浅析如何提高办公室工作效率

2019-12-21李玲梅国能集团宁夏煤业集团梅花井煤矿

新商务周刊 2019年10期

文/李玲梅，国能集团宁夏煤业集团梅花井煤矿

1 企业办公室管理工作的作用

企业办公室是企业的重要部门,其在企业发展中也具有重要的作用。在企业发展过程中,企业领导需要进行很多决策的制定,而这些决策的制定则需要有良好信息数据作为支撑,而企业办公室则是企业发展规划和领导决策的辅助部门,其能够为企业领导提供及时、准确的企业管理信息数据,并为重要决策的制定提供建议,同时其还要进行决策文件的传达和落实,从而能够提升企业决策执行的力度。

企业办公室还具有协调各个部门工作的作用,企业办公室管理工作需要进行整体部门的优化,来促进企业发展整体合力的形成,同时其还需要对企业各部门进行有效监管,保证企业员工具有良好的工作态度,来推动企业能够高效运转。

另外,企业办公室不仅需要对企业的内部提供各种办公服务,同时还是和外界进行联系的窗口,其代表着企业的形象,其在文件的处理以及来访的接待等,都发挥着重要的作用。

2 新时期办公室工作中的缺陷

2.1 管理观念问题

随着我国经济水平的不断提高,在新时期环境下,对企业办公室管理工作也提出了更高的要求,作为企业发展中的中枢部门,就需要企业充分认识到办公室管理工作的重要性,及时进行管理观念的转变,这也是现代化发展对办公室管理提出的新要求。但是,在实际的企业办公室管理中,由于受到传统办公室管理观念的约束,还存在一定的管理问题,一些办公室管理人员的行为和态度还是比较随意,并没有严格按照管理制度以及管理流程来开展工作,他们也没有充分认识和认真分析传统管理工作中的不足,这也导致了其办公室管理水平滞后的情况。

在现代化办公室管理中,传统办公室管理观念已经不能满足现代化企业的发展要求,因此也就不能促进企业能够长期稳定的经营和发展。

2.2 办公室工作人员不足

随着新时期社会的发展与壮大,在办公室工作中逐渐出现一些制约着办公室发展的因素,导致办公室发展不能及时跟上时代的发展趋势,其中尤为重要的因素就是办公室相关工作人员的不足。新时期,办公室工作任务不断复杂化,工作的时间比较长,办公室工作员工经常需要加班,工作压力比较大,在这种情况下许多人不愿意来办公室工作,另一方面由于办公室招录名额较少,来办公室工作的年轻人员数量降低,使得办公室人员队伍年龄普遍较大。办公室工作中专业的文秘人员十分稀少,很多地区的办公室中,专业的文秘工作人员都只有一两个,有专业文秘人员的办公室,对文秘工作者没有及时加强业务培训,导致在办公文件写作方面质量不过关。由于人员的不足,导致许多地区的办公室工作人员身兼数职,加大了工作量,工作起来顾此失彼,造成办公室在各个环节上的不规范,不能满足办公室在新时期的发展。

2.3 缺乏完善的管理制度

由于管理制度直接影响着企业的发展,所以管理制度在企业的发展中就显得尤为重要。只有建立健全管理制度,才能使企业形成一定的约束机制,从而办公室员工就能够有效约束自身的行为,进而促进办公室管理工作的顺利开展。但目前来看,现代企业普遍存在缺乏完善管理制度的问题,在开展办公室管理工作的过程中,办公室员工没有完善的管理制度可遵循,这在一定程度上阻碍着办公室管理工作的有效开展。

3 解决办公室工作问题的思考与建议

3.1 加强对办公室工作的重视

一方面,加强新时期对于办公室工作的重视程度,从领导做起,提高对于办公室工作人员的选拔和提任工作,选拔优秀的办公室工作职工,打破各方面例如年龄的限制,提升综合工作能力强的、工作业绩突出的工作人员;另一方面,建立健全办公室的工作激励机制,对于工作认真的员工进行物质奖励,提高工作的重视程度,还需适当提升办公室的职位数量,对在办公室工作时间长的员工,给予更合理的职务待遇,提高其工作的能力。

