质量的高品质追求。在常规管理的基础上，将其进行进一步的延伸和扩展。实施精细化管理，可以不断更新管理模式，减少管理资源浪费，降低管理成本。加强会务工作的精细化管理融合了管理的规范化和创新性，为会议的顺利召开奠定了基石。会务工作较为繁琐，在一些细节处理上采取精细化的管理方式，既可以节约相关资源，又能去除一些较为繁琐的环节，提高会议召开的效率、效果和效益。如在会议召开前，办公室相关工作人员应按照会议要求来将会议的主要信息以及注意事项等及时通知，通知内容务必要简洁、准确，从而使参会人员能及时做好准备。与此同时，该工作人员还应与参与人员保持紧密的联系，以便及时告知会议的相关事项。在会中环节，办公室工作人员应从参会人员的角度出发，为其提供服务，并做好签到、指引就座等服务；与此同时，还应对会议的临时变动及时地通知、解决。在会议结束环节，办公室工作人员应及时做好总结工作，总结的内容包括会议筹办时的优秀经验和不足之处，并根据发现的问题及时思考，找到解决的方案，为下次会议的顺利召开奠定基石。精细化管理追求的是极致、完美，精益求精。

3.2 增强高效会务工作组织协调能力

组织者想要提高会议举办的成功率，应不断提高自己的组织协调能力。在具体的实施过程中，办公室工作人员应从会议需要出发，做好部门联系和沟通的工作，以保障会议的正常进行。如在具体工作中，应确定好参会人员名单、按照职位或部门来摆放座位的标签等；此外，还需要提前准备好会议中所使用的物品，如纸笔、矿泉水等，将其按照参会人员进行有序摆放，给其带来如沐春风之感；此外，还可以对PPT文件等进行提前演练，为其会议上的正常使用奠定基石；提前对参会人员的用车情况进行统计，并且与相关部门及时进行沟通，来对车辆进行引导，使其按照指定的位置进行摆放，以确保参与人员的车辆进出通畅，避免出现道路拥堵情况；如会议安排与会人员用餐，则需要办公室相关的工作人员做好用餐人数的统计，及时通知后勤保障部门，使其知晓用餐的一些基本事项，如用餐标准、用餐地点等，以便提前安排；如需要对会议进行宣传，则需要做好与其他部门的衔接工作，让宣传部门提前进入会场，架设机器，在会议现场进行拍照或拍摄；除此之外，办公室相关的工作人员还需要了解会议到场人数，对于应到而未到者，及时了解情况，并向领导汇报会议的出席情况，以确保会议的正常召开。