3.2 制定完善的管理制度

定岗定责制度是提高办公室管理工作质量与效率的前提。由于办公室管理工作是现代企业工作的重中之重,所以,只有将各项工作紧密联系起来,才能推动整体工作的进展。可见,在开展办公室管理工作的过程中,现代企业必须认清办公室管理工作的规律,不断借鉴现代化管理方法,根据办公室设置要求,制定顶岗顶责制度,让办公室员工根据相关制度开展工作。要想实现各部门的工作目标,并做好连接办公室内外的纽带工作,现代企业还必须制定完善的管理制度,为保证办公室各项工作有章可循提供有效依据,这样办公室员工才能各司其职、团结共事,提高办公室管理工作的质量与效率。

3.3 立足服务全行大局,切实发挥“参谋助手”作用

办公室是参谋部,是出材料、出办法、出宣传的地方。要在落实“参谋助手”的要求上再下功夫,在学有所思、思有所用上再下功夫,努力做到参在点子上,谋在关键处。一是加强调查研究。要围绕全行深化改革的重点领域、关键环节、主攻方向,围绕经营管理的热点、重点、难点问题,深入开展调查研究,加强综合分析运用,切实提高对策建议的含金量。要带头践行群众路线,主动策划选题,因时制宜、动态灵活地开展调研。大力弘扬求真务实的优良作风,实事求是、不遮不掩,既报喜又报忧,架起行党委和基层的“直通车”。二是提高信息质量。行务信息要关注新情况、新问题、新要求。当前,综合改革、资产业务发展、网点转型、营销重点客户和重大项目等都是行党委高度重视的领域,办公室要当好“千里眼”和“顺风耳”,把各方面新情况、新成绩、新亮点及时收集上来,归纳综合,宣传报道,第一时间提供全面精准的信息服务。南京农行有许多工作走在全国、全省系统前列,办公室要善于总结提炼,通过各类信息平台把全行好的做法、成熟的经验分享出来,积极向上级行上报,宣传经验做法,争取工作支持。三是加强队伍建设。文字能力和协调服务是办公室同志的看家本领,是必修的两个科目,但现在往往缺乏的是文字人才。办公室要带头倡导以文立身、以文辅政的鲜明导向,推动各行、各条线加强综合文字人才培养和队伍建设,重视文字工作的“传帮带”,研究工作、研究问题、动手动笔,防止文字工作出现“青黄不接”。

3.4 大力发扬工匠精神,确保办文办会办事优质高效

一有目标感。对照标杆找差距,把工作干得更好、干得更快、干得更巧。农总行办公室黄涛主任曾对办公室全体人员讲工作方法,提出要能“知不足”,目的就是要敢同强的比、向高的攀、与勇的争、跟快的赛,把不足变成潜力,最后变成实力。从自身实际看,就是要以总行“六维方略”为引领,积极践行省行“九个并重、九个更加重视”新理念,坚持更高站位、更有作为,不断提高工作质量和工作效率,努力在系统和同业中做出成绩、发出声音、创出品牌,确保在系统条线考核中均名列前茅。二有责任感。大力发扬工匠精神,即使从事的是1%的平凡的事情,也要投入100%的专注。要把严谨细致贯穿于工作始终,以严格的规范和极高的标准,把各项工作做得止于至善。不管任务多重、事情多忙,都要抓好每一个细节,做到周到、周密、周全,站好每个岗位,严把每个关口,守住每道防线。三有时间感。办公室工作对时限要求很高,任务落实讲时效,情况报告讲时效,应急处置讲时效,如果拖拖拉拉、空转不作业,很可能耽误事情。现在,各项工作节奏很快、要求很高,必须进一步强化责任意识、效率意识,练就办事快、处理快、反馈快的能力本领,力求做到案无积卷、事不过夜。

3.5 加强现代化管理建设

随着信息科技的迅速发展,越来越多的先进信息科技逐渐的应用到了各行各业中,这也为企业办公室管理工作提供了良好的条件,因此,为了实现新时期经济市场发展的提高,就需要企业加强办公室管理的现代化建设。

企业可以利用信息科学技术来构建相应的网络平台,网络平台具有诸多的功能模块,并对企业不同人员进行登录权限的限制,而办公室管理人员就可以通过网络平台的工具,通过对各个部门共享工作数据信息,来进行企业管理工作落实情况的分析和监督,这种方法不仅有效减少了企业的工作量,同时具有快速、准确以及智能化的特点,另外,企业还可以建立企业管理风险监控系统,来对企业发展中的各种风险进行分析和掌握,从而为企业的稳定发展起到保障作用。